こんにちは!ハル企画です😊
「来月、夏祭りを開催することになったんだけど、設営ってどうすればいいの?」 「イベントの準備、いつから始めればいいんだろう…」
そんなお悩みをお持ちの方、多いのではないでしょうか?
実は、イベント設営を成功させるための大きなポイントが**「いつ依頼するか」**なんです🎯
今回は、東海三県(岐阜・愛知・三重)でイベント設営を手がける私たちハル企画が、なぜイベント当日の1か月前にご依頼いただくことをおすすめしているのか、その理由を詳しくお話しします!
🎪 イベント設営の成功は「時間の確保」から始まる
企業の周年イベント、町内会の夏祭り、自治体の催し物…。規模の大小に関わらず、参加者の皆さんに「楽しかった!」「また来たい!」と思っていただけるイベントを実現するには、魅力的な企画や十分な予算も大切ですが、何より設営のための適切なスケジューリングが欠かせません。
私たちハル企画では、これまで150件以上のイベント設営を手がけてきました。その経験から自信を持って言えることがあります。それは、基本的にイベント当日の1か月前にご依頼いただくことが、お客様にとって最良の結果につながるということです💡
「1か月前なんて、そんなに早く?」と思われるかもしれません。でも、この期間は単なる目安ではないんです。お客様のイベントの質を高め、コストを抑え、あらゆるトラブルに備えるための理想的な準備期間なんですよ。
例えば、ある企業様から「2週間後に急きょ記念イベントを開催することになった」というご相談をいただいたことがあります。私たちは全力で対応しましたが、もし1か月前にご相談いただいていたら、もっと細かい演出の提案や、コストを抑えるアイデアをご提案できたのに…と感じた経験があります😌
このブログでは、なぜ1か月前がベストなのか、その理由を余すことなくお伝えしていきますね!
💰 明朗会計と安心の準備体制を実現します
お金の話は最初にクリアに!
イベント設営でよく聞くお悩みが「結局いくらかかるの?」という費用の不安です。見積もりをもらったら、後から「これは別料金です」なんて言われたら困りますよね💦
ハル企画では、企画書や見積書の提出は無料です!さらに、見積書には部材代、設営費、撤収費、運送費など、必要なものをすべて含めてご提示いたします。追加費用が後から発生して驚いた…なんてことは一切ありません。
でも、これを実現するには時間が必要なんです。
1か月前にご依頼いただければ、じっくりとお客様のご要望をお伺いし、必要な部材をリストアップし、最適な人員配置を計画できます。その結果、正確で透明性の高い見積もりをお出しできるんです📝
逆に、準備期間が短いと、余裕を持った見積もりになってしまったり、急な手配で通常より高くなったりすることも…。お客様の大切な予算を無駄にしたくないからこそ、早めのご相談をお願いしているんです。
スムーズな進行を約束する明確な流れ
「イベント設営って、どんな流れで進むの?」初めての方は特に不安ですよね。
ハル企画では、ご相談からイベント当日の設営、撤収まで、明確なフローを確立しています。この流れに沿って進めることで、混乱やトラブルを最小限に抑えることができるんです✨
打ち合わせは、対面だけでなくメールや電話でも対応可能です。岐阜県内や愛知、三重の遠方のお客様でも、お気軽にご相談いただけます。1か月という期間があれば、お客様のご都合に合わせて複数回の打ち合わせを行い、細部まで詰めていくことができます。
実際に、ある町内会様の夏祭りでは、最初の打ち合わせから3回にわたって内容をブラッシュアップし、当日は住民の皆さんに大変喜んでいただけました🎆 これも、1か月前からじっくり準備できたからこそです!
🛠️ 資材調達の確実性が安心につながります
必要な部材、全部揃えます!
イベントに必要なテント、カラーコーン、デコラテーブル…。日常生活ではあまり使わないこれらの部材、どこで手に入れたらいいのか分からないですよね?
ご安心ください!ハル企画では、これらの部材を豊富に取り揃えています。お客様に新たに購入していただく必要は一切ありません🙌
ただし、特殊なイベントだったり、大量の部材が必要になったりした場合は、弊社の在庫にないものも出てきます。そんな時でも大丈夫!個別に手配させていただくことが可能です。
でも、この「個別手配」には一定のリードタイム(発注から納品までの期間)が必要になるんです⏰
例えば、特定の色のテントが大量に必要な場合や、特殊な形状のステージが必要な場合など。メーカーへの発注、配送の手配、到着後の検品…と、いくつものステップが必要です。
1か月前にご依頼いただければ、こうした特殊な資材の手配も余裕を持って行え、「当日になって足りない!」なんて事態を完全に防げます。これが、お客様に安心していただける理由なんです😌
在庫チェックと予備の確保
もう一つ大切なポイントがあります。それは予備の資材確保です。
イベント当日、突然の強風でテントが破損した、想定より参加者が多くて椅子が足りなくなった…。こんなトラブル、実は珍しくありません。
1か月前から準備していれば、予備の資材を確保しておくことができます。万が一のトラブルにも、慌てず対応できる体制を整えられるんです🛡️
💸 コストを抑える工夫、たくさんあります!
予算が限られていても大丈夫です
「イベントをやりたいけど、予算が…」というお悩み、よく伺います。
予算が限られているイベントにつきましても、ぜひ一度ご相談ください!
ハル企画では、費用を抑えるための様々な工夫を行っています💪
1. 必要最小限の人数で効率的に
設営作業は、必要最小限の人数で行うことで、人件費を極力抑えています。
「少ない人数で大丈夫なの?」と心配される方もいらっしゃいますが、ご安心ください。私たちは150件以上の実績で培ったノウハウがあります。どの作業をどの順番で、何人で行えば最も効率的か、熟知しているんです。
例えば、テント10張の設営なら通常5人で行うところを、私たちなら3人で、しかも同じ時間で完了できます。これも、長年の経験があるからこそ😊
2. 信頼できる協力業者との連携
どうしても外注が必要な場合も、得意先に依頼することでコストを抑えています。
長年お付き合いのある協力業者さんとは、お互いに信頼関係があるため、急な依頼でも柔軟に対応していただけますし、価格面でも融通をきかせていただけることが多いんです。
でも、こうした協力業者さんのスケジュールを押さえるにも、やはり早めの連絡が必要。1か月前なら、ベストな条件で手配できる可能性が高まります📞
3. 手作りでコストダウン
必要な備品の一部を手作りすることで、費用を安価に抑える努力もしています。
例えば、装飾用のフラッグやサインボード、簡単な案内表示などは、既製品を購入するより手作りした方がコストを抑えられることが多いんです🎨
ただし、手作りには時間がかかります。1か月前にご依頼いただければ、こうしたコスト削減策を実行する時間が確保できるというわけです!
運送費も最小限に
イベント設営の隠れたコストの一つが運送費です💰
ハル企画は、主に愛知・岐阜・三重の東海三県のイベントをサポートしています。地域に根ざした活動を行っているからこそ、効率的な運送計画を立てられるんです。
1か月前から計画を立てることで、
- 運送ルートの最適化
- 積載効率の向上
- 複数のイベントの資材を効率よく配送
といった工夫ができ、運送費を最小限に抑えることができます🚚
逆に、直前のご依頼だと、急な配送手配が必要になり、どうしても割高になってしまうことも…。お客様の予算を大切にしたいからこそ、早めのご相談をお願いしているんです。
🎭 多様なイベントに対応してきた実績があります
あらゆるイベントに対応できます
ハル企画は、老人ホーム・病院などの施設、一般企業、町内会、自治体と、幅広い組織・団体様からご依頼をいただいてきました🏢🏥🎪
設営したイベントは、
- 食事会や懇親会
- 夏祭りや地域イベント
- 企業の周年記念イベント
- 上場記念パーティー
- 選挙の事務所設営
など、非常に多岐にわたります。
例えば、ある企業様の創立30周年記念イベントでは、社員200名が参加する大規模なパーティーの設営を担当しました🎉 メインステージ、展示ブース、飲食エリアなど、複雑なレイアウトでしたが、1か月以上前からご相談いただいていたため、細部まで詰めた計画を立てることができ、大成功に終わりました!
また、ある町内会様の夏祭りでは、予算が限られていたため、手作りの装飾を増やしたり、設営の一部を町内会の方々にお手伝いいただいたりと、コストを抑える工夫を一緒に考えました。結果、予算内で素晴らしいお祭りを実現できました🏮
特殊なご要望にも全力で対応します
「こんな変わったレイアウト、できるかな?」 「特殊な演出を入れたいんだけど…」
お客様のご要望は、本当に様々です。私たちは、できる限り全力でお応えします💪
ただし、特殊なレイアウト設計や、複数の部材の組み合わせ方を検討するには、やはり時間が必要です。1か月という期間があれば、お客様のアイデアを形にするための試行錯誤ができるんです。
実際に、「水をテーマにしたイベントにしたい」というご要望に対して、青いテントと白いテーブルクロスを組み合わせたり、手作りの装飾で水の流れを表現したりと、様々な工夫を凝らした事例もあります🌊
🚨 急なご依頼にも対応できる体制があります
直前のご依頼でもあきらめないでください!
ここまで「1か月前がベスト」とお話ししてきましたが、現実には急にイベントが決まることもありますよね。
イベントの規模や内容によっては、直前の対応も可能です!
「来週、急にイベントをすることになって…」 「突然、会場が変更になって設営を依頼したい」
こんな急なイベントの発生でお困りの方は、まずは一度ご相談ください📞
私たちが直前の対応も可能なのは、
- 必要最小限の人数で効率的に作業できる技術
- 豊富な部材ストック
- スタッフや協力業者との強固な信頼関係
- 迅速な連携体制
これらが確立されているからこそなんです💡
実際に、3日前にご依頼いただいた選挙事務所の設営も、無事に対応できた実績があります。ただし、やはり選択肢は限られてしまいますので、可能な限り早めのご相談をおすすめします😌
年中無休でお待ちしています
お客様の緊急事態にも迅速に対応するため、ハル企画は年中無休で営業しています!
お問い合わせ時間は8:00〜19:00まで対応しており、土日祝日でもご連絡いただけます📱
「週末にイベントがあるけど、平日は仕事で連絡できない…」という方も、安心してご相談いただけます。
突発的なトラブルにも対応します
イベント当日、予期せぬトラブルが起きることもあります。
- 急な天候の変化
- 想定より参加者が多い
- 機材の不具合
こんな時でも、私たちの豊富な実績を活かして、現場で迅速に対応いたします🛠️
1か月前からご依頼いただいていれば、こうしたトラブルを事前に予測し、予備の資材や人員配置の計画を立てておけます。でも、もし直前のご依頼でも、経験に基づいた対応力で、お客様をサポートいたします!
初めてイベントを設営される方も、どうぞご安心ください😊
🌟 現場の「明るい雰囲気」を大切にしています
イベントは楽しくなくちゃ!
イベント設営の成功は、スケジュール通りに進むことや、部材が揃っていることだけではありません。現場の雰囲気が、実はとても重要なんです✨
基本的にイベントとは、楽しく、思い出に残るものですよね?
そのイベントをサポートさせていただく私たちスタッフも、明るい雰囲気で設営に携わって、より企画を盛り上げていくべきだと考えています🎊
ある地域のお祭りで、私たちが笑顔で楽しそうに設営していたところ、主催者の方から「スタッフさんたちが楽しそうで、こっちまで気分が上がりました!」と言っていただけたことがあります。この言葉、本当に嬉しかったです😊
信頼関係が良い現場を作ります
早期にご依頼いただくことで、設営に携わるスタッフと事前に信頼関係を築き、設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めています。
複数回の打ち合わせを通じて、お客様のイベントへの思いを理解し、「このイベントを成功させたい!」という気持ちを共有できるんです💪
この信頼関係は、作業効率を高め、結果としてお客様のイベントの質の向上に貢献します。スタッフ同士の連携もスムーズになり、予期せぬ事態にも柔軟に対応できるようになるんです。
当日のサポートもお任せください
イベントの実施自体は、もちろんお客様が主体となります。でも、当日に弊社のスタッフが同席し、サポートさせていただくことも可能です🙋
- 受付の設営と撤収
- 参加者の誘導補助
- 突発的なトラブル対応
- 会場レイアウトの微調整
こうした細かいサポートをさせていただくことで、お客様はイベントの運営に集中できます。
撤収作業についても、おまかせください!イベント終了後、お客様は疲れていらっしゃいますよね。私たちが迅速に撤収作業を行いますので、お客様はイベントの余韻を楽しんでいただけます😌
🗾 東海三県のイベント設営はハル企画にお任せください
岐阜・愛知・三重を中心に活動しています
ハル企画は、主に愛知・岐阜・三重の東海三県のイベントをサポートしています🗾
企業数が多い東海三県では、ありがたいことに多くの団体様からお声掛けをいただいています。地域に根ざした活動を続けてきたからこそ、多くのお客様に信頼していただけているのだと思います。
岐阜県をはじめ、東海エリアの弊社の事務所・倉庫から離れた場所にお住まいの方も、お気軽にご相談いただける体制を整えています📞
実際に、岐阜県の山間部での地域イベントや、三重県の海沿いでのイベントなど、様々な場所での設営実績があります。運送費を抑える工夫をしながら、質の高いサービスを提供しています。
三県以外の方もご相談ください
また、三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます。
特に、隣接する静岡県や滋賀県などでは、対応可能な場合が多いです。まずはお気軽にお問い合わせください!
📞 まずはお気軽にご相談ください!
イベント当日の「1か月前」に設営のご依頼をいただくことは、ハル企画の強みを最大限に発揮し、お客様のイベント成功を確実に導くための理想的なスケジュール感です⏰
岐阜をはじめとする東海三県でイベント設営をご計画の際は、ぜひハル企画にお任せください!
私たちの強み
✅ 明朗会計で安心の費用設定
✅ 明確なフローでスムーズな進行
✅ 特殊な資材も個別に手配可能
✅ 150件以上の実績に基づくノウハウ
✅ コスト削減のための様々な工夫
✅ 年中無休の対応体制(8:00〜19:00)
✅ 突発的なトラブルへの迅速な対応
イベント設営が初めての方も、経験豊富な方も、お客様のご要望にはできる限り全力でお応えします💪
まずはお電話やメールで、お気軽にご相談ください。「こんなイベントをやりたいんだけど、できるかな?」という段階でも大歓迎です!
お客様の「楽しく、思い出に残る」イベントの実現を、私たちハル企画が全力でサポートいたします✨
お問い合わせ、お待ちしています!😊
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
🚗 駐車場あり
⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
📞 お問い合わせ：080-5128-0028
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