はじめに：イベントの成功は「人」で決まる✨
こんにちは、ハル企画です！
企業の周年イベント、町内会のお祭り、自治体の催し物…。私たちが日々お手伝いさせていただくイベントは、参加される皆さんにとって「楽しく、思い出に残るもの」であってほしい。これが私たちの一番の願いです。
でも、イベントって実は裏側がとても大変なんですよね。資材の調達、スケジュール管理、たくさんの関係者との連携…。複雑に絡み合うプロジェクトを成功させるには、何が必要だと思いますか？
それは、設営スタッフの「心構え」です💪
私たちハル企画は、三重県を中心に愛知・岐阜の東海三県でイベント設営を行っているプロフェッショナル集団です。これまで150件以上のイベントをお手伝いしてきた経験から確信していることがあります。それは、イベントは本来楽しいものだから、それをサポートする私たちも明るい雰囲気で設営に携わるべきということ。
今日は、私たちがどんな心構えでお客様のイベントをサポートしているのか、具体的なエピソードを交えながらお話しします。初めてイベントを企画される方、予算が限られている方も、ぜひ最後まで読んでみてください😊
明るい雰囲気を作る！信頼関係が全ての始まり🤝
スタッフ同士の信頼関係が現場を変える
イベント設営の現場で最も大切なのは、実はスタッフ同士の信頼関係なんです。
「え、それって当たり前じゃないの？」と思われるかもしれません。でも、この当たり前のことが、実は一番難しいんですよ。
私たちは設営に携わるスタッフとしっかり信頼関係を築き、設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように日々努めています。単なる笑顔ではなく、お互いを信頼しているからこそ生まれる本物の明るさです。
例えば、先日ある企業様の創立記念イベントをお手伝いした時のこと。朝から小雨が降り始めて、スケジュールが少し押してしまいました。でもスタッフ全員が「大丈夫、みんなでカバーしよう」という空気を作り、無駄な会話を省きながらも笑顔を絶やさず、予定通りの時間に設営を完了できたんです。
これって、信頼関係があるからこそできることなんですよね🌟
お客様と一緒にイベントを盛り上げる意識
私たちは「業者」としてではなく、「一緒にイベントを盛り上げる仲間」としてお客様に接することを心がけています。
スタッフは単に指示された作業をこなすだけの存在ではありません。自分たちもイベントの「盛り上げ役」の一部だという心構えを持って現場に立っています。
実際に、ある町内会のお祭りでは、設営作業中に地域の子どもたちが「何してるの？」と興味津々で見に来てくれました。その時、私たちのスタッフは作業の手を止めて「これから楽しいお祭りが始まるんだよ！」と笑顔で答えたんです。その子たちの目がキラキラ輝いていたのが印象的でした✨
こういう小さな瞬間が、イベント全体の空気感を作っていくんですよね。
できる限り全力でお応えする姿勢
お客様のご要望には、できる限り全力でお応えします。これが私たちの基本姿勢です💪
「これって無理かな…」と思うような要望でも、まずは「どうすれば実現できるか」を考えます。
たとえば、在庫にない特殊な資材が必要になった場合。「申し訳ございません、ございません」で終わらせるのではなく、個別に手配させていただくことが可能かどうかを確認します。
ある老人ホーム様のイベントでは、「高齢者の方が座りやすい、少し高めの椅子が欲しい」というご要望をいただきました。通常の椅子とは異なる特殊なものでしたが、提携先に問い合わせて無事に手配できました。当日、ご利用者様が「これなら立ち上がりやすいわ」と喜んでくださった時は、本当に嬉しかったですね😊
初めてイベントを企画される方も、予算が限られている方も、どうぞお気軽にご相談ください。一緒に最適な方法を考えていきましょう！
当日サポートで安心をプラス
イベントの実施自体は、もちろん依頼者様が主体となります。でも、ご希望があれば、当日に私たちのスタッフが同席してサポートすることもできるんです。
これが意外と喜ばれるんですよ。特に初めてイベントを開催される企業様や団体様からは「当日も一緒にいてくれると思うと心強い」というお声をいただきます。
イベント中にちょっとしたトラブルが起きた時、すぐに対応できるスタッフがいるだけで、主催者様の負担は大きく軽減されます。私たちがそばにいることで、お客様は本来の仕事—イベントを楽しむこと、参加者をおもてなしすること—に集中していただけるんです🎉
トラブルを防ぐ！経験と専門性が生きる瞬間🛠️
計画性とフローの明確化が鍵
多くの人が関わるイベント設営には、トラブルがつきものです。思うように進まないことも、正直言って多々あります💦
だからこそ、私たちはご相談からイベント当日の設営・撤収までがスムーズに進むように、フローを明確にしています。
「フロー」とは、簡単に言えば「誰が、いつ、何をするか」という作業の流れのこと。これを事前にきちんと決めておくことで、現場での混乱を最小限に抑えられるんです。
例えば、テントの設営ひとつとっても、「①資材の搬入→②テントの骨組み組み立て→③幕の取り付け→④固定と安全確認」というように、ステップを明確にしています。スタッフ全員がこの流れを理解しているから、無駄な動きがなく、効率的に作業が進むんですね。
打ち合わせは対面だけでなく、メールや電話でも対応可能です📧📞 お客様のご都合に合わせて柔軟に対応させていただきますので、お気軽にご連絡ください。
事前の情報共有を徹底
スタッフは現場に入る前に、必ずイベントの詳細情報を共有します。
どんなイベントなのか（楽しいお祭りなのか、フォーマルな式典なのか）、どんな組織・団体様なのか（一般企業、町内会、自治体、病院、老人ホームなど）…こうした情報を事前に把握しておくことで、現場での対応がスムーズになります。
たとえば、病院でのイベントなら「静かに、患者様の邪魔にならないように」という配慮が必要ですし、子ども向けのお祭りなら「安全第一で、でも楽しい雰囲気を大切に」という意識が必要です。
事前の情報共有があるからこそ、現場でベストなパフォーマンスができるんですよ✨
豊富な実績が生む迅速な対応力
私たちは、これまでに150件以上のイベント設営を手がけてきました。この経験が、突発的なトラブルへの迅速な対応を可能にしています。
先日、ある自治体様のイベントで急に強風が吹き始めたことがありました。テントが飛ばされる危険があったんです。でも私たちのスタッフは慌てず、すぐに追加の重りを配置し、固定を強化しました。
「さすがプロだね」とお客様に言っていただけた時は、日々の経験が活きたなと実感しましたね😊
予測と即応性。これが私たちの強みです💪
資材の豊富さと手作りの工夫
私たちは、テントやカラーコーン、デコラテーブルなど、イベントに必要な部材を豊富に取り揃えています。
でも、在庫にないものが必要になることもあるんですよね。そんな時は、個別に手配することもできますし、時には必要な備品の一部を手作りすることで、イベント設営費用を抑える工夫もしています🎨
例えば、ある町内会様のイベントでは、予算が限られていたため、装飾の一部を手作りしました。段ボールと色紙で作った看板でしたが、温かみがあって大変喜ばれました。
予算に応じた柔軟な提案ができるのも、私たちの強みだと自負しています。
必要最小限の人数で効率的に
コスト削減も大切な要素です。私たちは設営作業を必要最小限の人数で行うことで、極力人件費を抑えています。
「人数が少ないと大変じゃないの？」と思われるかもしれませんが、一人ひとりのスタッフが高い効率で作業できるように訓練されているんです💪
無駄な動きを省き、各自が何をすべきか明確に理解している。だからこそ、少人数でも質の高い設営ができるんですね。
この効率性が、お客様の費用負担を軽減することにつながっています。
最後まで責任を持つ！撤収作業への心構え📦
撤収まで明るさを維持する理由
「イベントが終わったら、もう大丈夫」ではないんです。撤収作業まで、しっかりとサポートするのが私たちのスタイルです。
設営から撤収作業まで、明るい雰囲気で作業できるように努めています✨
撤収作業って、実は大変なんですよ。イベントが終わって疲れているし、夕方や夜になることも多い。でも、だからこそ私たちは一貫してポジティブな姿勢を保つことを大切にしています。
なぜなら、イベント全体を「思い出に残るもの」として完結させるには、最後の最後まで気を抜かないことが重要だから。
ある企業様からは「撤収作業まで笑顔でテキパキとやってくれて、こちらまで元気をもらいました」というお声をいただいたこともあります。これこそが、私たちが目指す姿なんです😊
撤収作業もおまかせください
イベント後の片付けって、想像以上に大変ですよね💦
テントを畳んだり、テーブルを運んだり、ゴミを分別したり…。イベントを楽しんだ後の疲れた体には、かなりの負担です。
だからこそ、私たちは「撤収作業もおまかせください」というサービスを提供しています。
設営から撤収までの一貫したサポートにより、お客様はイベント終了後の手間から完全に解放されます。「イベントが終わった後も片付けがあるのか…」というストレスから、お客様を守りたいんです。
実際に、ある町内会様からは「去年まで自分たちで片付けていて、夜遅くまでかかって大変だったけど、今年はハル企画さんにお願いして本当に楽だった」と喜んでいただけました🎉
スケジュール厳守と柔軟性の両立
基本的には、イベント当日の1か月前にはご依頼をいただけるようお願いしています。事前準備の時間があれば、より質の高いサービスを提供できるからです。
でも、急なイベントってありますよね。
「来週急遽イベントをすることになった」「担当者が急に変わって、前任者が何も準備していなかった」…そんなこともあるんです💦
ご安心ください。イベントの規模や内容によっては、直前の対応も可能です！
私たちは年中無休で対応しており、お問い合わせ時間は8:00～19:00。フレキシブルな対応が可能です📞
先日も、2週間後に控えたイベントで「依頼していた業者が突然キャンセルしてきた」という緊急のご相談をいただきました。すぐに打ち合わせをして、資材の確保、スタッフの手配を行い、無事にイベントを成功させることができました。
急なご相談でも、まずは一度お問い合わせください。できる限りの対応をさせていただきます💪
明朗会計で安心を
「イベント設営って、いくらかかるの？」「見積もりには何が含まれているの？」
こうした不安、よくわかります。
だからこそ、私たちは明朗会計をポリシーとしています💰
見積書には、部材代、設営費、撤収費、運送費など、必要なものをすべて含めてご提出します。後から「あれも必要、これも追加料金」ということは一切ありません。
透明性を持った料金体系だからこそ、お客様は安心してご依頼いただけるんです。
「予算がこれくらいなんですが、何ができますか？」というご相談も大歓迎です。予算に応じたプランをご提案させていただきますので、お気軽にご相談ください😊
地域に根ざしたサービス🌸三重・愛知・岐阜を中心に
地域イベントを盛り上げたい
私たちハル企画は、愛知・岐阜・三重の東海三県のイベントをサポートしています。
地域に根ざしたイベントを中心に実施しているのは、地域社会の活気とイベントの成功が密接に結びついていると考えているからです🌟
町内会のお祭り、自治体の催し、地域企業のイベント…こうした地域のイベントが盛り上がれば、地域全体が元気になる。そう信じているんです。
例えば、三重県のある地域で毎年開催されている夏祭り。私たちは5年連続でサポートさせていただいています。年々参加者が増えて、今では地域の一大イベントになりました。
「ハル企画さんがいてくれるから、安心して企画できる」と言っていただけるのは、本当に嬉しいことです😊
広域対応も可能です
「三重県以外でもお願いできますか？」というお問い合わせ、実は結構あるんです。
もちろん対応可能です！
私たちの事務所・倉庫から離れた場所にお住まいの方も、お気軽にご相談ください。また、三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます。
物理的な距離が離れていても、同じ心構えで、同じクオリティのサービスを提供します💪
実際に、先日は静岡県のお客様からご依頼をいただき、無事にイベントをサポートさせていただきました。「遠くまで来てくれてありがとう」と感謝のお言葉をいただけた時は、「距離を超えてもサービスを届けられるんだ」と実感しましたね。
まずは一度ご相談ください。できる限りの対応をさせていただきます📞
まとめ：一緒にイベントを最高の思い出に🎊
ここまで、私たちハル企画のスタッフが大切にしている心構えについてお話ししてきました。
改めてまとめると、こんな感じです：
私たちの心構えの核心
- 設営に携わるスタッフとは信頼関係を築く
- 明るい雰囲気で作業できるように努める
- 一緒にイベントを盛り上げていく意識を持つ
お客様への信頼性を大切に
- 明朗会計で費用の透明性を確保
- 明確なフローでスムーズな進行
- 当日サポートで安心をプラス
経験と専門性を活かす
- 150件以上の実績
- 突発的なトラブルにも迅速に対応
- 必要最小限の人数で効率的に作業
プロとしての責任
- 年中無休で対応
- 直前の対応も可能
- 撤収作業まで一貫してサポート
イベントって、本来楽しいものなんです🎉
企業の記念イベントも、町内会のお祭りも、自治体の催し物も、みんなが笑顔になれる素敵な機会。その素敵な機会を、裏側からしっかりとサポートするのが私たちの役割です。
「初めてのイベント企画で不安…」 「予算が限られているけど、素敵なイベントにしたい」 「急なイベントで困っている」
どんなご相談でも大丈夫です。まずは一度お話を聞かせてください😊
三重県をはじめとする東海三県でイベント設営をご計画の際は、ぜひハル企画にお任せください。設営から撤収まで、明るい雰囲気で、プロの技術で、お客様のイベントを最高の思い出にするお手伝いをさせていただきます✨
一緒にイベントを盛り上げていきましょう！
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
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