🚨 イベント設営で「いくらかかるかわからない」という不安を抱えていませんか？

企業のご担当者様、町内会の役員の皆様、施設の管理者の方々、そして自治体の職員さん。イベント設営を外部に委託する際、こんな心配をしたことはありませんか？

「最終的にいくらかかるの？」 「見積書に書いていない費用が後から請求されるんじゃ…」 「予算オーバーしてしまったらどうしよう」

私たちハル企画は、愛知・岐阜・三重の東海三県を中心にイベント設営サービスを提供している会社です。2022年に設立したばかりの新しい会社ですが、すでに150件以上のイベント設営を手がけ、多くのお客様から信頼をいただいています 💪

実は、イベント設営業界では「隠れたコスト」や「追加費用」が発生しやすいという問題があります。でも、ご安心ください！ハル企画では2023年4月10日に「安心できる明朗会計」という取り組みを公表し、費用の透明性を徹底的に追求しています。

この記事では、私たちがどのようにして「部材代・設営費・撤収費・運送費」の4つの主要費用を明確にし、お客様に安心してイベント準備を進めていただけるかを詳しくご説明します。読み終わる頃には、「なるほど、これなら安心してお任せできる！」と思っていただけるはずです 😊

💰 ハル企画の「安心できる明朗会計」って何？

📋 すべての費用を最初から開示する仕組み

「安心できる明朗会計」とは、簡単に言うと「イベントにかかる費用をすべて含めて、最初に明確にお伝えする」ということです。

一般的なイベント設営会社では、こんなことがよくあります：

• 基本料金は安いけれど、後から「特殊作業費」が追加される
• 運送費が「実費精算」で、当日まで正確な金額がわからない
• 撤収作業の時間が延びて、追加料金が発生する

でも、ハル企画では違います！お客様が計画の初期段階から安心して検討を進められるよう、企画書や見積書の提出は完全無料 🎯 そして、その見積書には必要な費用がすべて含まれているんです。

🌟 豊富な実績に基づく正確な見積もり

「でも、新しい会社で本当に大丈夫？」と思われるかもしれませんね。確かに2022年設立とまだ歴史は浅いですが、私たちはこれまでに：

• 老人ホームや病院などの施設イベント
• 一般企業の周年記念パーティー
• 町内会の夏祭り
• 自治体の地域イベント
• 選挙事務所の設営

など、非常に幅広いジャンルのイベント設営を150件以上手がけてきました。

この多様な経験があるからこそ、「こんな特殊な設営では追加費用が発生しやすい」「この規模なら人件費はこのくらい」といった予測が正確にできるんです。つまり、見積もりの段階で隠れたコストもすべて計算に入れることができるということですね 📊

実際に、昨年担当させていただいた企業の創立50周年記念イベントでは、「屋外テントの設営で雨対策が必要になるかも」という可能性まで含めて見積もりを作成し、当日も追加費用は一切発生しませんでした。お客様からは「本当に最初の見積もり通りの金額で済んで助かった」というお声をいただいています。

🛠️ 【見積もり内訳①】部材代：「購入・レンタル費用が高い…」の悩みを解決！

💸 よくある部材調達の悩み

イベント設営の準備で、多くの方が頭を抱えるのが部材の調達です。

「テントを買うのはもったいないけど、レンタルも意外と高い…」 「カラーコーンやデコレーテーブルなんて、普段使わないのに買うの？」 「一回だけのイベントのために、こんなにお金をかけていいの？」

こんな声をよく聞きます。実際に、某町内会の夏祭りを企画されていた役員の方は、「テントだけで10万円もかかるなら、今年は規模を縮小するしかない…」と悩まれていました。

🏪 豊富な在庫で新規購入は不要

でも、ハル企画にお任せいただければ、そんな心配は無用です！私たちの倉庫には、イベントで必要になる部材を豊富に取り揃えています：

• 各種サイズのテント（2m×2m〜大型テント）
• テーブル・椅子（折りたたみ式、長机、丸テーブル等）
• 音響設備（マイク、スピーカー、アンプ）
• 照明器具（投光器、装飾ライト）
• 安全用品（カラーコーン、バリケード）
• 装飾用品（のぼり、看板、飾り付け用品）

これらの充実した在庫を活用することで、お客様に新たに購入していただく必要はありません。見積書に記載される部材代は、この効率的なレンタル費用に基づいているため、市場価格よりもずっとお安く提供できるんです 🎪

🔧 特殊な備品も柔軟に対応＆手作りのススメ

「でも、うちのイベントは特殊で、普通にはない備品が必要なんです…」

大丈夫です！弊社の在庫にない特殊な備品についても、個別に手配させていただくことが可能です。例えば、先日のお客様では「昭和レトロな装飾」というご要望があり、専門の装飾会社と連携して理想的な会場を作り上げました。

さらに、予算を安く抑えたいというお客様には、「手作り」という選択肢もご提案しています。

実際のエピソードをご紹介しますね。ある企業の歓送迎会で、「桜の装飾」をご希望でしたが、予算が限られていました。そこで、「造花の桜を使って、スタッフの皆さんで手作り装飾をしませんか？」と提案したところ、「それいいね！みんなでワイワイ作るのも楽しそう」ということになりました。

結果的に、装飾費用は3分の1に抑えられ、しかも「手作りの温かみがあって、買った装飾より良かった」と大好評でした 🌸

このように、必要な備品については手作りすることで、イベント設営費用を大幅に安く抑えることができます。私たちは、単に部材を提供するだけでなく、お客様と一緒にコスト削減のアイデアを考える、そんなパートナーでありたいと思っています。

👷‍♂️ 【見積もり内訳②】設営費：人件費を徹底的に抑える工夫と効率化

💼 設営費の内訳と私たちの工夫

設営費とは、主に会場を構築するための作業スタッフの人件費と作業費用のことです。一般的に、イベント設営で最も金額が大きくなるのがこの部分なんですね。

でも、ハル企画では「必要最小限の人数で設営作業を行うことで、極力人件費を抑える」という方針を徹底しています。

「え？少ない人数で大丈夫なの？」と心配になりますよね。でも、実はここに私たちの大きな強みがあるんです 💪

🎯 明確なフローで無駄を完全排除

多くの人が関わるイベント設営では、「思うように進まない」ということがよくあります。

• 「あれ？この資材はどこに置くんだっけ？」
• 「音響の配線、誰がやることになってたっけ？」
• 「テントの設営順序が決まってない…」

こんな状況になると、10人いても5人分の作業しか進まない、なんてことも珍しくありません。

でも、ハル企画では「ご相談からイベント当日の設営・撤収までがスムーズに進むように、フローを明確にしています」。

具体的には：

1. 事前打ち合わせで詳細な設営図面を作成
2. 作業手順書を作成し、各スタッフの役割を明確化
3. 時系列に沿った作業スケジュールを共有
4. 緊急時の対応手順も事前に決定

この明確なフローがあることで、少人数でも迅速かつ効率的に作業を進めることができるんです。

🚨 豊富な実績による迅速なトラブル対応

イベント設営では、突発的なトラブルがつきものです。

• 雨が降ってきて、屋外設営の予定変更が必要
• 音響機器が不調で、急遽代替品が必要
• 会場の都合で、設営レイアウトの変更が必要

こうしたトラブルが発生すると、通常は作業が中断し、人件費が膨れ上がってしまいます。

しかし、私たちは150件以上の豊富な実績を生かして、現場で起こる突発的なトラブルにも迅速に対応できます。「このトラブルなら、前に○○のイベントで経験したから、こうすれば解決できる」という引き出しをたくさん持っているんですね 🧰

実際に、先月の企業イベントでは、設営開始直前に「会場の電源容量が予想より少ない」というトラブルが発生しました。でも、過去の経験から「この場合は分散配置で対応できる」とすぐに判断し、30分で問題を解決。予定通りの時間で設営を完了できました。

🤝 信頼関係による外注コストの最適化

大規模な設営や特殊な技術が必要な場合は、外部のスタッフに依頼することもあります。

でも、ハル企画では「得意先に頼むことで、よりコストを抑えた設営を実現しています」。

これは、長年の付き合いがある信頼できる協力会社とのネットワークがあるからこそ実現できることです。一見さんの会社が依頼するよりも、ずっとリーズナブルな価格で高品質な作業を確保できるんです。

例えば、音響・照明の専門スタッフが必要な場合、一般的には1日3万円程度かかりますが、私たちの協力会社なら2万円で対応してもらえます。この1万円の差額も、すべてお客様への価格メリットとして還元しています 🎵

🧹 【見積もり内訳③】撤収費：面倒な後片付けもすべてお任せ！

😰 撤収作業でよくある困りごと

楽しいイベントが終わった後の撤収作業。実は、これが一番大変だったりするんですよね。

「設営は業者さんにお任せしたけど、片付けは自分たちで…」 「イベントで疲れているのに、重いテントを片付けるなんて…」 「明日から通常業務なのに、撤収が深夜までかかってしまった」

こんな経験をされた方も多いのではないでしょうか？

また、撤収作業中にこんなトラブルが発生することも：

• 撤収に予想以上に時間がかかり、会場の延長料金が発生
• 不慣れな撤収作業で備品を破損してしまった
• 撤収作業員の追加が必要になり、予期しない費用が発生

🎯 設営から撤収まで一貫したサービス

ハル企画では「面倒な撤収作業もお任せください」！撤収作業にかかる費用も、最初の見積書にすべて含まれています。

私たちのサービスの特徴は、設営から撤収まで一貫したフローで対応することです。設営時にスタッフが「撤収しやすい配置」を考えて作業するので、撤収時間も大幅に短縮できるんです。

具体的には：

1. 設営時に撤収ルートを確保
2. 分解しやすい組み立て方法を選択
3. 撤収時の作業手順を設営時に決定
4. 撤収用の資材配置も事前に計画

この一貫したアプローチにより、撤収時間は一般的な業者の約60%に短縮できています ⚡

🌟 明るい雰囲気での効率的な撤収

撤収作業というと、どうしても「疲れた、早く終わらせたい」という雰囲気になりがちです。

でも、ハル企画のスタッフは撤収作業も「明るい雰囲気で作業できるように努めています」。設営に携わるスタッフとは信頼関係を築き、円滑なコミュニケーションを保ちながら効率的に作業を進めます。

実際に、お客様からよくいただくお声があります：

「撤収作業なのに、スタッフの皆さんが楽しそうに作業していて、こちらまで気持ちよくなりました」 「疲れていたのに、明るいスタッフさんのおかげで最後まで良い気分でした」

この明るい雰囲気は、実は効率化にも大きく貢献しているんです。チームワークが良いと作業ミスが減り、結果的に撤収時間も短くなる。そうすると人件費も抑えられるという、良い循環が生まれています 😊

👥 イベント中のサポートも可能

「撤収だけでなく、イベント中もサポートしてもらえるの？」

はい、もちろんです！イベントの実施自体はお客様が主体となりますが、ご要望に応じて当日に弊社のスタッフが同席し、サポートさせていただくことも可能です。

例えば：

• 受付のお手伝い
• 音響機器の操作サポート
• 緊急時の対応
• 会場整理のお手伝い

これらのサポートも含めて、事前に費用を明確にお伝えします。当日になって「あ、これもお願いします」「追加料金はいくらになりますか？」といった心配は不要です 🛡️

🚛 【見積もり内訳④】運送費：地域密着だからこそ実現できる透明性

📦 運送費でよくある「あるある」トラブル

運送費について、こんな経験はありませんか？

「運送費は実費で後日精算と言われたけど、結局いくらになるの？」 「ガソリン代の高騰で、予想以上に運送費が高くなってしまった」 「遠方からの運送で、思った以上に費用がかかった」

運送費は変動要素が多いため、「実費精算」という形で曖昧にされがちな費用項目です。でも、予算管理をする立場としては、事前に正確な金額を知りたいですよね。

🗾 東海エリア密着の強み

ハル企画は「愛知・岐阜・三重の東海三県のイベントをサポートしている」地域密着型の会社です。

東海三県は企業数が多く、「ありがたいことに多くの団体様からお声掛けをいただいているのが現状」です。この地域に根ざしているからこそ、運搬ルートを熟知し、効率的な配送計画を立てることができるんです 🗺️

具体的なメリットとしては：

• 最適ルートの選択：渋滞ポイントや時間帯を考慮した効率的なルート
• 往復の最適化：複数のお客様の配送をまとめることでコスト削減
• 地域情報の活用：道路工事や交通規制の事前把握
• 燃料費の安定化：定期的な配送による燃料コストの平準化

これらの工夫により、運送費を市場価格より約20%削減できています。そして、その削減効果はすべてお客様に還元されているんです 💰

🌏 広域対応も明確な料金設定

「でも、うちは三県外なんですが…」

ご安心ください！ハル企画は「三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます」。

広域対応の場合の運送費も、見積書に明確に記載します：

• 基本運送費：車両1台あたりの基本料金
• 距離別加算：距離に応じた燃料費・高速道路代
• 時間別加算：長距離運送に伴う人件費
• 特殊対応費：フェリー利用や特殊ルートの場合

例えば、静岡県のお客様の場合：

• 基本運送費：15,000円
• 距離別加算：8,000円
• 合計：23,000円

このように、事前にすべての要素を計算して、明確な金額をお伝えします。「後から追加で請求される」という心配は一切ありません 📋

実際に、昨年は静岡、長野、福井のお客様にもサービスを提供し、すべて事前の見積もり通りの金額で完了しています。

🎪 ハル企画の総合サポート体制：明朗会計を支える3つの柱

💪 予算に合わせた柔軟な提案力

「予算が限られているんですが、何とかなりませんか？」

こんなご相談をよくいただきます。ハル企画では「予算が限られているイベントにつきましても、ぜひ一度ご相談ください」というスタンスで、あらゆる工夫を凝らしてお客様の予算内で最高のイベントを実現します。

予算削減の具体的手法：

1. 必要最小限の人数での設営

   • 1人で複数の作業を担当
   • 効率的な作業分担による時間短縮

2. 手作り備品の推奨

   • お客様参加型の装飾作り
   • 材料費のみで高品質な装飾を実現

3. 部材の工夫

   • 汎用性の高い備品の活用
   • 既存備品のアレンジ活用

4. スケジュール調整

   • 平日開催による料金優遇
   • 繁忙期外での開催提案

実際のエピソードをご紹介します。ある町内会様から「夏祭りの予算が去年の半分になってしまった」というご相談がありました。通常なら20万円規模のイベントを10万円でできないかというご相談です。

そこで私たちが提案したのは：

• テントは小型のものを多数使用（大型テントより安価）
• 音響は住民の方の持ち込み機器を活用
• 装飾は子供会の皆さんに手作りしてもらう
• 設営は住民の方々と一緒に行う

結果的に、予算内で開催でき、「みんなで作り上げた感」も生まれて、過去最高に盛り上がったそうです 🎉

🤝 フレキシブルな対応力

ハル企画は「フレキシブルな対応が可能」であることを公表しており、お客様の準備スケジュールに合わせて柔軟に対応します。

対応の柔軟性：

• 打ち合わせ方法：対面・メール・電話・オンライン会議
• 時間調整：早朝・夜間・休日の打ち合わせも可能
• 直前対応：イベントの規模や内容によっては直前の対応も可能
• 変更対応：企画変更や規模調整にも柔軟に対応

「来週急にイベントをやることになったんですが…」 「予定していた会場が使えなくなって、急遽変更になりました」 「参加者数が予想の2倍になってしまいました」

こんな「急なイベントの発生でお困りの方」も、ぜひご相談ください。150件以上の実績で培った対応力で、最適なソリューションをご提案します ⚡

🕐 年中無休の安心サポート

「土日しか時間が取れないんです」 「平日の夜しか連絡できません」

大丈夫です！ハル企画は年中無休で皆様のお問い合わせに対応しております（お問い合わせ時間 8:00～19:00）。

サポート体制の特徴：

• 年中無休対応：土日祝日も営業
• 長時間対応：朝8時から夜7時まで
• 複数チャネル：電話・メール・FAX対応
• 迅速レスポンス：お問い合わせから24時間以内の回答

「急ぎの相談があるけど、今日は日曜日だしな…」という心配は不要です。私たちにとって、お客様のイベント成功が最優先。曜日や時間に関係なく、全力でサポートいたします 📞

また、お問い合わせいただく際は：

• 具体的な日程（決まっていなくても大まかな時期でOK）
• イベントの規模（参加予定人数）
• 会場の情報（屋内・屋外、広さなど）
• 大まかな予算感
• 特別な要望

これらをお教えいただけると、より具体的で正確なご提案ができます。「まだ何も決まっていないんですが…」という段階でも大丈夫。一緒に企画を考えていきましょう！

🎊 まとめ：費用不安ゼロで、最高のイベントを実現しませんか？

ここまで長い記事をお読みいただき、ありがとうございました！

ハル企画が提供する「安心できる明朗会計」について、詳しくご理解いただけたでしょうか？

私たちのサービスをもう一度まとめると：

✅ 部材代：豊富な在庫で新規購入不要、手作り提案でさらに節約
✅ 設営費：最小人数＋明確フローで効率化、トラブルにも迅速対応
✅ 撤収費：面倒な後片付けもすべてお任せ、一貫したフローで効率化
✅ 運送費：地域密着の強みを活かした透明性の高い料金設定

これらすべてを含めた無料の見積もりを提示し、「後から追加料金が…」という不安を根本から解消します 🛡️

2022年設立以来、150件以上の豊富な実績と、徹底したコスト効率化により、老人ホーム・病院・企業・町内会・自治体など、幅広いお客様のご要望に全力でお応えします 💪

愛知・岐阜・三重を中心とした東海エリアでのイベント設営において、もう費用の心配をする必要はありません。代わりに、イベントの内容や参加者の皆様に喜んでいただくための企画に、時間と労力を集中してください。

私たちハル企画は、お客様が安心してイベント準備を進められる環境を提供し、当日は参加者の皆様に最高の体験をしていただけるよう、全力でサポートいたします ✨

「まずは相談だけでも…」という方も大歓迎です！

お気軽にお問い合わせください 📞

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📞 お問い合わせ窓口（年中無休）

• 電話番号：080-5128-0028
• お問い合わせ時間：8:00～19:00
• 対応エリア：愛知・岐阜・三重（その他地域もご相談ください）
• 見積もり：完全無料

あなたのイベントを成功に導くパートナーとして、ハル企画をお選びください！きっと「相談して良かった」と思っていただけるはずです 🎪✨

皆様のイベントが素晴らしい思い出となりますよう、ハル企画一同、心よりお待ちしております！ ✨

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🌸 ハル企画 🌸

代表：山田 通崇

🏢 事務所：岐阜県多治見市中町

🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18

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⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00

📅 定休日：年中無休

📞 お問い合わせ：080-5128-0028

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