はじめに:「もったいないけど高い…」そのお悩み、よくわかります😊
企業の周年イベント、町内会の夏祭り、自治体主催の交流会…。
イベントを企画する担当者さまなら、一度は頭を悩ませたことがあるのではないでしょうか。
「テントやテーブル、買うべき?それともレンタル?」
特にテントやカラーコーン、デコラテーブルといった大型の備品は、日常生活ではほとんど使いません。だからこそ「購入するのはもったいない…でもレンタル代も高い…」と感じてしまいますよね。
私たちハル企画は、愛知・岐阜・三重の東海三県で150件以上のイベント設営を手掛けてきました。その経験から言えるのは、多くの組織・団体さまにとって、実は「買う」「借りる」以外に、もっと賢い選択肢があるということです。
この記事では、部材調達の判断基準から、私たちが実践しているコスト削減の工夫まで、プロの視点から詳しくお伝えします。初めてイベントを企画される方も、毎年悩んでいる方も、ぜひ最後までお読みください✨
1. まずは基本!「レンタルvs購入」判断のポイント🤔
使用頻度と保管場所がすべてを決める
イベント部材を「買うか借りるか」を判断する際、最も重要なのが使用頻度と保管スペースです。
たとえば、毎月イベントを開催する企業さまなら、購入も選択肢に入るでしょう。しかし実際には、年に数回程度というケースがほとんどです。
購入した場合に発生する「見えないコスト」
- 大型テントや長机の保管スペース確保
- 倉庫の賃料(月額数万円かかることも)
- 定期的なメンテナンス費用
- 経年劣化による買い替え費用
- 管理にかかる人件費
実は先日も、ある企業さまからこんな相談がありました。
「3年前に夏祭り用のテントを3張購入したんです。でも保管場所がなくて、結局倉庫を借りることに…。年間の賃料を計算したら、毎年レンタルした方が安かったことに気づきました😅」
このように、購入費用だけでなく、その後の維持コストまで考えると、実は割高になるケースが多いのです。
レンタルの落とし穴にも注意
「じゃあレンタルが正解?」と思われるかもしれません。
確かにレンタルは都度費用を払うだけなので、一見お得に見えます。しかし、レンタルにも意外な手間とコストがかかります。
レンタルで発生する手間とコスト
- 毎回の業者選定と見積もり依頼
- 配送日時の調整
- 受け取り・返却の立ち会い
- 返却時の清掃や梱包
- 延滞料金のリスク
特に年に数回イベントを開催する組織では、毎回この作業が発生します。担当者さまの工数を時給換算すると、決して安くない「隠れた人件費」になっているんです。
さらに、レンタル品は使用感があったり、希望の色や形が在庫切れだったりすることもあります。イベント直前に「思っていたものと違う!」となるリスクも考えなければなりません💦
2. プロが最も重視するのは「安全性」と「品質」です🛡️
安価な部材が招く本当のリスク
コストを抑えたいあまり、ネット通販で格安のテントやテーブルを購入される団体さまもいらっしゃいます。
しかし、イベント設営のプロとして最も懸念するのが、部材の品質と安全性です。
実際にあったトラブル事例
昨年、ある町内会さまから緊急の相談がありました。ネットで購入した格安テントが、設営当日の強風で骨組みが曲がってしまったそうです。幸い怪我人は出ませんでしたが、イベント開始2時間前の出来事で、大慌てで代替品を手配することになりました。
テントやカラーコーンは、ただの飾りではありません。参加者の安全を守る重要な設備なんです。
特にテントは、急な雨や強風から人々を守る役割があります。骨組みの強度が不十分だったり、固定が甘かったりすると、転倒や破損のリスクが高まります。
カラーコーンも同様です。視認性の低い安価な製品では、参加者の動線管理がうまくいかず、転倒事故につながる可能性があります。
プロが選ぶ部材の基準
私たちハル企画では、150件以上の設営経験から、多様な現場環境に対応できる高品質な部材を厳選してストックしています。
選定基準は以下の通りです:
- 耐久性:繰り返しの使用に耐える強度
- 安全性:JIS規格や業界基準を満たす品質
- 視認性:遠くからでも目立つ色とデザイン
- 可搬性:運搬時の扱いやすさ
- メンテナンス性:定期点検と修理のしやすさ
特に屋外イベントでは、天候の変化が予測できません。晴天予報でも急に強風が吹くこともあります。そんな時でも安心していただけるよう、常に最良の状態に保たれた部材をご用意しています☀️☔
3. 突発的なトラブルに強いのはプロの「対応力」⚡
イベント当日は予期せぬことが起こります
イベント設営を150回以上経験して痛感するのは、予定通りに進むイベントの方が珍しいということです。
こんな経験、ありませんか?
- 当日朝、急に雨予報に変わった☔
- 参加者が予想より多く、テーブルが足りない!
- レイアウトを変更したら、導線が悪くなった
- テントの固定ペグが硬い地面に刺さらない
このような突発的なトラブルに、自前の部材だけで対応するのは非常に困難です。
実際の対応事例をご紹介
ケース1:急な天候変化への対応
ある企業さまの屋外イベント。開催3時間前に急な雨予報が入りました。当初予定していたテント数では不十分と判断し、すぐに追加テントを手配。参加者全員が雨に濡れることなくイベントを楽しんでいただけました。
ケース2:参加者増加への迅速な対応
自治体主催の交流イベント。予想を大きく上回る来場者数となり、急遽デコラテーブルと椅子を追加。弊社の倉庫在庫から30分で現場に届け、スムーズに会場を拡張できました。
このような対応が可能なのは、豊富な部材ストックがあり、かつ現場経験が豊富なスタッフがいるからです。
レンタル会社に追加依頼をしても、当日配送は難しいケースがほとんど。自前で購入した部材だけでは、そもそも対応できる選択肢が限られてしまいます。
私たちは部材の豊富さだけでなく、長年の経験から「次に何が必要になるか」を予測する力も持っています。この予測力こそが、イベントを成功に導く大きな要素なんです🎯
4. 実は「買わない・借りない」が最適解!私たちの提案💡
充実した部材ストックで手間とコストをゼロに
ここまでお読みいただき、「結局どうすればいいの?」と思われたかもしれません。
私たちハル企画がご提案する答えは、シンプルです。
テントやカラーコーン、デコラテーブルなど、新たに購入していただく必要はありません。
なぜなら、これらの部材は私たちが豊富に取り揃えているからです。
お客さまに部材を購入していただくことも、毎回レンタル会社を探していただく手間も不要。設営から撤収まで、すべて私たちにおまかせいただければ、以下のメリットがあります:
お客さまが解放されること
- 初期投資ゼロ:高額な部材購入費用が不要
- レンタル手続きゼロ:業者選定や返却の手間なし
- 保管場所の確保ゼロ:イベント後の保管・管理不要
- メンテナンス不要:劣化や破損の心配なし
- 廃棄処分の心配なし:不要になった部材の処分費用もゼロ
ある老人ホームの施設長さまからは、こんな声をいただきました。
「以前は毎年、夏祭りの度にレンタル会社を探して、見積もりを取って…という作業に2週間かかっていました。ハル企画さんにお願いするようになってからは、相談一本で全部揃う。本当に楽になりました😊」
「ないもの」にも対応できる柔軟性
さらに、私たちのストックにない特殊な部材が必要な場合でも、個別に手配させていただくことが可能です。
たとえば過去には、こんなご要望にもお応えしました:
- 企業カラーに合わせた特注テント
- 車椅子対応の低いテーブル
- 和風イベント用の提灯やのれん
- 音響・照明機材の同時手配
「こんなもの、頼んでも無理だろうな…」と思われるようなご要望でも、まずはお気軽にご相談ください。お客さまのイベントを成功させるために、できる限り全力でお応えすることが私たちのポリシーです✨
5. 明朗会計で安心!予算管理がしやすい見積もり体制📊
後から追加費用が発生しない安心感
部材調達で悩む理由のひとつに、「結局いくらかかるの?」という不透明さがあります。
レンタルでも購入でも、思わぬところで追加費用が発生することがありますよね。
- 配送料が別途必要だった
- 設営費用は含まれていなかった
- 返却時のクリーニング代を請求された
- 延滞料金が高額だった
私たちハル企画では、明朗会計を徹底しています。
お見積書には、以下をすべて含めてご提示します:
- 部材代(テント、テーブル、椅子など)
- 設営費用
- 撤収費用
- 運送費
- その他必要経費
企画書や見積書の提出は無料です。複数プランを比較検討したい場合も、遠慮なくお申し付けください。
ある町内会の会計担当者さまから、こんな感想をいただきました。
「他社は『基本料金〇〇円~』という表記で、最終的にいくらになるか不安でした。ハル企画さんは最初から全部込みの金額を出してくれるので、予算会議で承認を得やすかったです!」
見積書を見て、「あれ?こんなに安くていいの?」と驚かれることも多いんです。次の章で、その理由をお話しします😊
6. コストを抑える私たちの工夫と努力🔧
人件費を極力抑える効率化戦略
イベント設営費用の大部分を占めるのが、実は人件費です。
だからこそ私たちは、無駄な人件費を削減する工夫を重ねています。
必要最小限の人数で最大の成果を
設営作業は、必要最小限の人数で行うことを基本方針としています。
「人数を減らして大丈夫?」と心配されるかもしれませんが、これは決して「手抜き」ではありません。
スタッフ間の連携がスムーズで、設営フローが明確だからこそ実現できることです。私たちのチームは長年一緒に仕事をしているメンバーが多く、お互いの動きを熟知しています。だから、最少人数でも高品質な設営が可能なんです。
さらに、外注スタッフが必要な大規模イベントでは、長期的な信頼関係のある協力業者に依頼しています。信頼できるパートナーだからこそ、適正価格で高品質なサービスを提供してもらえるのです🤝
手作りの工夫で「もったいない」を解消
購入もレンタルも非効率な備品については、手作りで対応することもあります。
たとえば:
- 案内看板や表示パネル
- 装飾用のガーランドや飾り付け
- 受付用の小物やトレー
- 簡易的な仕切りや目隠し
「プロなのに手作り?」と思われるかもしれませんが、これもコストを抑えるための大切な工夫です。
お客さまの「もったいないし高い」という感覚に寄り添い、限られた予算の中で最大限の成果を出す。それが私たちの使命だと考えています💪
明るい雰囲気が作業効率を高める
実は、コスト削減において「雰囲気」も重要な要素です。
イベントとは本来、楽しく、思い出に残るものですよね。そのイベントをサポートする私たちスタッフも、明るい雰囲気で設営に携わることを心がけています。
なぜなら、スタッフ間の信頼関係と明るいコミュニケーションが、作業効率を大きく向上させるからです。
ピリピリした雰囲気の現場では、小さなミスが増え、結果的に時間がかかってしまいます。一方、信頼関係に基づく円滑な作業は、無駄な作業時間を削減し、設営コストの抑制につながるのです。
お客さまからも「スタッフさんたちが楽しそうに作業してくれて、こちらまで嬉しくなりました!」というお声をいただくことが多く、私たちの誇りでもあります✨
7. 愛知・岐阜・三重で150件以上!地域密着の実績🏢
多様なイベント経験が対応力の源
私たちハル企画は2022年の設立とまだ歴史は浅いですが、これまでに150件以上のイベント設営を手掛けてきた実績があります。
ご依頼いただいた組織・団体さまも多様です:
- 老人ホームや病院などの医療・福祉施設
- 製造業やIT企業などの一般企業
- 地域の町内会や自治会
- 市役所や県庁などの自治体
設営させていただいたイベントも、本当に多岐にわたります:
- 施設での食事会や季節のイベント
- 地域の夏祭りや盆踊り大会
- 企業の周年記念パーティー
- 上場記念セレモニー
- 選挙事務所の開設・運営
- スポーツイベントや物産展
これだけ多様な現場を経験してきたからこそ、どんなご要望にも柔軟に対応できる力が身についています。
たとえば、老人ホームのイベントでは、車椅子や歩行器の動線を考慮したレイアウトが必要です。一方、企業の周年イベントでは、企業イメージに合わせた洗練された設営が求められます。
このように、お客さまの属性やイベントの目的に応じて、最適な提案ができるのが私たちの強みです🎪
スムーズな設営フローで当日も安心
「初めてイベントを企画するから、何から始めればいいか分からない…」
そんな不安をお持ちの方も、どうぞご安心ください。
私たちは、ご相談から当日の設営・撤収まで、フローを明確にしております。
イベント実現までの流れ
- お問い合わせ:電話・メール・フォームから気軽にご相談
- ヒアリング:イベントの目的や規模、ご予算をお伺い
- 企画書・見積書のご提出(無料)
- 打ち合わせ:対面・メール・電話など、ご都合に合わせて対応
- 最終確認:レイアウトや当日の流れを確認
- 設営:前日または当日朝に設営完了
- イベント当日:必要に応じてスタッフが同席しサポート
- 撤収:イベント終了後、すみやかに撤収・原状復帰
イベントの実施自体は主催者さまが主体となりますが、当日に弊社のスタッフが同席し、サポートさせていただくことも可能です。
「テントが急に傾いた!」「誘導が上手くいかない!」といった小さなトラブルにも、その場で対応できるので安心です😊
8. 愛知以外の方もお気軽に!広域対応と年中無休体制📞
東海三県どこでも対応します
私たちの拠点は愛知県ですが、愛知・岐阜・三重の東海三県全域に対応しています。
「うちは岐阜の山間部だから無理かな…」 「三重の端っこだけど来てもらえる?」
そんな心配は不要です!
企業数が多い東海三県では、ありがたいことに多くの団体さまからお声掛けをいただいています。事務所や倉庫から離れた場所でも、まずはお気軽にご相談ください。
実際、岐阜県の山間部での地域イベントや、三重県の沿岸部での企業イベントなど、幅広いエリアで設営実績があります🚚
三県外の方も諦めないでください
さらに、三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます。
特に隣接する静岡県、長野県、滋賀県などからのご依頼にも対応した実績があります。
「遠いから無理だろう…」と諦める前に、ぜひ一度ご相談ください。イベントの規模や内容によっては、柔軟に対応させていただきます。
年中無休で急なご相談にも対応
イベントは土日祝日に開催されることが多いですよね。
だからこそ、私たちは年中無休で営業しています!
お問い合わせ対応時間:8:00~19:00(年中無休)
「週末のイベントだけど、平日は仕事で相談できない…」 「急に来月イベントが決まったけど、まだ間に合う?」
そんな急なご相談にも、フレキシブルに対応いたします。
特にイベント直前の駆け込みご相談も大歓迎です。これまでの経験から、短期間でも最適な設営プランをご提案できる自信があります💪
まとめ:イベント成功の第一歩は「プロへの相談」から🌟
ここまで、イベント部材の調達について、購入やレンタルの判断基準から、私たちハル企画が提供する解決策までお伝えしてきました。
最後にもう一度、重要なポイントをまとめます。
部材を賢く調達するための3つのポイント
-
使用頻度と保管コストを総合的に判断する
- 年数回のイベントなら、購入は非効率
- レンタルも毎回の手間とコストがかかる
-
安全性と品質を最優先する
- 格安品は事故リスクが高い
- プロが選ぶ高品質な部材が安心
-
突発的なトラブルへの対応力を重視する
- 当日の天候変化や参加者増加に対応できるか
- 経験豊富なプロのサポートがあるか
そして、これらすべてを解決する最適解が、プロの充実したストックを活用することです。
私たちハル企画なら:
✅ テント、カラーコーン、デコラテーブルなど、新たな購入不要
✅ 150件以上の実績に基づく安心の品質と対応力
✅ 明朗会計で予算管理がしやすい
✅ 設営から撤収まで一貫サポート
✅ 愛知・岐阜・三重の東海三県、年中無休で対応
「イベント設営って難しそう…」 「予算が限られているけど大丈夫?」 「初めてで何から相談すればいいか分からない…」
どんな不安や疑問も、まずはお気軽にご相談ください。
お電話一本、メール一通で、イベント成功への第一歩が始まります😊
あなたのイベントを成功させるために、私たちハル企画が全力でサポートいたします!
───────────────────
🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
🚗 駐車場あり
⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
📞 お問い合わせ：080-5128-0028
※営業のお電話はご遠慮ください
💻 公式HPはこちら
✉️ メールでのお問い合わせ
📸 Instagramはこちら
───────────────────
