はじめに：地域イベントに込められた想い ✨
こんにちは、ハル企画です!
地域のお祭り、企業の周年イベント、町内会の夏祭り…。こうしたイベントには、ただ「楽しい時間を過ごす」以上の意味があります。それは、人と人とのつながりを深め、地域に活力を与える大切な機会なんです。
私たちハル企画は、愛知県を中心に岐阜・三重の東海三県で、年間150件以上のイベント設営をお手伝いしてきました。2022年の設立以降、多くのお客様から「また次回もお願いしたい」とおっしゃっていただけるのは、地域に根ざした活動を大切にしているからだと自負しています。
でも、イベントを企画する担当者様からよく聞くのが、こんなお悩みです 😰
「テントやテーブルを買うのはもったいないし、レンタルも高い…」 「設営の手間が大変で、当日までに間に合うか不安」 「予算が限られているから、どこまでできるか分からない」
こうした不安を解消し、思い出に残る素敵なイベントを一緒に作り上げることが、私たちの使命です。
今回の記事では、地域イベントがもたらす効果と、設営会社として私たちがどのようにお客様をサポートしているのか、具体的にご紹介していきます 📝
地域に根ざした活動が生み出す価値 🌱
150件以上の実績が教えてくれたこと
私たちは設立からまだ数年の若い会社ですが、これまでに150件以上のイベント設営を手掛けてきました。その中で気づいたのは、地域イベントには本当に多様なニーズがあるということです。
例えば、こんなイベントを担当させていただきました:
🎉 楽しいイベント系
- 地域の夏祭りや盆踊り大会
- 企業の忘年会・新年会
- ファミリー向けの食事会
💼 フォーマルなイベント系
- 企業の社員総会や株主総会
- 展示会やプロモーションイベント
- 周年記念式典や上場記念パーティー
🏢 その他の特殊イベント
- 選挙事務所の設営
- 老人ホームや病院でのレクリエーション
- 自治体主催の地域交流イベント
これだけバラエティに富んだイベントに対応できるのは、それぞれの現場で学んだノウハウを次に活かしているからです。「前回のイベントでこういう工夫をしたら上手くいった」という経験が、次のお客様へのより良いご提案につながっています 💡
多様なお客様との信頼関係
地域イベントを支えるのは、実にさまざまな組織や団体です。
私たちがお付き合いさせていただいているのは:
- 町内会・自治会：地域住民の交流促進が目的
- 一般企業：社内イベントや顧客向けイベント
- 医療・福祉施設：老人ホームや病院でのイベント
- 自治体：市民向けの大規模イベント
先日、ある町内会の方から「初めての夏祭り開催で不安だらけだったけど、ハル企画さんに相談して本当に良かった」と言っていただきました。その言葉が、私たちの何よりの励みになっています 😊
地域のイベントは、その地域に暮らす人々の顔が見える関係で成り立っています。だからこそ、私たちも一つひとつのイベントを大切に、お客様との信頼関係を築きながら仕事をさせていただいています。
安全で確実な設営を実現する仕組み 🛡️
突発的なトラブルにも迅速対応
イベント設営には、予期せぬトラブルがつきものです。
例えば:
- 当日の急な天候変化で雨が降り出した
- 会場の地盤が思ったより柔らかくてテントが不安定
- 電源の位置が想定と違って配線を変更する必要が出た
- 想定より来場者が多くて動線を急遽変更
こうした事態に慌てないのは、豊富な実績に基づく経験値があるからです。私たちは多くの現場を経験してきたからこそ、「このパターンならこう対応すれば大丈夫」という引き出しをたくさん持っています 🔧
実際、先月開催された企業イベントでは、設営当日の朝に急に風が強くなりました。でも、事前に天気予報をチェックして予備のウェイト(重し)を多めに用意していたので、すぐに対応できました。「さすがプロですね!」とお客様に喜んでいただけた瞬間です。
スムーズな進行を保証する明確なフロー
イベント設営では、多くの人が関わるため、どうしても「思うように進まない」ことがあります。連絡が行き違ったり、作業の順番が前後したり…。
だからこそ私たちは、ご相談から当日の設営・撤収までのフローを明確化しています:
📋 私たちの設営フロー
- 初回ご相談：イベントの規模や内容をヒアリング(無料)
- 企画書・見積書の作成：必要な部材と費用を明確に提示(無料)
- 事前打ち合わせ：当日の流れや役割分担を確認
- 前日設営または当日早朝設営：スタッフがテキパキと作業
- イベント当日のサポート：必要に応じてスタッフが待機
- 撤収作業：後片付けから運搬までお任せください
この流れをお客様と共有することで、「今どの段階で、次に何をすればいいのか」が誰にでも分かります。特に初めてイベントを企画される方には、この明確さが安心材料になるとご好評いただいています 👍
遠方のお客様も安心のサポート体制
「愛知県にある会社だけど、岐阜や三重でもちゃんと対応してくれるの?」というご質問をいただくことがあります。
もちろんです!
私たちは愛知を拠点にしていますが、岐阜・三重の東海三県全域に対応しています。事務所や倉庫から離れた場所でのイベントでも、物流体制を整えているのでご安心ください 🚚
また、場合によっては三県以外の地域にも対応できるケースがございます。「うちは静岡だけど相談できる?」「愛知との県境の近くだけど…」という方も、まずはお気軽にお問い合わせください。
先日も、三重県の南部で開催される海辺のイベントをお手伝いしました。海風が強い立地だったので、通常より強固なテント設営を行い、無事に成功させることができました。地域特性を理解した対応が、私たちの強みです 🌊
予算の不安を解消するコスト戦略 💰
「買うのはもったいない」を解決する部材ストック
イベントに必要なテント、カラーコーン、デコラテーブル(折りたたみ式の長机)…。これらは日常生活ではほとんど使わないものばかりです。
「年に1回のイベントのために購入するのはもったいない」 「でもレンタルも意外と高くて予算オーバー…」
こんなお悩み、ありませんか? 😥
私たちハル企画では、イベントで頻繁に使われる部材を豊富に取り揃えています。そのため、お客様に新たに購入していただく必要はありません。必要なものは私たちが用意しますので、その分の費用と手間を削減できます。
さらに、私たちの在庫にないものについても、個別に手配させていただくことが可能です。「こんな特殊な備品、用意できる?」という場合も、まずはご相談ください。お客様のご要望にはできる限り全力でお応えします ✨
安心の明朗会計で予算計画もスムーズ
イベント設営の見積もりって、「結局いくらかかるの?」が分かりにくいことがありますよね。
私たちは明朗会計をポリシーにしています。見積書には以下の項目をすべて含めてご提出します:
- 📦 部材代(テント、テーブル、椅子など)
- 🔧 設営費(スタッフの作業費)
- 🚛 運送費(往復の輸送コスト)
- 🧹 撤収費(片付けと回収の費用)
企画書や見積書の提出は無料ですので、まずは「だいたいいくらかかるのか知りたい」というご相談だけでも大歓迎です!
予算が限られているイベントでも、諦める前にぜひ一度ご相談ください。私たちには、コストを抑える工夫がたくさんあります 💪
徹底したコスト削減の取り組み
「予算は30万円しかないけど、やりたいことは山ほどある…」
こんな時、私たちがどう対応するか、具体的にお話ししましょう。
🔸 人件費の最適化 必要最小限の人数で効率よく設営作業を行います。ベテランスタッフが中心になることで、少人数でも質の高い作業が可能です。
🔸 手作りできるものは手作り 例えば、シンプルな装飾パネルや案内看板など、必要な備品の一部を私たちが手作りすることで、費用を大幅に抑えられます。
🔸 信頼できる外注先との連携 大規模イベントで追加スタッフが必要な場合、私たちが長年お付き合いしている得意先に依頼します。通常より低コストで質の高い人材を確保できる、これも地域に根ざした活動の強みです。
先日、自治体主催のイベントで「予算が厳しいので何とかならないか」とご相談いただきました。装飾の一部を手作りに変更し、設営スタッフを最適化することで、当初の見積もりより20%のコストダウンを実現しました。お客様には大変喜んでいただけました 😊
イベント後の負担もゼロに
イベントが終わった後の片付けって、実は大変なんですよね。
- 重いテントを解体して運ぶ
- たくさんのテーブルや椅子を片付ける
- レンタル品を返却する手続き
- 使った備品を保管する場所を確保する
撤収作業もすべて私たちにおまかせください 🧹
イベントが終わったら、お客様は「楽しかったね」「次回もやりたいね」と余韻に浸っていただくだけ。面倒な後片付けは、私たちプロが責任を持って行います。
ある企業様からは「撤収まで任せられるから、スタッフも当日のイベント進行に集中できた」と感謝の言葉をいただきました。イベントを最初から最後まで安心してお任せいただける、これが私たちの目指すサービスです。
現場の活気が生み出すイベントの成功 🎊
明るい雰囲気で盛り上げる私たちの姿勢
私たちは常に考えています。「イベントとは、楽しく、思い出に残るものであるべき」だと。
だからこそ、イベントをサポートする私たちスタッフも、明るい雰囲気で設営に携わるべきだと考えています 🌟
設営スタッフが暗い顔をしていたり、不機嫌そうに作業していたら、その雰囲気は参加者にも伝わってしまいます。逆に、スタッフが笑顔で楽しそうに働いていれば、「このイベント、きっと楽しいんだろうな」という期待感が生まれます。
私たちは設営に携わるスタッフと信頼関係を築き、設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めています。
実際、先日の町内会の夏祭りでは、設営中に地域の子どもたちが「何してるの?」と興味津々で近づいてきました。スタッフが笑顔で「お祭りの準備だよ!楽しみにしててね!」と声をかけると、子どもたちは目をキラキラさせて喜んでいました。こんな小さなやりとりが、地域イベントの温かい雰囲気を作るんだと実感しました 👦👧
イベント当日も安心のサポート体制
「設営だけお願いして、あとは自分たちでやります」というお客様もいらっしゃいます。もちろんそれでもOKです!
でも、イベント当日に私たちのスタッフが同席してサポートすることも可能です 🙋♂️
例えば:
- 受付が混雑した時の誘導サポート
- 急に必要になった備品の追加配置
- 突発的なトラブルへの対応
- イベント中の会場整理
「やっぱりプロがいてくれると安心」「何かあった時にすぐ相談できて助かった」と、多くのお客様にご好評いただいています。
特に初めてイベントを主催される方や、大規模なイベントの場合は、当日サポートをおすすめしています。一緒にイベントを盛り上げていきましょう! 🎉
フレキシブルな対応が可能な理由
地域イベントって、週末や祝日に集中しますよね。「土日しかできないけど、対応してもらえる?」というご質問、よくいただきます。
大丈夫です!私たちは年中無休で対応しています 📅
お問い合わせ時間は8:00〜19:00、そして年中無休。お盆も年末年始も、地域のイベントをサポートさせていただきます。
また、「来週急にイベントをやることになって…」という緊急のご相談にも、できる限り対応します。
基本的にはイベント当日の1か月前までにご依頼をお願いしていますが、イベントの規模や内容によっては直前の対応も可能です。急なイベントの発生でお困りの方は、諦める前にまずは一度ご相談ください。
「3週間後のイベントで困っていたけど、快く引き受けてくれた」「こんな急なお願いなのに、ちゃんと準備してくれて驚いた」という声をいただくと、私たちも頑張って良かったと思います 💪
ただし、大型イベントや特殊な備品が必要な場合は、準備期間が必要になることもあります。早めのご相談が、より良いイベント実現の秘訣です!
私たちと一緒に素敵なイベントを作りましょう 🤝
初めての方こそ、ぜひご相談ください
「イベント設営なんて初めてで、何から始めればいいか分からない…」
そんな方こそ、私たちハル企画にご相談ください。
私たちは年間150件以上の実績を持っていますが、それはつまり150通りの「初めて」に寄り添ってきたということでもあります。お客様の不安や疑問に、丁寧にお答えします 📞
例えば:
- 「どれくらいの広さの会場が必要?」
- 「何人くらい参加するイベントならテントは何張必要?」
- 「雨が降った場合の対策は?」
- 「予算はどれくらい見ておけばいい?」
こうした基本的なことから、細かい演出のご相談まで、何でもお聞きください。企画段階からご相談いただければ、より良いイベントを一緒に作り上げられます ✨
地域に根ざした活動が私たちの誇り
私たちは愛知県を拠点に、東海三県で地域イベントを支えてきました。
大手の全国展開している会社と比べて、私たちの強みは何か?
それは、地域に根ざした密接な関係です。
- お客様の顔が見える距離感
- 地域特性を理解した細やかな対応
- 「また次回もお願いしたい」と思っていただける信頼関係
- 地域のネットワークを活かしたコスト削減
2022年設立とまだ若い会社ですが、だからこそお客様一人ひとりとの出会いを大切にしています。イベントを通じて、地域の人々に笑顔が広がること。それが私たちの何よりの喜びです 😊
お問い合わせから当日までの流れ
最後に、具体的なお問い合わせからイベント開催までの流れをご紹介します。
ステップ1：お問い合わせ(無料) まずはお電話やメールでお気軽にご連絡ください。イベントの概要をお聞かせいただきます。
ステップ2：企画書・見積書の作成(無料) ヒアリング内容をもとに、具体的な企画書と詳細な見積書を作成してご提出します。
ステップ3：打ち合わせ 企画内容や予算についてご納得いただけましたら、詳細な打ち合わせを行います。
ステップ4：設営準備 イベント当日に向けて、必要な部材や人員を準備します。
ステップ5：設営・イベント当日 プロのスタッフが設営作業を行い、必要に応じて当日もサポートします。
ステップ6：撤収作業 イベント終了後は、すべての後片付けを私たちが行います。
どの段階でも、お客様のご要望や不安に寄り添いながら進めていきますので、ご安心ください 🌈
まとめ：思い出に残るイベントを一緒に作りましょう
地域イベントは、ただの「イベント」ではありません。
それは、人と人がつながり、笑顔が生まれ、思い出が刻まれる大切な機会です。
私たちハル企画は、愛知・岐阜・三重の東海三県で、そんな素敵なイベントを設営という形でサポートさせていただいています。
私たちが大切にしていること:
✅ 明朗会計で予算の不安を解消 部材代、設営費、運送費、撤収費をすべて明示。コスト削減の工夫も惜しみません。
✅ 150件以上の実績に基づく確実な設営 多様なイベント経験から、突発的なトラブルにも迅速に対応します。
✅ 明るい雰囲気で現場を盛り上げる イベントは楽しく、思い出に残るもの。私たちスタッフもその一部として、明るく元気に働きます。
✅ 年中無休・直前対応も可能な柔軟性 お客様のご都合に合わせて、フレキシブルに対応します。
✅ 撤収作業もおまかせで負担ゼロ イベント後の面倒な片付けは、すべて私たちが責任を持って行います。
「イベントをやりたいけど、設営が不安…」 「予算が限られているけど、素敵なイベントを実現したい」 「初めてだから、何から相談すればいいか分からない」
そんな方は、ぜひ一度ハル企画にご相談ください 📞
お客様のご要望にできる限り全力でお応えします。一緒に、地域に愛される素敵なイベントを作り上げましょう!
お問い合わせ時間：8:00〜19:00(年中無休)
対応エリア：愛知・岐阜・三重(その他の地域もご相談ください)
皆様からのご連絡を、スタッフ一同心よりお待ちしております 🌟
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🌸 ハル企画 🌸
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