こんにちは！ハル企画です 😊
「イベント設営って何から始めればいいの?」「予算が心配…」そんな不安を抱えていませんか?
実は、イベント成功の鍵は企画段階での相談にあります!今回は、年間150件以上の実績を持つ私たちハル企画が、企画の段階で相談していただきたい重要なポイントを詳しくお伝えします 📝
🌟 イベント設営で一番大切なこと
私たちハル企画は、岐阜・愛知・三重の東海三県を中心にイベント設営のお手伝いをしています。年間150件以上のイベントを担当する中で、いつも感じることがあります。
それは「早めの相談が、イベント成功への近道」だということです!
企業の社員総会、町内会の夏祭り、自治体のイベントなど、さまざまなお客様とお仕事をさせていただいていますが、スムーズに進むイベントには共通点があります。それは、企画の段階から私たちプロと情報を共有していること。
逆に、直前になって慌てて準備を始めると、どうしても理想と違う結果になってしまうことも…💦
だからこそ、できるだけ早い段階でご相談いただくことをおすすめしています!
📋 ポイント1：イベントの全体像を詳しく教えてください
どんなイベントを開催されますか?
まず最初にお聞きしたいのが、「どんなイベントを企画されているか」です。
私たちハル企画は、本当に多様なイベントに対応してきました 🎉
楽しいカジュアルなイベント:
- 夏祭りで盆踊りの会場設営
- 会社の忘年会・新年会での大型テント設置
- 地域の食事会でのテーブル・椅子の配置
こういったイベントでは、参加者の皆さんが快適に過ごせるよう、日除けや雨除けのテント配置が重要になります。「暑い日差しの下でも快適に」「急な雨でも安心」という環境づくりがポイントです ☀️🌂
フォーマルなビジネスイベント:
- 企業の社員総会や株主総会
- 展示会やプロダクト発表会
- 周年記念・上場記念パーティー
こちらは、見た目の美しさやスムーズな動線確保が大切。参加者がストレスなく移動できるか、写真映えするか、といった細かい配慮が必要になります 📸
特殊な設営: 選挙事務所の設営なども承っています。こちらは特定の規制があったり、急いで設置する必要があったりと、通常とは違ったノウハウが求められます。
現場の状況も詳しく教えてください!
イベント会場について、できるだけ詳しく教えていただけると助かります。
たとえば:
- 地面は土?コンクリート?芝生?
- トラックで搬入できるルートはある?
- 電源や水道は使える?
- 過去に同じ場所でトラブルはなかった?
「そんな細かいこと…」と思われるかもしれませんが、これがとっても重要なんです!
例えば、以前こんなことがありました。お客様から「普通の広場でのイベント」と聞いていたのですが、実際に下見に行くと地面が柔らかい土で、大型テントのペグ(杭)が効かない状態だったんです。でも、事前に分かっていたので、特殊な固定方法を準備して無事に設営できました 💪
このように、現場の情報を詳しく共有いただくことで、トラブルを未然に防げるんです。
東海三県ならではの強み
私たちは岐阜・愛知・三重を中心に活動しています。この地域には企業も多く、ありがたいことにたくさんのお声がけをいただいています 🙏
地域に根ざして活動しているからこそ、以下のようなメリットがあります:
- その季節の天候パターンを熟知している
- 地域特有のイベント規制に詳しい
- 近隣の協力業者とのネットワークがある
- 移動時間が短く、急な対応も可能
地元の強みを活かして、きめ細やかなサポートをお約束します!
💰 ポイント2：予算の話は遠慮なくしてください
「予算が限られている」は全然大丈夫です!
「テントをレンタルするのって高いんじゃ…」 「購入なんてもっと無理!」
そう思っていませんか?実は、そういったご相談が一番多いんです 😌
だからこそ、はっきりお伝えします。予算が限られていても、まずはご相談ください!
私たちハル企画は、お客様の予算内で最高の設営を実現するため、さまざまな工夫をしています。
コスト削減の具体例:
-
人件費の最適化 👥 設営作業は必要最小限の人数で効率よく行います。無駄な人件費をかけません。例えば、3人でできる作業に5人呼ぶようなことはしません。
-
協力業者との連携 🤝 外部スタッフが必要な場合も、長年お付き合いのある得意先に依頼することで、コストを抑えています。信頼できる業者さんと良好な関係を築いているからこそ、お客様に還元できる価格でサービスを提供できます。
-
手作りでコストダウン ✂️ 必要な備品の一部を手作りすることも。既製品を買うより、安価に、そしてイベントに合わせたオリジナルなものを用意できます。
実際に、町内会のお祭りで予算が厳しかったお客様の例があります。「10万円以内で夏祭りのテントを」というご相談でした。通常なら難しい金額でしたが、小型テントの組み合わせと、装飾の一部を手作りすることで、予算内で素敵な会場を作ることができました!参加者の方々にも大変喜んでいただけました 🎊
料金は全部見えるようにします
「後から追加料金が…」なんて心配、嫌ですよね?
私たちは明朗会計をポリシーにしています!
企画書や見積書は無料で作成し、見積書には必要な項目をすべて明記します:
✅ 部材代(テント、テーブル、椅子など)
✅ 設営費(組み立て作業の費用)
✅ 撤収費(片付け作業の費用)
✅ 運送費(運搬にかかる費用)
これ以外の料金は発生しません!見積書を見れば、全体の費用が一目瞭然です。
「この項目って何?」という疑問があれば、遠慮なく聞いてください。分かりやすく丁寧に説明します 📊
予算が心配な方ほど、早めにご相談いただくことをおすすめします。一緒に予算内で最適なプランを考えましょう!
🛠️ ポイント3：必要な資材について相談しましょう
購入もレンタルも不要です!
イベントに必要な資材って、普段の生活では使わないものばかりですよね。
- テント
- デコラテーブル(長机)
- カラーコーン
- パイプ椅子
- 看板
「これ、全部買わなきゃいけないの?💦」と不安になるかもしれませんが、ご安心ください!
私たちハル企画は、これらの部材を豊富に取り揃えています。お客様が新たに購入したり、レンタルしたりする必要はありません!
企画の段階で「こういう資材が必要」というリストを教えていただければ、私たちのストックで対応できるかすぐに確認します。ほとんどの場合、手持ちの資材でカバーできますよ 👍
「ないもの」も手配できます!
でも、特別な演出をしたい場合や、ちょっと変わったイベントの場合、標準的な資材では足りないこともあります。
そんな時も大丈夫!
私たちの在庫にないものでも、個別に手配できます ✨
例えば、以前こんなご要望がありました: 「会社の創立記念イベントで、特大のウェルカムボードを飾りたい」
通常の看板スタンドでは対応できないサイズでしたが、特別に手配して、素敵なエントランスを作ることができました!写真撮影スポットとして大人気だったそうです 📷
お客様のご要望には、できる限り全力でお応えします!
「こんなこと頼めるかな?」と思ったら、まずは相談してください。不可能と思えることでも、方法を一緒に考えます。
設営から撤収まで、すべておまかせ
設営の流れについても、企画段階で詳しく相談しましょう。
設営当日の流れ:
- 何時から作業開始?
- イベント開始までに完了させる時間は?
- スタッフの動線は確保できてる?
イベント後の撤収:
- 終了後、すぐに撤収開始できる?
- 撤収完了の目標時間は?
- ゴミの処分はどうする?
これらを事前に決めておくことで、当日スムーズに進みます。
そして、撤収作業も私たちにおまかせください!
イベントが終わると、お客様も参加者の方も疲れています。片付けのことまで考えたくないですよね?私たちが責任を持って、元通りにして帰ります 🧹
⏰ ポイント4：スケジュールと雰囲気づくり
急なイベントでも対応します!
基本的には、イベント当日の1か月前までにご依頼いただけると、余裕を持って準備できます。
でも、「来週急にイベントが決まった!」なんてこともありますよね?
大丈夫です。直前の対応も可能です! 🏃♂️
イベントの規模や内容によっては、短期間での準備も承ります。まずはご相談ください。
また、私たちは年中無休で営業しています。お問い合わせ対応時間は8:00〜19:00。土日祝日も関係なく対応していますので、お気軽にご連絡ください 📞
突然のイベント、緊急のご依頼にも、できる限り柔軟に対応します!
イベントは「楽しく、思い出に残るもの」
私たちが一番大切にしていること。それは現場の雰囲気です 🌈
イベントって、本来は楽しいものですよね?参加者の皆さんに「来てよかった!」と思ってもらうのが目的です。
だから、そのイベントをサポートする私たちスタッフも、明るい雰囲気で設営に携わるべきだと考えています!
実際に、設営スタッフが笑顔で作業していると、それを見たイベント関係者の方々も自然と笑顔になります。その雰囲気が、イベント全体を盛り上げていくんです ✨
私たちは、設営に携わるスタッフとの信頼関係を大切にしています。だからこそ、設営から撤収まで、一貫して明るく、前向きな雰囲気で作業ができます。
もし、お客様側で「こういう雰囲気にしたい」「スタッフにはこう振る舞ってほしい」というご希望があれば、ぜひ教えてください。可能な限り対応します!
当日のサポートも充実
基本的に、イベントの実施自体はお客様が主体となります。でも、当日のサポートが必要な場合もありますよね?
私たちができるサポート:
🔹 当日の同席サポート イベント中、私たちのスタッフが会場に待機します。何かトラブルがあっても、すぐに対応できます。
🔹 イベント中のメンバーサポート 受付のお手伝いや、会場整理など、イベント運営のサポートも可能です。
特に、初めてイベントを開催される方には、当日サポートをおすすめしています。「テントが風で飛びそう!」「椅子が足りない!」といった突発的な事態にも、プロがいればすぐに対応できますから 💪
必要なサポート内容は、企画段階でしっかり相談して決めましょう!
🌸 まとめ：まずは相談から始めましょう
ここまで、企画段階で相談していただきたいポイントをお伝えしました。
おさらいすると:
1️⃣ イベントの全体像を詳しく教えてください
2️⃣ 予算の話は遠慮なく、正直に相談してください
3️⃣ 必要な資材について、早めに確認しましょう
4️⃣ スケジュールと雰囲気の希望を聞かせてください
私たちハル企画は、岐阜・愛知・三重の東海三県を中心に、年間150件以上のイベント設営を行っています。その経験と実績を活かして、お客様のイベントを成功に導きます 🎯
打ち合わせ方法も柔軟です:
- 対面での打ち合わせ
- メールでのやり取り
- 電話での相談
お客様のご都合に合わせて対応します!
「イベント設営って難しそう…」 「予算が少ないから無理かな…」 「初めてで何も分からない…」
そんな不安や疑問、すべて私たちにぶつけてください!一つひとつ丁寧にお答えし、一緒に最高のイベントを作り上げます 🌟
年中無休で、皆様からのご連絡をお待ちしています!
まずは、お気軽にご相談ください。小さなことでも大丈夫です。私たちハル企画が、あなたのイベントを全力でサポートします!😊
───────────────────
🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
🚗 駐車場あり
⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
📞 お問い合わせ：080-5128-0028
※営業のお電話はご遠慮ください
💻 公式HPはこちら
✉️ メールでのお問い合わせ
📸 Instagramはこちら
───────────────────
