こんにちは!ハル企画です😊
イベント設営の現場では、主催者様から様々なご要望をいただきます。その中には「予算は絶対に守りたいけど、会場の条件が厳しくて…」「急な天候変更にも対応したいけど、格式も保ちたい」といった、複数の困難な条件が重なる難しいご要望も少なくありません。
私たちハル企画は2022年設立とまだまだ歴史は浅いですが、すでに150件以上のイベント設営を手掛けてきました💪この実績は、まさに「お客様のご要望にはできる限り全力でお応えします」というプロの覚悟を持って、一つひとつの困難な要望に真摯に向き合ってきた証です。
今回は、実際の設営経験をもとに構成したケーススタディを通して、私たちがどのようにして困難なイベントを予算内で成功に導いているのか、具体的なストーリーとしてご紹介します📝
🎯 第1章:困難な依頼の背景――複雑な条件が重なった挑戦
初めてのイベント設営で抱える不安
今回ご紹介するのは、愛知・岐阜・三重の東海三県を拠点とする中堅企業様が初めて企画された、大規模な「地域感謝祭」の設営事例です。
イベントの概要:
- 主催者: 一般企業様(初めてイベント設営を担当される若手チーム)
- 目的: 創業30周年を記念した地域住民への感謝と、社員の家族交流促進
- イベントの種類: 周年記念イベントと夏祭りの要素を組み合わせたハイブリッド型
- 会場: 郊外の公共公園(芝生エリア)と、隣接する企業の駐車場
主催者様が直面していた3つの大きな壁
このイベントには、特に難しい条件が3つありました🤔
1. 予算の壁💰 社内規定により、設営費用は既存予算を絶対に超えられない状況。予算が限られているイベントでしたが、妥協はしたくないというご要望でした。
2. 会場の複雑性🏗️ 芝生エリアには重機の搬入が制限され、駐車場には段差があるため、デコラテーブルなどの配置が非常に困難な状況。通常の設営方法では対応できない特殊な環境でした。
3. 時間制約⏰ 企業の駐車場を使用するため、設営は金曜日の夜間のみ、撤収は日曜日の午後3時厳守という厳しいスケジュール。時間の余裕がまったくありませんでした。
最初のご相談で感じた主催者様の不安
初めてイベントを設営される企業担当者様は、この複雑な条件と厳しい予算を前に、「正直、何から手をつければいいのか分からなくて…」と大きな不安を抱えていらっしゃいました。
私たちはまず、「イベント設営が初めての方もご安心ください」という姿勢で、無料の企画書や見積書の提出からプロセスを開始しました📋ご相談からイベント当日の設営・撤収までがスムーズに進むように、フローを明確にし、この複雑な設営を管理する道筋をお示ししました。
打ち合わせも、多忙な担当者様のご都合に合わせて、対面だけではなくメールや電話でも対応可能な柔軟な連携体制を整えました。「こんな初歩的なことを聞いても大丈夫かな…」というご質問にも、一つひとつ丁寧にお答えしながら、信頼関係を築いていきました。
💡 第2章:コストの課題を解決するプロの戦略
最大の課題である「予算厳守」を実現するため、私たちは自社の強みを最大限に活かしたコスト効率化戦略を展開しました。
部材コストの「ゼロ化」で予算に余裕を
周年記念イベントでは、高品質なテーブルと多数のテントが必須です。通常の設営では、これらの部材のレンタル費用だけで予算が圧迫されてしまいます😅
私たちの解決策:
ハル企画では、テントやカラーコーン、デコラテーブルなど、イベントで必要になることが多い部材を豊富に取り揃えているため、お客様がこれらの部材を新たに購入していただく必要はございません🎪
「購入・レンタルするのはもったいないし高い…」という悩みを解消し、その分の予算を他の重要な部分に回すことができました。この戦略により、予算内での実現に必要な費用スペースをしっかり確保できたのです。
手作り提案による装飾費の大幅削減
企業の品格を維持しつつ、予算を削る必要があったのが装飾費でした。高額な特注品を発注していては、あっという間に予算オーバーです💦
私たちの提案:
必要な備品については、手作りすることなども含めた提案を行うことでイベント設営費用を安価に抑えることをご提案しました✨
具体的には、企業のブランドカラーを活かした横断幕や案内看板について、高額な特注品を避け、安価な素材と簡易印刷、そしてスタッフの手作業による装飾を組み合わせました。
この「手作り」が、夏祭りの要素であるアットホームな雰囲気を創出し、結果的にコスト削減がイベントのテーマ性を高めることになりました。「手作り感がかえって温かみがあって良かった」と主催者様からも好評をいただきました😊
人件費を最小限に抑える専門技術
複雑な会場と厳しい時間制約のもとで、人件費が膨らむリスクを徹底的に排除しました。
私たちの工夫:
設営作業を行うスタッフの人数を必要最小限に抑えることで、極力人件費を抑えています💪芝生エリアと駐車場という複雑な環境下でも、明確なフローに従って最小人数で作業を完了させる専門性を発揮しました。
また、専門的な電気配線や運搬作業については、外注で依頼するスタッフについても、得意先に頼むことでよりコストを抑えた設営を実現しています。信頼できるネットワークを通じて、品質を維持しつつコストを抑制しました。
明朗会計で安心をお届け
最終的に、見積書には部材代、設営費、撤収費、運送費など、必要なものをすべて含めてご提出しました📊隠れた追加費用が一切発生しないことを保証し、企業担当者様の会計上の不安を完全に解消しました。
「後から追加費用を請求されるのでは…」という心配がなくなったことで、主催者様は安心してイベントの準備に集中できたとおっしゃっていました。
⚡ 第3章:現場トラブルへの迅速対応力
最も「全力」が求められたのは、現場で発生した予期せぬトラブルへの対応でした。ここでプロの真価が問われます🔥
急な天候変更への即座の判断
イベント前日の夜間設営中、翌日の午前中に局地的な大雨が予報されました☔電気機器や装飾の変更が急務となり、主催者様は「明日のイベント、大丈夫でしょうか…」と不安そうでした。
私たちの対応:
豊富な実績を生かして、現場で起こる突発的なトラブルにも迅速に対応しました💨
過去の夏祭り設営経験に基づき、スタッフが即座に判断。予備のテントの配置を変更し、電源周りを迅速に防水カバーで保護しました。同時に、会場の段差がある駐車場エリアにおいて、雨天時の安全確保のため、カラーコーンと誘導スタッフの配置を調整しました。
この迅速な対応により、当日の雨予報による主催者様の不安は解消され、イベントの実施にゴーサインが出されました✅「こんなに早く対応してもらえると思わなかった」と驚かれていました。
厳格な撤収時間へのコミットメント
イベント終了後の日曜日午後3時厳守という時間制約は、次の会場利用のために絶対に譲れませんでした。
私たちの姿勢:
撤収作業もおまかせくださいというサービスに基づき、イベント終了と同時にプロのスタッフが必要最小限の人数で作業を開始しました🏃
撤収作業は疲労が伴うため、つい雰囲気が暗くなりがちです。しかし、私たちのスタッフは「設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めています」という心構えを最後まで貫きました😊
明るい雰囲気で設営に携わって、より企画を盛り上げていくべきという信念のもと、迅速かつ安全に部材を回収しました。このプロの効率化により、撤収は予定時刻よりも早く完了し、企業担当者様に大きな安堵を提供できました。
当日サポートで主催者様の負担を軽減
イベント中は、メンバーがサポートさせていただくことも可能です🤝主催者様は裏方の心配をすることなく、イベントの本質である「地域との交流」に集中できました。
「設営のことは何も気にせず、ゲストの皆さんとの時間を楽しめました」というお言葉をいただき、私たちも本当に嬉しかったです。
🏆 第4章:150件以上の実績が生む信頼
今回のハイブリッド型の地域感謝祭の成功は、私たちハル企画が多岐にわたるイベントを請け負うことで培った、高度な専門性を証明しています。
短期間で積み上げた質の高い実績
ハル企画は2022年設立とまだまだ歴史は浅いです。しかし、今回の事例のように、周年・上場記念イベントの厳格さと夏祭りの複雑さを組み合わせたイベントを成功させてきました🎯
150件以上のイベント設営という短期間で積み上げた実績は、個々の経験ではなく、あらゆる課題に対応できる体系的な知識となっています。一件一件のイベントから学び、次のイベントに活かす。この繰り返しが、私たちの強みです。
予算制約を成長の機会に変える柔軟性
「費用が高いから…」と諦めかけていた主催者様に対し、私たちは備品の手作りや人件費抑制といった創造的な戦略を提供してきました💡
予算が限られているイベントにつきましても、ぜひ一度ご相談くださいという柔軟な姿勢こそが、お客様の困難な要望を解決し、信頼を獲得する最大の力となっています。
「予算が少ないから質を下げるしかない」ではなく、「予算内でどう最高のイベントを作るか」を一緒に考える。これが私たちのスタンスです。
東海三県で広がる信頼の輪
ハル企画は主に愛知・岐阜・三重の東海三県のイベントをサポートしており、企業数が多い東海三県で多くの団体様からお声掛けをいただいています🌟
今回の地域感謝祭の成功は、地域社会における私たちの評判をさらに高め、老人ホーム・病院などの施設や一般企業、町内会、自治体と幅広い組織・団体様からの信頼の連鎖を生み出しています。
「ハル企画さんに頼めば安心」と言っていただけることが、私たちの何よりの喜びです😊
🌈 終章:「できる限り全力でお応えします」の本当の意味
イベント設営における「お客様のご要望にできる限り全力でお応えします」という姿勢は、単なる精神論ではありません✨
それは、150件以上の多様な実績に基づき、以下の具体的な戦略と技術が総動員されていることを意味します:
私たちの5つの強み
1. 明朗会計による安心💰 費用リスクを完全に排除し、隠れた追加費用が一切発生しないことを保証します。
2. 豊富な部材ストック🎪 お客様が新たに購入する必要がないよう、必要な部材を豊富に取り揃えています。
3. コスト効率化の提案💡 手作りや得意先との連携により、品質を保ちながらコストを抑制します。
4. 迅速なトラブル対応⚡ 現場で起こる突発的な問題にも、豊富な経験を活かして即座に対応します。
5. 明確なフロー管理📋 設営から撤収まで、時間管理を徹底し、スムーズな進行を実現します。
初めての方も安心してご相談ください
イベント設営が初めての方も、費用が高いと諦めかけている方も、ハル企画にご相談ください😊
私たちは、お客様のイベントの成功を、最後の瞬間まで「明るい雰囲気」と「全力」のサポートで確実なものにします。
例えるならば、ハル企画の「全力でお応えします」という対応は、あらゆる課題に対応できるカスタムメイドの万能ツールのようなものです🔧
主催者が直面する問題(予算、トラブル、時間)を個別の課題と捉えず、一体の複雑な機械と見立て、コスト削減という潤滑油、迅速な対応という修理技術、そして豊富な部材というスペアパーツを駆使して、スムーズにイベントという機械を動かし続けます。
この総合的な解決能力こそが、ハル企画の最大の強みなのです💪
📞 まずはお気軽にご相談ください
今回ご紹介した事例のように、どんなに困難な条件が重なっていても、私たちは必ず解決策を見つけます。
無料の企画書や見積書の提出から始められますので、まずはお気軽にご相談ください✨
対面だけではなく、メールや電話でも対応可能です。お客様のご都合に合わせて、柔軟に対応させていただきます。
あなたのイベントを成功に導くために、ハル企画が全力でサポートいたします🎉
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