はじめに：イベント設営が初めての方へ 🎪
「イベントを企画することになったけど、何から始めればいいの…？」
企業の総務担当者様、町内会の役員様、施設のイベント担当者様。初めてイベント設営を任されたとき、きっとこんな不安を感じていらっしゃるのではないでしょうか。
実は、私たちハル企画にご相談いただくお客様の多くが、イベント設営は初めてという方々です。そして皆様、最初は同じような不安を抱えていらっしゃいます。でも、ご安心ください！😊
私たちハル企画は2022年の設立以来、すでに150件以上のイベント設営を手掛けてきました。歴史は浅いものの、短期間で積み上げてきた豊富な実績があります。そして何より、初めての方こそ安心してご依頼いただける体制を整えているのです。
この記事では、初めてイベント設営を担当される方が抱える不安を、私たちがどのように解消しているのか、具体的にお伝えします。地域に根ざしたイベントを中心に活動している私たちだからこそできる、きめ細やかなサポートをぜひ知ってください。
初めての方が抱える「4つの大きな不安」とは？ 😰
不安その1：「何から手をつければいいのか分からない」
イベント設営には、会場選びから資材の手配、当日の設営、そして撤収まで、驚くほど多くの工程があります。経験がないと、その全体像すら見えてきません。
ある企業様からいただいたご相談では、「社内イベントの担当になったけれど、チェックリストも何もなくて途方に暮れている」というお声がありました。このように、スタート地点で立ち止まってしまう方は本当に多いんです。
不安その2：「予算オーバーが怖い」
見積もりをもらったら想像以上に高かった、追加費用がどんどん発生した…そんな話を聞いたことはありませんか？特に初めての場合、何にどれくらいの費用がかかるのか、相場感がまったく分かりませんよね。💸
「資材を買うべきか、レンタルすべきか」「人件費はどれくらいかかるのか」「運送費ってそんなにかかるの？」など、費用に関する疑問は尽きません。
不安その3：「当日トラブルが起きたらどうしよう」
イベント当日は、予期せぬことが起こるものです。天候の急変、機材の不具合、参加者数の変動…。経験豊富なプロでも対応に追われることがあるのに、初めての方にとっては大きなプレッシャーになります。
「もし何か問題が起きたとき、自分たちだけで対処できるだろうか」という不安は、当然のことです。
不安その4：「撤収作業が大変そう」
イベントが無事終わっても、そこからが本当の勝負です。疲れた状態での片付け作業は、想像以上に大変。資材の撤去、会場の原状回復、資材の返却…考えただけで気が重くなりますよね。😓
実際、「設営よりも撤収の方が大変だった」という声は、イベント業界ではよく聞かれます。
ハル企画の実績が証明する「対応力」💪
150件以上の多様なイベント経験
私たちハル企画が短期間で150件以上のイベントを手掛けられたのには、理由があります。それは、どんなイベントでも全力でサポートするという姿勢を貫いてきたからです。
具体的には、こんなに幅広いイベントを担当してきました：
- 楽しいイベント：夏祭り、忘年会、新年会、食事会など
- フォーマルなイベント：社員総会、展示会、周年記念、上場記念イベント
- 特殊なイベント：選挙事務所の設営など
「夏祭りと企業イベントって、全然違うんじゃないの？」と思われるかもしれません。その通りです！だからこそ、この多様性が私たちの強みなんです。🌟
例えば、夏祭りで培った「大勢の人を楽しませる空間作り」のノウハウは、企業の周年イベントでも活かせます。一方、フォーマルなイベントで磨いた「きちんとした雰囲気作り」は、施設のイベントでも重要です。
あらゆる組織からの信頼
私たちがサポートしてきたのは、こんなに幅広い組織・団体様です：
- 老人ホーム・病院などの医療福祉施設
- 一般企業（大企業から中小企業まで）
- 町内会・自治会
- 地方自治体
- 各種団体・協会
それぞれの組織には、独自のルールや配慮すべきポイントがあります。例えば、医療福祉施設では安全性への配慮が最優先ですし、町内会のイベントでは地域の方々との関係性が大切です。
こうした経験の積み重ねが、初めての方の「想定外」を私たちの「想定内」に変えてくれるのです。
トラブルに強い理由
「豊富な実績」と聞くと、「順調にいった事例ばかりじゃないの？」と思われるかもしれません。でも実は、トラブル対応の経験こそが私たちの財産なんです。
過去には、こんなケースがありました：
- イベント当日の朝、急な雨で屋外イベントの一部を屋内に変更
- 予定していた資材が現場で不足していることが判明
- 参加者が予想を大幅に上回り、急遽座席を追加
こうした「想定外」に何度も対応してきたからこそ、私たちは冷静に、そして迅速に問題を解決できるのです。お客様が慌てる必要はありません。私たちがしっかりサポートいたします！✨
地域密着だから実現できる安心感 🏠
東海三県を中心としたサポート
ハル企画は、愛知・岐阜・三重の東海三県を中心にイベントをサポートしています。なぜ地域を限定しているかというと、それが最高品質のサービスを提供する秘訣だからです。
東海三県は企業数も多く、ありがたいことに多くの団体様からお声掛けをいただいています。この地域に根ざして活動することで、次のようなメリットが生まれます：
地理に精通している安心感 会場の場所を伺えば、搬入経路や駐車場の状況まで把握できます。「この会場なら、こういう設営がおすすめですよ」といったアドバイスも可能です。
緊急時の迅速な対応 万が一のトラブルでも、すぐに駆けつけられる距離感。これは地域密着型の大きな強みです。
運送コストの最適化 遠方からの運搬に比べて、運送費を抑えられます。これが、お客様の総コスト削減につながります。💰
初めての会場選びもサポート
「どこでイベントをやればいいか分からない」という相談も多くいただきます。地域に精通している私たちだからこそ、イベントの規模や内容に合わせた会場選びのアドバイスも可能です。
例えば、「100人規模の企業イベントで、駐車場が広い会場を探している」といったご要望にも、具体的な候補をご提案できます。
「見える化」で不安ゼロ！明確なフローと明朗会計 📋
スムーズに進む明確なフロー
「何から手をつければいいか分からない」という不安を解消するために、私たちはご相談からイベント当日、そして撤収まで、すべてのフローを明確にしています。
ステップ1：初回ご相談（無料） まずはイベントの内容、規模、予算、日程などをお聞きします。この段階では、ざっくりとしたイメージだけでも大丈夫です。「こんなイベントをやりたいんだけど…」というレベルから、一緒に考えていきましょう。😊
ステップ2：企画書・見積書のご提出（無料） お話を伺った内容をもとに、具体的な企画書と見積書を作成します。この時点で費用の総額が分かるので、予算との調整も可能です。
ステップ3：打ち合わせ 対面はもちろん、メールや電話でも対応可能です。お忙しい方、遠方の方でも、ご都合に合わせて進められます。細かい部分まで、納得いくまでご相談ください。
ステップ4：イベント当日の設営 当日は私たちスタッフが会場に伺い、設営を行います。必要に応じて、イベント中もスタッフが同席してサポートすることも可能です。
ステップ5：撤収作業 イベント終了後の撤収作業も、すべて私たちにおまかせください。お客様は疲れた体で片付けをする必要はありません。
このように、すべての工程が明確になっているので、「次に何をすればいいのか」で迷うことはありません。
安心できる明朗会計の仕組み
費用の不透明さは、初めての方にとって大きなストレスです。だからこそ、私たちは安心できる明朗会計をモットーにしています。
見積書に含まれるすべて
- 部材代（テント、テーブル、椅子など）
- 設営費（人件費）
- 撤収費
- 運送費
これらすべてを含めた総額を、最初にご提示します。つまり、後から追加費用が発生する心配はありません。💡
よくあるのが、「見積もりでは安かったのに、当日になって追加料金が…」というケース。特に運送費や撤収作業の人件費は、後から請求されることが多い項目です。
でも私たちは違います。変動しやすい費用も含めて、すべて事前に確定。これが本当の「明朗会計」だと考えています。
無料相談で気軽に 企画書や見積書の作成は、すべて無料です。「とりあえず相談だけでも…」という方も、お気軽にお問い合わせください。まずはプロの視点でお見積もりを出してもらい、それから検討されても全く問題ありません。
資材購入不要！豊富なストックで初期費用を削減 🎨
充実した資材の取り揃え
初めてイベントを企画する方が驚かれるのが、必要な資材の多さです。テント、テーブル、椅子、カラーコーン、音響機器、装飾品…数え上げればキリがありません。
「これ、全部揃えなきゃいけないの？」と不安になるお気持ち、よく分かります。でも、ご安心ください！😊
私たちハル企画は、イベントに必要な部材を豊富に取り揃えています。つまり、お客様が新たに購入する必要はないんです。
主な取り扱い資材
- 各種テント（大型から小型まで）
- デコラテーブル（様々なサイズ）
- 椅子（パイプ椅子、折りたたみ椅子）
- カラーコーン
- 音響機器
- 照明機器
- 装飾品
- その他、イベントに必要な各種備品
レンタルよりお得な理由
「レンタルすればいいんじゃない？」と思われるかもしれません。確かに、レンタルという選択肢もあります。でも、実際に計算してみると…
例えば、100人規模のイベントで必要なテーブルと椅子をレンタルすると、それだけで数万円かかることも。さらに配送費や返却の手間も考えると、意外と高くつきます。💸
私たちのサービスなら、こうした資材の費用を総合的に最適化できます。設営から撤収まで一括でお任せいただけるので、トータルコストが抑えられるのです。
購入の必要がないメリット
資材を購入しなくていいということは、費用面だけでなく、こんなメリットもあります：
保管場所の心配がない イベント後、大量の資材をどこに保管するか…これは意外と大きな問題です。
次回使えるか分からないリスクがない 「せっかく買ったのに、次のイベントでは使えなかった」ということも。
メンテナンスの手間がない テントや音響機器は、定期的なメンテナンスが必要です。
予算が限られていても大丈夫！コスト削減の工夫 💡
予算に合わせた柔軟な提案
「イベントをやりたいけど、予算が限られている…」という悩み、本当によく伺います。でも、予算が限られているイベントこそ、ぜひ一度ご相談ください。
なぜなら、限られた予算の中でどう工夫するか。これこそが、私たちプロの腕の見せ所だからです！✨
実際にあった事例をご紹介しますね。
ある町内会様から、「夏祭りをやりたいけど、予算は30万円が限界」というご相談がありました。通常の見積もりでは40万円ほどかかる規模のイベントでしたが、次のような工夫で予算内に収めることができました：
- 装飾品の一部を手作りに変更
- 設営スタッフの人数を最適化
- 町内会のボランティアの方にもお手伝いいただく
- 既存の資材を最大限活用
結果的に、予算内で素晴らしい夏祭りが実現しました。😊
人件費を抑える効率的な設営
イベント設営で大きな割合を占めるのが、人件費です。だからこそ、私たちは必要最小限の人数で効率的に設営することを心がけています。
これは単に人数を減らすという意味ではありません。経験豊富なプロが少数精鋭で動くことで、作業時間を短縮し、結果的にコストを抑えられるのです。
不慣れなスタッフを10人集めるより、プロ3人で作業した方が、早く正確に、そして安全に設営できます。これが、トータルコストの削減につながります。
さらに、外注スタッフについても、長年の信頼関係がある得意先に依頼することで、コストを抑えた設営を実現しています。品質を維持しながら、費用を最適化する。これが私たちのやり方です。
創意工夫の提案力
予算を抑えるために、私たちは「手作り」も積極的に提案しています。
例えば、高価な装飾品を購入する代わりに、手作りの装飾を施す。これには費用削減だけでなく、温かみのある雰囲気を作れるというメリットもあります。
特に、老人ホームや病院などの施設、町内会のイベントでは、この「手作り感」が好評です。参加される方々にとっても、「一緒に作った」という一体感が生まれるんですね。🎨
もちろん、すべてを手作りにするわけではありません。プロとして必要な部分はしっかり準備し、工夫できる部分で創造性を発揮する。このバランスが大切だと考えています。
急なイベントにも対応可能な柔軟性 ⚡
直前のご相談もOK
基本的には、イベント当日の1か月前までにご依頼いただくことをお願いしています。これは、十分な準備期間を確保し、最高品質のサービスを提供するためです。
でも、急にイベントが決まることもありますよね。
「来週、急遽イベントをやることになって…」 「予定していた業者さんがキャンセルになって困っている」
こんなお困りごと、実は意外と多いんです。
イベントの規模や内容によっては、直前のご依頼にも対応可能です。まずは一度、ご相談ください。可能な限り、お力になりたいと考えています。😊
柔軟な対応が可能な理由
なぜ私たちが直前の依頼にも対応できるかというと、次のような理由があります：
豊富な資材ストック 常に一定量の資材を保有しているので、急な依頼にもすぐ対応できます。
経験豊富なスタッフ 150件以上の実績があるスタッフなら、短い準備期間でも効率的に動けます。
地域密着型の強み 東海三県に限定しているからこそ、機動力があります。
ただし、直前の依頼の場合、ご希望の内容すべてに対応できない可能性もあります。できる範囲で最善の提案をさせていただきますので、まずはご相談ください。
当日のサポートと撤収作業もおまかせ 🤝
イベント当日のサポート体制
設営が終わったら、「あとはお客様にお任せ」というスタイルの業者も多いです。でも、初めてのイベントでは、当日のサポートも欲しいですよね。
ハル企画では、イベント当日もスタッフが同席してサポートすることが可能です。
例えば、こんなサポートを行います：
- 受付のお手伝い
- 会場内の案内
- 機材の操作補助
- 突発的なトラブルへの対応
- イベント進行のサポート
「何かあったときに、すぐ相談できる人がいる」という安心感は、本当に大きいですよ。😊
撤収作業の完全代行
イベントが無事終わって、ほっと一息…といきたいところですが、そこから待っているのが撤収作業です。
参加者を見送り、疲れた体で片付けを始める。これは本当に大変です。私自身、何度も経験がありますが、設営よりも撤収の方がキツイと感じることも多いです。💦
でも、ご安心ください。撤収作業も、すべて私たちにおまかせください。
イベント終了後、お客様はゆっくり休んでいただいて構いません。私たちが責任を持って、会場を元通りにいたします。
- 資材の撤去
- 会場の清掃
- ゴミの処理
- 資材の運搬
すべてプロにお任せいただけます。
明るい雰囲気で一緒にイベントを盛り上げます 🎉
スタッフの姿勢とチームワーク
イベントは、楽しく思い出に残るものであるべきです。そして、それを作り上げる私たちスタッフも、明るい雰囲気で設営に携わるべきだと考えています。
淡々と作業をこなすだけでは、本当に良いイベントは作れません。私たちも一緒にイベントを楽しみ、盛り上げていく。この姿勢が、会場全体の雰囲気を作ります。
実際、ある企業様からは「ハル企画さんのスタッフが本当に明るくて、イベント前から会場が盛り上がった」という嬉しいお言葉をいただいたこともあります。✨
信頼できるスタッフたち
私たちが一緒に働くスタッフとは、しっかりとした信頼関係を築いています。だからこそ、設営から撤収作業まで、一貫して明るい雰囲気で作業できるのです。
イベントの成功には、チームワークが欠かせません。お客様、私たちスタッフ、そして参加者の皆様。みんなで力を合わせて、素晴らしいイベントを作り上げていく。
これこそが、私たちハル企画のスタイルです。🤝
まとめ：初めてのイベント設営は、ハル企画にお任せください ✨
ここまで長くなりましたが、最後までお読みいただき、ありがとうございます。
初めてイベント設営を担当される方が抱える不安について、私たちがどのようにサポートしているか、ご理解いただけたでしょうか。
ハル企画が選ばれる理由をもう一度まとめると：
- 豊富な実績：150件以上の多様なイベント経験と、突発的なトラブルにも対応できる経験値
- 明朗会計：すべての費用を含めた総額を事前提示。追加費用の心配なし
- 資材完備：豊富な資材ストックで、購入やレンタルの必要なし
- コスト最適化：効率的な設営と創意工夫で、予算内での実現をサポート
- 明確なフロー：相談から撤収まで、すべての工程が明確
- 地域密着：愛知・岐阜・三重の東海三県で迅速なサポート
- 当日サポート：イベント中のサポートから撤収作業まで完全代行
- 明るい雰囲気：一緒にイベントを盛り上げるプロフェッショナルな姿勢
私たちハル企画は、2022年設立とまだまだ若い会社ですが、だからこそ、お客様一人ひとりに寄り添った柔軟なサポートができます。
イベント設営が初めての方こそ、ぜひご相談ください。💡
「こんなイベントをやりたいんだけど、できるかな…」 「予算が限られているけど、相談してもいいかな…」 「急なイベントだけど、間に合うかな…」
どんな些細なことでも構いません。まずはお気軽にお問い合わせください。
企画書と見積書の作成は無料です。まずはプロの視点での提案を聞いてみて、それから検討されても全く問題ありません。
お客様のイベントの成功を、私たちハル企画が全力でサポートいたします。
初めてのイベント設営も、プロの経験と知識があれば、きっと素晴らしいものになります。一緒に、思い出に残るイベントを作り上げましょう！🎊
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
🚗 駐車場あり
⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
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