こんにちは！愛知・岐阜・三重を中心にイベント設営を手がけるハル企画です🎪
「イベントを成功させたいけど、何から始めればいいの?」 「設営業者との打ち合わせって、どんなことを話せばいいの?」
そんな疑問をお持ちの企画担当者様、多いのではないでしょうか。
実は、イベントの成功は企画段階の打ち合わせで8割が決まると言っても過言ではありません💡
私たちハル企画は、年間150件以上のイベント設営を通じて、数多くのお客様と打ち合わせを重ねてきました。その経験から確信しているのは、綿密なコミュニケーションこそが最高のイベントを生み出すということです。
今回は、初めてイベント設営を依頼される方にも分かりやすく、プロとの打ち合わせの進め方を段階ごとに詳しくご紹介します！
📞 第1段階：初めてのご相談〜信頼関係を築く大切な一歩
まずはお気軽にご連絡を！
イベント設営の第一歩は、私たちハル企画にご連絡いただくことから始まります。
「こんなこと聞いていいのかな…」 「まだ具体的に決まってないんだけど…」
そんな心配は一切不要です😊
私たちは、お客様が最も相談しやすい方法でコミュニケーションを取ることを大切にしています。
ご相談方法は3つ
- 📧 メールでじっくり相談
- 📞 電話ですぐに相談
- 🤝 対面で詳しく相談
お仕事で忙しい企画担当者様も多いので、夜間にメールでご相談内容をお送りいただき、翌日電話で詳細を詰める、といった柔軟な対応も可能です。
実際に先日も、岐阜の企業様から「深夜にメールを送ってしまったのですが…」とご心配いただきましたが、むしろ「お忙しい中ありがとうございます！」という気持ちでお返事させていただきました。
東海三県なら私たちにお任せください
ハル企画は愛知・岐阜・三重の東海三県を中心にサービスを展開しています🗾
企業数が多い東海エリアでは、ありがたいことに多くの団体様からお声がけをいただいています。私たちの事務所や倉庫から少し離れた場所でも、東海三県内であればしっかりサポートいたしますので、どうぞお気軽にご相談ください。
「うちの会社、ちょっと遠いかも…」と思われても、まずは一度ご連絡を！これまでも三重の山間部や岐阜の郊外など、様々な場所でイベントをお手伝いしてきました。
イベントの「目的」を教えてください
打ち合わせで最も大切なのは、イベントの目的を共有することです。
実は、同じ「会社イベント」でも、目的によって必要な設営はまったく変わってきます。
楽しい雰囲気のイベント🎉
- 夏祭り
- 忘年会・新年会
- 社内運動会
- 創立記念パーティー
こういったイベントでは、参加者が楽しめるカラフルな装飾やリラックスできる配置が重要です。テントも明るい色を選んだり、デコラテーブルの配置も会話が弾むようなレイアウトを提案します。
フォーマルな雰囲気のイベント🎩
- 社員総会
- 展示会
- 周年記念式典
- 上場記念イベント
- 株主総会
一方、フォーマルなイベントでは、品格のある落ち着いた雰囲気作りが求められます。整然とした配置、適切な照明、来賓席の設営など、細かな配慮が必要です。
先月お手伝いした愛知県内の企業様の30周年記念式典では、「格式を保ちつつも、社員が緊張しすぎない空間にしたい」というご要望をいただきました。そこで、メインステージはフォーマルに、懇親会スペースは少し柔軟な配置にするという二段構えの設営をご提案し、大変喜んでいただけました✨
特殊なイベントもお任せください
私たちは2022年設立と歴史は浅いですが、これまで本当に多様なイベントをお手伝いしてきました。
- 老人ホームや病院の施設イベント
- 一般企業の社内イベント
- 町内会のお祭り
- 自治体の公式行事
- 選挙事務所の設営
「こんな変わったイベント、対応してもらえるかな?」
そんな心配も無用です。選挙事務所のような特殊な設営経験もありますので、どんな複雑なご要望でもまずはご相談ください。私たちのモットーは「できる限り全力でお応えする」ことです💪
予算の話、遠慮なくしてください
「設営費用って高そう…」 「予算が限られているから、相談しづらい…」
実は、多くのお客様が予算について最も不安を感じていらっしゃいます。
でも、予算の話は遠慮せずに、最初の段階で率直にお話しください。
むしろ予算を教えていただくことで、その範囲内で最高のイベントを実現するためのアイデアが生まれるんです。
「購入やレンタルは高すぎる…」と感じている部材も、私たちなら効率的にご用意できることが多いです。予算が限られているイベントこそ、ぜひ一度ご相談ください。知恵と工夫で、素晴らしいイベントを一緒に作りましょう！
💰 第2段階：企画と見積もり〜透明性のある提案をお届け
安心の明朗会計をお約束
初回のヒアリングが終わったら、次は具体的な企画案と見積もりをご提案します📋
ハル企画が大切にしているのは、「後から追加費用が…」という不安を絶対に与えないことです。
私たちの見積もりの特徴
- ✅ 企画書・見積書の提出は完全無料
- ✅ 部材代、設営費、撤収費、運送費をすべて明記
- ✅ 隠れた費用は一切なし
見積書には、必要なものをすべて含めてご提出します。「あれ?これって含まれてないの?」という心配はありません。
実際に、他社で見積もりを取られたお客様から「ハル企画さんの見積書が一番分かりやすかった」とおっしゃっていただくことも多いんです。透明性を持ってお付き合いすることが、長期的な信頼関係につながると私たちは考えています。
見積もりはじっくりご検討ください
提出した見積もりは、焦らずじっくりとご検討ください。
「すぐに返事しないと…」なんて思わなくて大丈夫です。社内で稟議を通す必要がある場合や、複数の部署と調整が必要な場合もありますよね。
見積もりの内容でご不明な点があれば、何度でもご説明します。また、「この部分をもう少し抑えられないか?」といったご相談も大歓迎です💡
コストダウンの工夫をご提案
「見積もりは分かったけど、もう少し予算を抑えたい…」
そんなご要望にも、プロとしての知恵でお応えします。
私たちのコスト削減の工夫
🔧 人件費の効率化 必要最小限の人数で設営作業を行うことで、人件費を抑えています。ただし、安全性や作業品質は絶対に妥協しません。経験豊富なスタッフが効率的に動くことで実現しています。
🎨 備品の手作り イベントに必要な装飾や小物の一部を手作りすることで、購入コストを削減できます。例えば、受付の案内板や誘導サインなど、自社で制作できるものは内製化しています。
🤝 協力業者との連携 外部スタッフが必要な大規模イベントでは、信頼できる協力業者に依頼することで、コストを抑えつつ高品質なサービスを提供しています。
先日の岐阜での町内会イベントでは、「限られた予算で最大限のことをしたい」というご要望をいただきました。そこで装飾の一部を手作りし、設営の動線を工夫することで、当初の予算内で理想以上のイベントを実現できました😊
お客様からは「予算が心配だったけど、こんなに立派なイベントになるなんて！」と涙を浮かべて喜んでいただけました。こういう瞬間が、私たちの仕事の一番のやりがいです。
🚚 第3段階：設営準備〜当日に向けた万全の体制づくり
部材の調達はすべてお任せ
契約が決まったら、いよいよ具体的な準備に入ります。
ここでお客様にとって嬉しいニュースがあります。イベントに必要な部材は、ほぼすべて私たちが用意できます🎪
ハル企画の豊富な在庫
- テント(各サイズ)
- カラーコーン
- デコラテーブル
- 椅子
- 照明機材
- 音響設備
- その他多数
「新しくテントを買わなきゃ…」 「レンタル会社を探さなきゃ…」
そんな手間は一切不要です。私たちが豊富に取り揃えている部材を使えば、お客様に新たに購入していただく必要はございません。
特殊な部材も個別に手配します
「うちのイベント、ちょっと特殊な設備が必要なんだけど…」
そんな場合もご安心ください。私たちの倉庫にない資材でも、個別に手配させていただくことが可能です✨
例えば、先月の展示会では特殊なサイズのパーテーションが必要でした。在庫にはなかったのですが、信頼できる業者から取り寄せて、無事にイベントを成功させることができました。
お客様のご要望には、できる限り全力でお応えします。「こんなもの、無理かな…」と思っても、まずは相談してみてください。意外と実現できることが多いんですよ！
スケジュールを明確にします
イベント設営で大切なのは、当日までのスケジュールを明確にすることです📅
私たちは、ご相談から当日の設営・撤収までがスムーズに進むように、フローを明確にしています。
理想的なスケジュール
- イベント1ヶ月前：ご依頼・初回打ち合わせ
- 3週間前：企画確定・見積もり承認
- 2週間前：詳細打ち合わせ
- 1週間前：最終確認
- 前日〜当日：設営作業
- イベント終了後：撤収作業
基本的にはイベント当日の1ヶ月前にはご依頼をいただけるようお願いしております。これは、最高のイベントを実現するために必要な準備期間なんです。
急なイベントにも対応できます
とはいえ、急にイベントが決まることもありますよね。
「来週イベントがあるんだけど、今から間に合う?」
イベントの規模や内容によっては、直前の対応も可能です🏃♂️
先週も、「急遽イベントが決まって困っている」という企業様からご相談をいただきました。通常なら1ヶ月前にご依頼いただきたいところですが、その時はスタッフのスケジュール調整と部材の確保ができたため、3日後のイベントをサポートすることができました。
急なイベントの発生でお困りの方は、ぜひ一度ご相談ください。できる限りのサポートをさせていただきます。
さらに、私たちは年中無休で営業しています。お問い合わせ時間は8:00〜19:00までと長めに設定していますので、お仕事の前後にもご連絡いただけます。フレキシブルな対応が可能ですので、緊急時もご安心ください！
🎯 第4段階：最終確認と当日サポート〜完璧なイベント実現へ
突発的なトラブルも想定しています
イベント当日が近づいてきたら、最終確認の段階に入ります。
正直に言うと、イベント設営には予期せぬトラブルがつきものです。天候の急変、会場の状況変化、参加人数の変更…様々なことが起こり得ます⚡
でも、ご安心ください。私たちには年間150件以上のイベントをサポートしてきた豊富な実績があります。
これまでの経験から、現場で起こりうるトラブルを予測し、事前に対応策を準備しています。突発的な事態にも迅速に対応できるのが、プロの強みです。
実際のエピソードをご紹介しましょう。
三重でのお祭りイベントの時、当日の朝に急に強風が吹き始めました。屋外イベントだったため、テントの安全性が心配されました。
でも私たちは、前日の天気予報を確認して「風が強くなる可能性がある」と予測していたんです。そのため、通常より多めの重しと補強材を用意していました。おかげで、安全にイベントを実施できました👍
こういった「もしも」への備えが、プロとしての価値なんです。
明るい雰囲気でイベントを盛り上げます
イベント設営で、私たちが特に大切にしているのが**「現場の雰囲気」**です😊
基本的にイベントとは、楽しく、思い出に残るものですよね。
だからこそ、私たちスタッフも明るい雰囲気で設営に携わって、より企画を盛り上げていくべきだと考えています。
暗い顔をしたスタッフが黙々と作業している…そんな現場では、イベント全体の雰囲気も沈んでしまいます。
私たちは設営スタッフとの信頼関係を築き、設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めています✨
「ハル企画さんのスタッフは、いつも笑顔で感じがいいですね」
こんな風に言っていただけることが、私たちの誇りです。技術だけでなく、人としての温かさも大切にしています。
当日も安心のサポート体制
イベント当日、企画担当者様は本当に大忙しですよね。
受付対応、来賓対応、進行確認、トラブル対応…やることが山積みです。
そんな中、「設営の心配もしなきゃ…」なんて思わなくて大丈夫です🙆♀️
イベント当日も私たちがサポートします
イベントの実施自体は依頼者様が主体となりますが、当日に私たちのスタッフが同席し、サポートさせていただくことも可能です。
「テントの位置を少し調整したい」 「追加の椅子が必要になった」 「音響のボリュームを変更したい」
こんな当日の細かな要望にも、その場で対応できます。メンバーがイベント中もサポートしますので、安心してイベント運営に集中していただけます。
撤収作業もおまかせください
楽しいイベントが終わった後…実は撤収作業が一番大変だったりします💦
参加者の皆さんを見送り、会場を元通りにする。疲れた体で重い荷物を運ぶ…想像するだけで大変ですよね。
でもご安心ください。撤収作業もすべて私たちにおまかせください。
イベント終了後、お客様は片付けの心配をせずに、参加者との最後の会話を楽しんだり、イベントの振り返りをしたりしていただけます。
私たちがテント、テーブル、機材など、すべての撤収作業を責任を持って行います。会場を借りた時と同じ状態に戻して、お引き渡しします。
先日の愛知でのイベントでは、主催者様から「撤収作業まで任せられて、本当に助かりました。最後まで参加者との交流を楽しめました」と感謝のお言葉をいただきました😊
🌟 まとめ：打ち合わせの質が、イベントの成功を決める
ここまで、イベント設営の打ち合わせについて、4つの段階に分けて詳しくご説明してきました。
第1段階：初めてのご相談 まずはお気軽にご連絡を。メール、電話、対面、お好きな方法でご相談ください。イベントの目的や予算について、率直にお話しいただくことが成功への第一歩です。
第2段階：企画と見積もり 明朗会計で、すべての費用を明確にご提示します。コストダウンの工夫もご提案しながら、最高のイベントを実現する企画を一緒に考えましょう。
第3段階：設営準備 豊富な在庫から必要な部材をご用意。ないものは個別に手配します。スケジュールを明確にして、当日に向けた万全の準備を進めます。
第4段階:最終確認と当日サポート トラブルにも対応できる経験と、明るい雰囲気で現場を盛り上げるスタッフ。当日のサポートから撤収作業まで、すべてお任せください。
ハル企画が選ばれる理由
私たちハル企画は、2022年設立とまだ若い会社です。
でも、だからこそ**「お客様第一」の姿勢**を貫き、一つひとつのイベントに全力で取り組んでいます💪
東海三県で年間150件以上の実績 愛知、岐阜、三重を中心に、多様なイベントをサポートしてきました。老人ホームから大企業まで、幅広いお客様との信頼関係が私たちの財産です。
明朗会計と柔軟な対応 「後から追加費用が…」という不安は一切ありません。限られた予算の中でも、工夫次第で素晴らしいイベントは実現できます。
年中無休のサポート体制 急なイベントでも、まずはご相談ください。8:00〜19:00まで、いつでもお問い合わせをお待ちしています。
明るい雰囲気づくり 技術だけでなく、人としての温かさも大切に。イベントを心から盛り上げたいという想いで、毎回臨んでいます。
初めてのイベント設営でも大丈夫です
「初めてイベント担当になって、何をどうすればいいか分からない…」
そんな不安を抱えている方こそ、ぜひ私たちにご相談ください。
イベント設営のプロとして、一から丁寧にサポートさせていただきます。難しい専門用語を使わず、分かりやすくご説明します。
「こんな基本的なこと、聞いてもいいのかな…」なんて遠慮は不要です。どんな些細な疑問でも、お気軽にお尋ねください✨
あなたのイベントを成功させましょう！
企業イベント、町内会のお祭り、展示会、記念式典…
どんなイベントでも、参加者の笑顔が見られた時、それが一番の成功です😊
その笑顔を生み出すお手伝いをするのが、私たちハル企画の使命です。
愛知、岐阜、三重でイベント設営をお考えの際は、ぜひハル企画にお声がけください。
お客様のご要望には、できる限り全力でお応えします
一緒に、忘れられない素敵なイベントを作りましょう！🎉
ハル企画へのお問い合わせ
- 📧 メールでのご相談：いつでもOK
- 📞 電話でのご相談：8:00〜19:00(年中無休)
- 🤝 対面でのご相談：事前にご予約ください
初回のご相談は無料です。お気軽にお問い合わせください！
※企画書・見積書の作成も無料で承っております ※東海三県(愛知・岐阜・三重)を中心にサービスを提供しています
あなたからのご連絡を、スタッフ一同、心よりお待ちしております！✨
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
🚗 駐車場あり
⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
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