イベントを開催したいけれど、「設営費用が心配…」「予算オーバーしちゃうかも💦」そんな悩みを抱えていませんか？

こんにちは！愛知・岐阜・三重の東海三県でイベント設営を承っております、ハル企画です😊

今回は、私たちが実際に行っている「コストを抑えた設営の秘訣」について、具体的な事例とともにお話しします。特に注目していただきたいのは、私たちが誇る「得意先連携戦略」です✨

「設営費用を抑えたいけど、品質は落としたくない」という皆様のお悩みに、実績150件以上の経験からお答えします！

🎯 なぜイベント設営費用は高くなってしまうの？その原因と解決策

イベント設営の「お金がかかる理由」を知っていますか？

「イベントの見積もりを取ったら思った以上に高くて驚いた！」という経験はありませんか？実は、イベント設営費用の約60〜70％は人件費が占めているんです💰

例えば、町内会の夏祭りを開催する場合を考えてみましょう。

一般的な設営会社の場合：

• 設営スタッフ：5名 × 8時間 × 3,000円 = 120,000円
• 外注スタッフ：3名 × 8時間 × 4,000円 = 96,000円
• 人件費合計：216,000円

これに資材費や運送費が加わると、総額30万円を超えることも珍しくありません😱

ハル企画の「得意先連携」戦略とは？

しかし、ハル企画では独自の「得意先連携戦略」により、この課題をクリアしています！

ハル企画の場合：

• 自社スタッフ：3名（必要最小限の人数）
• 得意先連携スタッフ：2名（信頼関係に基づく優位な価格）
• 人件費を約40％削減！

「得意先連携って何？」と思われるかもしれませんね。簡単に言うと、長年培ってきた信頼関係のある協力会社と連携することで、通常より安価でスタッフを確保する戦略です🤝

実際のお客様の声をご紹介

先月、地元企業の忘年会設営をお手伝いした際のことです。

担当者の田中さん（仮名）のお話： 「最初は『安いけど大丈夫？』と心配でした。でも、当日の設営を見て驚きました。少ない人数なのに、みんなテキパキと動いて、予定時間より早く完了したんです。しかも、スタッフの皆さんがとても明るくて、会場の雰囲気も良くなりました😊」

このように、コストを抑えながらも品質と満足度を向上させることができるのが、私たちの強みなんです。

🤝 信頼関係が生み出すコスト削減の仕組み

「得意先」って具体的にどんな関係？

「得意先との連携」と聞くと難しそうに感じるかもしれませんが、実はとてもシンプルな仕組みです。

私たちハル企画は2022年の設立以来、150件以上のイベント設営を手がけてきました📈この中で出会った優秀な協力会社やフリーランスの方々と、継続的な信頼関係を築いているんです。

信頼関係がもたらす3つのメリット

1. 価格面でのメリット💰 長期的な協力関係があるため、単発での依頼よりも優位な価格でお願いできます。例えば、通常1日4,000円のスタッフさんに3,000円でお願いできる場合もあります。

2. 品質面でのメリット⭐ 私たちの作業フローや品質基準を熟知しているため、作業のやり直しやミスがほとんどありません。初対面のスタッフさんだと説明に時間がかかりますが、得意先のスタッフさんならスムーズに作業が進みます。

3. コミュニケーション面でのメリット🗣️ 「あ、いつものやり方でお願いします！」の一言で通じるため、現場での指示や連携が非常にスムーズです。

実際の連携事例：選挙事務所設営の場合

昨年の選挙期間中、急遽選挙事務所の設営を依頼されたときの話をしましょう。

状況：

• 依頼日：金曜日の夕方
• 設営日：翌月曜日の朝
• 会場：商業施設内の空きテナント
• 特殊要件：防音対策、通信設備の設置

通常なら「土日を挟むので人員確保が困難です💦」となるところですが、得意先ネットワークのおかげで即座に対応できました。

得意先A社（電気工事専門）： 「ハル企画さんからなら、土日でも対応しますよ！」 得意先Bさん（設営職人）： 「いつものメンバーでやりましょう！」

結果として、予定通り月曜日の朝には完璧な選挙事務所が完成。お客様からは「こんな短期間で、しかもこの価格で本当にありがとうございました🙏」と大変喜んでいただけました。

⚡ 必要最小限の人数で最大の効果を生み出す設営術

なぜ「少数精鋭」が可能なのか？

「人数を減らして大丈夫？」という不安を持たれる方も多いでしょう。しかし、私たちが必要最小限の人数での設営を実現できるのには、確固たる理由があります💪

1. 豊富な経験値 夏祭り、忘年会、社員総会、展示会、選挙事務所設営など、非常に多岐にわたる設営経験があります。どんな現場でも「あ、これは○○のパターンですね」と瞬時に判断し、最適な手順で作業を進められます。

2. 明確な作業フロー 「思うように進まない」ことが多いイベント設営ですが、私たちは長年の経験から「トラブル回避フロー」を確立しています📋

実際の作業フローをご紹介

従来の5名体制の場合：

• リーダー1名：全体統括
• サブリーダー1名：進行管理
• 作業員3名：各種作業

ハル企画の3名体制の場合：

• 統括責任者1名：全体統括＋技術指導
• マルチスキル作業員2名：複数工程を並行処理

この違いは「マルチスキル」にあります。私たちのスタッフは皆、設営・音響・照明・装飾など複数の技術を身につけているため、状況に応じてフレキシブルに対応できるんです🔧

成功事例：企業の展示会設営

先日、ある製造業企業様の展示会設営をお手伝いした際の話です。

会場： 名古屋の展示ホール 規模： ブース面積90㎡ 設営内容： パネル展示、プロジェクター設置、商品展示台設置

通常の設営会社見積もり： 6名体制で25万円 ハル企画の提案： 3名体制で16万円（36％のコスト削減！）

「本当に3名で大丈夫？」と心配されていたお客様でしたが、当日は予定よりも1時間早く完了✨

お客様の感想： 「最初は人数の少なさに不安でしたが、皆さんの手際の良さに感動しました。特に、一人が複数の作業をテキパキとこなす姿に驚きました。コストが下がっただけでなく、仕上がりも満足です😊」

🌟 現場の「明るい雰囲気」がもたらす意外な効果

なぜ「楽しい現場づくり」にこだわるのか？

「コストを抑える」と聞くと、「サービスの質が下がるのでは？」と心配される方もいらっしゃいます。でも、私たちは正反対の考えを持っています🌈

イベントは本来「楽しく、思い出に残るもの」です。そのイベントをサポートする私たちスタッフも、明るい雰囲気で設営に携わることで、より企画を盛り上げていくべきだと考えています。

「明るい雰囲気」がもたらす具体的なメリット

1. 作業効率の向上 楽しく作業することで疲労感が軽減され、集中力も持続します。実際に、同じ8時間の作業でも、明るい雰囲気の現場の方が20%程度作業効率が向上するというデータもあります📊

2. トラブル対応力の向上 問題が発生したときも、チーム一丸となって解決に取り組めます。険悪な雰囲気だと「これは私の仕事じゃない」となりがちですが、信頼関係があると「みんなで解決しよう！」という気持ちになります🤝

3. お客様への良い影響 スタッフが楽しく作業している姿を見ると、お客様も自然と安心し、イベント当日への期待が高まります。

実際の現場エピソード：町内会の夏祭り

昨年の夏祭り設営での出来事です。作業開始から2時間後、突然の雨に見舞われました☔

状況：

• テント設営の途中で雨が降り出す
• 音響機器の搬入を急遽変更する必要
• 地面がぬかるみ、予定の設置場所を変更

通常なら： 「予定が狂った💦」「雨で作業が困難」とピリピリした雰囲気に…

ハル企画の現場では：

• 「雨の日の設営は燃えますね！」
• 「いつものパターンB作戦でいきましょう😊」
• 「この雨も夏祭りの思い出の一つですね🌦️」

結果として、予定時間通りに設営完了！町内会長さんからは「雨の中でも笑顔で作業してくださり、こちらも元気をもらいました」とお褒めの言葉をいただきました。

スタッフ間の信頼関係構築方法

私たちがどのようにして「明るい雰囲気」を作り出しているか、具体的な取り組みをご紹介します。

1. 事前のコミュニケーション 現場に入る前に、必ずその日のメンバー全員でミーティングを行います。お互いの得意分野や、その日の体調、気になることなどを共有します🗣️

2. 褒め合う文化 作業中は積極的にお互いを褒め合います。「その結び方、すごくきれいですね！」「段取りが完璧です！」など、小さなことでも認め合います👏

3. 休憩時間の雑談 仕事の話だけでなく、プライベートな話も交えることで、人間関係を深めています。

💰 透明性のある「明朗会計」で安心をお届け

なぜ「見積もりが心配」なのか？

イベント設営を検討される際、多くの方が抱える不安が「結局いくらかかるの？」という費用面の心配です💸

よくあるのが：

• 「見積もりは安かったのに、追加料金がどんどん発生した」
• 「詳細な内訳がわからなくて不安」
• 「打ち合わせでは言われなかった費用を請求された」

このような経験をされた方も多いのではないでしょうか？

ハル企画の「すべて込み」見積もり

私たちは2023年4月10日に「安心できる明朗会計」についてのお知らせを更新し、より分かりやすい料金体系を整備しました📋

私たちの見積もりに含まれるもの：

• 部材代（テント、机、椅子等）
• 設営費（人件費）
• 撤収費（片付け人件費）
• 運送費（往復の運搬費用）
• 得意先外注費（協力会社への支払い）
• その他必要な費用すべて

見積もり提出後の追加料金は原則なし！ ただし、お客様から追加のご依頼があった場合は、事前にご相談の上で対応いたします。

実際の見積もり事例をご紹介

ケース：地元企業の忘年会（参加者80名）

他社見積もりの例：

設営費用：150,000円
※部材費、運送費、追加作業費は別途
（実際の支払い総額：約25万円）

ハル企画の見積もり：

設営・撤収一式：198,000円
（部材代、設営費、撤収費、運送費すべて込み）
追加料金なし ✨

お客様の反応： 「最初から全部込みの金額を教えてくれるので、予算計画が立てやすくて助かりました。当日も追加料金の心配なく、安心してイベントを楽しめました😊」

手作り備品でさらなるコスト削減

「もっと費用を抑えたい」というご要望にも対応しています。必要な備品については、手作りすることでイベント設営費用をさらに安価に抑えることができます🛠️

手作り対応例：

• 看板・ポスター類の制作
• 装飾品の制作
• 簡易テーブルの組み立て
• オリジナル備品の制作

実際の事例： 町内会の夏祭りで、「○○町夏祭り」の大型看板を手作りで制作。既製品を購入すると8万円のところ、材料費と制作費込みで3万円で対応させていただきました💡

🚀 柔軟な対応力でお客様の「困った」を解決

「急なイベントでも対応可能」な理由

「来週イベントがあるんですが、今から設営をお願いできますか？」 「予定が変更になって、会場が変わってしまいました💦」

このような急なご相談をいただくことも多いのですが、私たちは可能な限り対応させていただいています⚡

対応可能な理由：

1. 充実した部材ストック テント、カラーコーン、デコラテーブルなど、イベントに必要な部材を豊富に在庫しています。お客様が新たに購入していただく必要はありません📦

2. 得意先ネットワーク 急な依頼でも、信頼関係のある得意先に相談することで、スタッフを確保できる場合が多いです🤝

3. フレキシブルな体制 2023年4月10日のお知らせでもご案内している通り、フレキシブルな対応が可能な体制を整えています。

実際の緊急対応事例

ケース1：コロナ禍での急な会場変更 状況： 予定していた会場がコロナの影響で使用不可に 対応期間： 3日間解決策： 屋外対応可能な備品に変更、感染対策を追加

ケース2：台風による延期・再設営 状況： 夏祭りが台風で延期、1週間後に再設営 対応： 一度設営した備品を再度持参、追加料金なしで対応

お客様の声： 「まさかこんな急な変更に対応してもらえるとは思いませんでした。しかも追加料金なしで！本当に助かりました🙏」

広域対応の実績

主な活動エリアは愛知・岐阜・三重の東海三県ですが、三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます🚗

対応実績：

• 静岡県：浜松市での企業イベント
• 長野県：諏訪市での観光イベント
• 滋賀県：大津市での展示会

遠方対応の場合： 得意先ネットワークを活用することで、現地での人員確保や部材調達が可能な場合があります。まずはお気軽にご相談ください📞

🎊 お客様と一緒にイベントを成功させる「パートナーシップ」

単なる「業者」ではなく「パートナー」として

私たちハル企画は、お客様を単なる「依頼主」とは考えていません。一緒にイベントを成功させる「パートナー」として、お客様と共に歩んでいきたいと考えています🤝✨

パートナーシップとは具体的に：

• イベントの成功を第一に考えた提案
• 予算内で最大の効果を生み出すアイデア提供
• 当日まで一緒に準備を進めるサポート体制
• アフターフォローまで含めた継続的な関係

印象に残るお客様とのエピソード

企業創立記念イベントの場合

ある製造業企業様の創立50周年記念イベントでのことです。

お客様の要望： 「社員とその家族、取引先を招いて、心に残る記念イベントにしたい。でも予算は限られている…💦」

私たちの提案：

• 予算内で実現可能な演出プランを複数提示
• 手作り装飾で温かみのある会場づくり
• 社長の人柄が伝わるような演出アイデア
• 家族連れでも楽しめる配慮

結果： 参加者全員から大好評をいただき、後日お客様から「社員のモチベーションが上がった」「取引先からの評価も高まった」とのご報告をいただきました🎉

その後の関係： このお客様とは継続的なお付き合いをさせていただき、年末の忘年会や新年会、工場見学会など、定期的にご依頼をいただいています。

地域に根ざした活動

東海三県を中心とした活動の中で、私たちは地域の皆様と深いつながりを築いています🏘️

地域貢献の取り組み：

• 町内会イベントの特別価格対応
• 地域のお祭りへのボランティア参加
• 地元企業との継続的なパートナーシップ
• 防災訓練イベントへの協力

お客様からのメッセージ： 「ハル企画さんは、ただ設営をしてくれるだけでなく、私たちの地域のことを本当に理解してくれています。一緒にイベントを盛り上げてもらえる心強いパートナーです😊」

📞 年中無休のサポート体制でいつでも安心

なぜ「年中無休」にこだわるのか？

イベントは土日祝日に開催されることが多く、準備や相談も平日の営業時間内では済まないことがほとんどです。そのため、私たちは年中無休でお客様のご相談をお受けしています📞

年中無休サポートの内容：

• 電話でのご相談・お見積もり依頼
• メールでのお問い合わせ対応
• 緊急時の連絡・対応
• イベント当日のサポート

実際のサポート事例

ケース：年末年始のトラブル対応 12月30日、忘年会の前日に音響機器の不具合が発生。通常なら「年末なので対応できません」となるところですが、私たちは即座に対応しました🔧

対応内容：

• 12月30日夜に故障の連絡を受信
• 12月31日朝に代替機器を手配
• 当日朝に会場で機器交換・動作確認
• 無事に忘年会を開催

お客様の反応： 「年末の忙しい時期にこんなに迅速に対応してもらえるとは思いませんでした。おかげで無事にイベントを開催できました。本当にありがとうございました🙏」

お問い合わせ方法とレスポンス時間

📞 電話でのお問い合わせ

• 番号：080-5128-0028
• 対応時間：8:00〜19:00（年中無休）
• 平均応答時間：3コール以内

📧 メールでのお問い合わせ

• 専用フォームをご用意
• 返信目安：24時間以内（通常は数時間以内）
• 詳細な資料添付も可能

🕐 対応時間について 平日・休日問わず、8:00〜19:00の間はリアルタイムでの対応が可能です。19:00以降や早朝のお問い合わせも、翌営業開始時間に優先して対応いたします⏰

🌈 まとめ：ハル企画と一緒に、思い出に残るイベントを作りましょう！

改めて、私たちの強みをお伝えします

この長い記事をここまで読んでいただき、ありがとうございます🙏 最後に、私たちハル企画の強みを改めてまとめさせていただきます。

💰 コスト面での安心

• 得意先連携による人件費削減
• 必要最小限の人数での効率設営
• 透明性のある明朗会計
• 手作り備品でさらなるコスト削減

⭐ 品質面での安心

• 150件以上の豊富な実績
• 明確な作業フローによる効率化
• 多様なイベント対応経験
• 継続的な品質向上への取り組み

🤝 サービス面での安心

• 年中無休のサポート体制
• フレキシブルな対応力
• 明るい雰囲気での現場づくり
• お客様との長期パートナーシップ

どんなイベントでもお任せください！

企業様：

• 忘年会・新年会
• 社員総会
• 創立記念イベント
• 展示会・見本市
• 研修会・セミナー

地域・団体様：

• 夏祭り・秋祭り
• 運動会・体育祭
• 文化祭・学園祭
• 防災訓練
• 地域交流イベント

特殊なイベント：

• 選挙事務所設営
• 緊急時のイベント
• 屋外イベント全般

最後にお客様へのメッセージ

イベントは人と人をつなぐ素晴らしい機会です。でも、「準備が大変」「費用が心配」という理由で躊躇してしまう方も多いのではないでしょうか？😌

そんな時は、ぜひ私たちハル企画にご相談ください。2022年の設立から現在まで、150件以上のイベントを通じて培った経験と、得意先との強固な連携ネットワークで、お客様のご要望にできる限り全力でお応えします💪

予算が限られているイベントについても、ぜひ一度ご相談ください。 きっと、皆様が想像している以上に、リーズナブルで高品質なイベント設営が可能だと思います✨

一緒にイベントを盛り上げていきましょう！🎉

愛知・岐阜・三重の東海三県でのイベント設営は、ハル企画におまかせください。皆様からのお問い合わせを、心よりお待ちしております😊

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• 電話： 080-5128-0028
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• メール： 専用お問い合わせフォームをご利用ください

企画書・見積書の提出は無料です！ まずはお気軽にご相談ください🌟

 

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🌸 ハル企画 🌸

代表：山田 通崇

🏢 事務所：岐阜県多治見市中町

🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18

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