はじめに：距離を超えて、全国のイベント成功をサポートします
こんにちは、ハル企画です。
イベント設営を企画する際、多くの主催者様が直面するのが「設営業者のサービス提供エリア」という課題です。特に、愛知・岐阜・三重の東海三県外でイベントを計画されている場合、こんな不安を感じていませんか？
「地元の業者が見つからない…」 「遠方からの手配だと、費用が高額になるのでは？」 「当日のトラブル対応はどうなるの？」
私たちハル企画は、主に愛知・岐阜・三重の東海三県のイベントをサポートしています。企業数が多い東海三県では、ありがたいことに多くの団体様からお声掛けをいただいているのが現状です。
しかし、私たちのサービスは地域内に限定されるものではありません。
「弊社の事務所・倉庫から離れた場所にお住まいの方もお気軽にご相談ください。また、三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます」
これは、お客様のご要望に**「できる限り全力でお応えします」**という弊社の哲学に基づいた姿勢です。
本記事では、東海三県外のお客様が安心してハル企画にご依頼いただける理由と、具体的な対応ケースを詳しく解説していきます。初めてイベント設営を依頼される方も、ぜひ最後までお読みください。
💰 遠方でも安心の明朗会計｜費用の透明性を徹底しています
後から追加費用が発生する心配はありません
遠方への対応で最も気になるのが「費用」ですよね。運送距離が長くなれば、コストが増加するのは当然です。だからこそ、私たちは費用の透明性を徹底しています。
企画書や見積書の提出は完全無料です。
見積書には、遠方への運送費を含め、部材代、設営費、撤収費、運送費など、必要なものをすべて含めてご提出いたします。これにより、「後から追加費用が発生するのでは？」という不安を完全に解消できます。
たとえば、静岡県でのイベントをご検討中のお客様から「愛知から来てもらうと高いのでは？」というご相談をいただいたことがあります。実際にお見積もりをお出ししたところ、「地元の業者と変わらない金額で、しかもサービス内容が充実している」とご評価いただき、ご依頼につながりました。
コスト効率化で費用を抑える工夫
遠方対応による運送費の増加分を吸収するため、私たちはさまざまな工夫をしています。
まず、設営作業は必要最小限の人数で行うことで、極力人件費を抑えております。少数精鋭のスタッフが効率的に動くことで、無駄なコストを削減しています。
また、外注スタッフについても、得意先に頼むことでコストを抑えた設営を実現しています。長年の信頼関係を築いてきたパートナー企業と連携することで、品質を保ちながら費用を抑えることができるのです。
さらに、必要な備品の一部を手作りすることで、イベント設営費用を安価に抑える努力もしています。たとえば、装飾パネルや案内看板などは、既製品を購入するより自社で制作したほうが大幅にコストダウンできます。
**予算が限られているイベントにつきましても、ぜひ一度ご相談ください。**お客様の予算に合わせて、最適なプランをご提案させていただきます。
📞 距離があっても安心のコミュニケーション体制
メールや電話でも打ち合わせ可能です
「打ち合わせのために何度も愛知まで来るのは大変…」そんな声にお応えして、私たちは柔軟なコミュニケーション手段を用意しています。
弊社では、ご相談からイベント当日の設営・撤収までがスムーズに進むように、フローを明確にしております。遠方のお客様の負担を考慮し、打ち合わせは対面だけではなくメールや電話でも対応可能です。
実際に、大阪府のお客様とは全ての打ち合わせをメールと電話で完結させ、当日初めて対面するというケースもありました。事前に詳細な図面や写真を共有し、細かい部分まで確認を重ねることで、当日はスムーズに設営を完了できました。
ZoomやTeamsなどのオンライン会議ツールを使った打ち合わせにも対応していますので、画面を共有しながら具体的なイメージをすり合わせることも可能です。
年中無休で対応｜急なご相談もお気軽に
お問い合わせ時間は8:00～19:00まで対応しており、年中無休で営業しております。
「土日しか時間が取れない」「イベント直前で急に相談したい」そんな場合でも安心してご連絡ください。遠方のお客様でも緊急時や相談したい時にすぐにアクセスできる体制を確保し、フレキシブルな対応が可能です。
年末年始やゴールデンウィークなど、一般企業が休業している期間でも対応できますので、「連絡したいのに休みで繋がらない」というストレスがありません。
🎪 豊富な実績が支える安心のサービス品質
150件以上の多様なイベント実績
ハル企画は2022年の設立以来、短期間で150件以上のイベント実績を積み重ねてきました。この数字は、私たちの対応力と品質の高さを証明しています。
設営したイベントは、食事会や夏祭り、周年・上場記念イベントや選挙の事務所設営と非常に多岐にわたります。また、老人ホーム・病院などの施設や一般企業、町内会、自治体と幅広い組織・団体様からご依頼をいただいてきました。
たとえば、ある企業様の創業50周年記念イベントでは、500名規模の会場設営を担当しました。テントの設置から音響設備の配置、装飾まで一貫して対応し、「まるでプロのイベント会社のよう」とお褒めの言葉をいただきました。
また、地域の夏祭りでは、やぐらの設営から提灯の装飾、屋台スペースの区画整理まで幅広く対応。地域の方々から「毎年お願いしたい」とリピートのご依頼をいただいています。
フォーマルからカジュアルまで幅広く対応
夏祭りや忘年会・新年会といった楽しいイベントから、社員総会や展示会といったフォーマルなイベントまで幅広く請け負っているところが強みです。
選挙の事務所設営では、短期間での設営と撤収が求められますが、私たちの機動力と経験により、スムーズに対応してきました。ポスター掲示板の設置や受付カウンターの配置など、細かい部分まで選挙法に配慮した設営を行います。
病院でのイベント設営では、衛生面への配慮や動線の確保が重要です。患者様の安全を最優先に考えた設営計画を立て、医療スタッフの方々からも高い評価をいただいています。
この多様な経験から、三県外のイベントにおいても、お客様の企画を最大限に引き出すための最適な設営計画を立案できます。
🛠️ 充実した資材ストックで現地調達の手間を省きます
豊富な部材で新規購入の必要なし
遠方の地域でイベントを開催する場合、必要な資材をどう調達するかも大きな課題です。現地で調達しようとすると、調達先が限定されたり、費用が高騰したりするリスクがあります。
テントやカラーコーン、デコラテーブルなど、イベントに必要となる部材は日常生活ではあまり使わないものばかり。弊社ではイベントで必要になることが多い部材を豊富に取り揃えているため、お客様に新たに購入していただく必要はございません。
たとえば、大型テントは購入すると数十万円かかりますが、私たちのストックを利用すればレンタル費用のみで済みます。使用後の保管場所に困ることもありません。
デコラテーブルは、会場のレイアウトに合わせて自由に配置できる便利なアイテムです。サイズや形状も各種取り揃えており、会場の規模やイベントの内容に応じて最適なものをご提案します。
カラーコーンは、駐車場の誘導や立入禁止エリアの区画に欠かせません。数十本単位でストックしているため、大規模イベントでも十分に対応できます。
特殊資材も柔軟に手配します
弊社の在庫にないものについても個別に手配させていただくことが可能です。
たとえば、企業様の展示会で特殊なディスプレイスタンドが必要になったケースでは、メーカーに直接発注して手配しました。お客様が自分で探す手間を省き、設営当日までに確実に準備できる体制を整えています。
音響機器や照明設備など、専門的な機材が必要な場合も、信頼できる提携業者を通じて手配します。機材のセッティングから当日のオペレーションまで、トータルでサポートすることも可能です。
これにより、遠方のお客様であっても、資材調達の制約なく、自由な企画を実現できます。
🎉 イベント当日も安心のサポート体制
明るいスタッフが現場を盛り上げます
設営側の役割は、物理的な設営だけではありません。イベントの雰囲気そのものに貢献し、お客様のイベントを**「楽しく、思い出に残るもの」**にすることが私たちの使命です。
基本的にイベントとは楽しく、思い出に残るもの。そのイベントをサポートさせていただく私たちスタッフも明るい雰囲気で設営に携わって、より企画を盛り上げていくべきだと考えます。
設営に携わるスタッフとは信頼関係を築き、設営から撤収作業まで**明るい雰囲気で作業できるように努めています。**このプロフェッショナルで明るい姿勢は、遠方のお客様にも安心感と活気を提供します。
ある企業様の周年イベントでは、スタッフの明るい対応が参加者の方々からも好評をいただきました。「設営の方々まで楽しそうに働いていて、会場全体が良い雰囲気になった」というお声をいただいたときは、本当に嬉しかったです。
イベント中のサポートも可能です
遠方のお客様ほど、イベント当日の人手不足や予期せぬ事態への不安を抱えます。ハル企画は、設営後のサポートも柔軟に提供します。
イベントの実施自体は依頼者様が主体となりますが、当日に弊社のスタッフが同席し、サポートさせていただくこともできます。
イベント中に、メンバーがサポートさせていただくことも可能です。たとえば、受付業務のお手伝いや、会場内の案内、急な配置変更への対応など、多岐にわたるサポートが可能です。
実際に、地方自治体主催のイベントでは、当日の進行サポートも担当しました。参加者の誘導や、突発的な天候変化への対応など、臨機応変に動くことで主催者様の負担を大幅に軽減できました。
**一緒にイベントを盛り上げていきましょう。**私たちは単なる設営業者ではなく、イベント成功のパートナーです。
撤収作業もすべてお任せください
イベント終了後、最も負担が大きいのが撤収作業です。参加者の方々をお見送りした後、疲れた状態で重い資材を片付けるのは大変な作業です。
撤収作業もおまかせください。
私たちがすべての資材を撤去し、会場を元の状態に戻します。お客様はイベント終了後の手間から完全に解放され、イベントの成功を最後まで満喫することができます。
遠方でのイベントの場合、撤収後の資材運搬が特に大きな負担となりますが、私たちがすべて持ち帰りますので、お客様が運搬の心配をする必要はありません。
📋 三県外へのご依頼の流れとポイント
どんなケースなら対応できる？
「三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます」が、その対応可否は、以下の要素によって総合的に判断させていただきます。
1. イベントの規模と内容
大規模なイベントや、弊社の強みであるテントやカラーコーン、デコラテーブルの使用が多いイベントの場合、自社の部材ストックと専門的な設営技術を活かせるため、対応しやすくなります。
選挙の事務所設営など、特殊な設営経験も豊富ですので、他の業者では対応が難しいケースでもご相談ください。
2. スケジュールの余裕
遠方への対応には、運送時間やスタッフの移動時間を確保する必要があります。基本的にイベント当日の1か月前にはご依頼をいただけるようお願いしておりますが、特に遠方の場合は、より早期のご相談が理想的です。
ただし、急なご依頼でも対応できる場合がありますので、まずは一度ご相談ください。スケジュールを調整して、可能な限り対応させていただきます。
3. コストの納得感
運送距離が増すため運送費が発生しますが、明朗会計で全てをご提示し、お客様がそのコストに納得いただけることが前提となります。
**予算が限られているイベントにつきましても、ぜひ一度ご相談ください。**お客様の予算内で最大限の効果を発揮できるプランをご提案します。
まずはお気軽にご相談を
結論として、他県にお住まいの方も、まずは一度、お気軽にご相談ください。
打ち合わせは対面だけでなくメールや電話でも対応可能ですので、まずは企画の概要をお聞かせください。
「こんなイベントでも対応してもらえる？」 「予算はこれくらいなんだけど…」 「急なイベントで困っている」
どんなご相談でも大歓迎です。ハル企画はお客様のご要望にできる限り全力でお応えします。
✨ まとめ｜地域を超えて広がるハル企画のサービス
ハル企画は、愛知を拠点としつつも、東海三県外の府県にお住まいのお客様に対し、高品質で柔軟なイベント設営サービスを提供します。
私たちの強み
明朗会計と年中無休のサポート体制、そして「三県以外の府県にも対応できるケースがございます」という広域対応のコミットメント。撤収作業もおまかせいただけます。
150件以上の実績と多様なイベントへの対応力。遠方でも豊富な実績を生かして、突発的なトラブルにも迅速に対応いたします。
弊社の在庫にないものについても個別に手配する柔軟な資材調達力で、お客様の理想のイベントを実現します。
初めての方も安心してご依頼ください
弊社の事務所・倉庫から離れた場所にお住まいの方もお気軽にご相談ください。
初めてイベント設営を依頼される方も、ご安心ください。私たちが丁寧にヒアリングし、最適なプランをご提案します。企画の段階から撤収作業まで、トータルでサポートさせていただきます。
距離は決して障壁ではありません。お客様の「こんなイベントをしたい」という想いを、私たちハル企画が形にします。
まずはお気軽にお問い合わせください。お客様のイベント成功のために、全力でサポートさせていただきます！
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
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