🎪 急なイベントでもお任せ！直前相談でも安心のハル企画サポート体制

🚨 突然のイベント発生！「時間がない」と諦める前にハル企画へ

皆さんは、こんな経験はありませんか？

「来週急に会社の創立記念イベントが決まった！」「町内会のお祭りの設営担当になったけど、何から始めればいいの？」「急遽決まった展示会、テントやテーブルをどうしよう…」

企業や町内会などの組織・団体が企画するイベントは、計画通りにスムーズに進むことばかりではありませんよね😅

予期せぬスケジュールの変更、突然の会場確保、または急遽決定した企画などにより、「イベント開催まで時間がない！」という事態に直面することも多いものです。

そんな時に頼りになるのが、愛知・岐阜・三重の東海三県を中心にイベント設営を請け負うハル企画です✨

なぜハル企画は直前対応が可能なのか？

通常、イベント設営のご依頼は、イベント当日の1か月前にはご依頼をいただけるようにお願いしております。しかし、ハル企画では、イベントの規模や内容によっては直前の対応も可能なんです🎯

この「フレキシブルな対応が可能」である点は、2023年4月10日のお知らせでも公表しており、多くのお客様から喜びの声をいただいております。

実際にあった緊急対応事例

先日も、ある企業様から「明日のイベントでテントが必要になった」という緊急のご相談をいただきました。他社では「無理です」と断られてしまったそうですが、ハル企画では即日対応で設営を完了。お客様からは「本当に助かりました！」とお喜びの声をいただいています😊

本記事では、なぜハル企画が短期間での設営を可能とするのか、そして急なご相談の際に、お客様が安心してイベント準備を進められるよう、どのようなフローでサポートを提供していくのかを詳しく解説いたします。

📋 まずは知っておきたい！ハル企画の理想的なご依頼の流れ

直前対応の秘密をお話しする前に、まずは通常のイベント設営における理想的な「ご相談から撤収までの流れ」をご紹介します。この明確なフローがあるからこそ、直前の対応においても迅速にプロセスを短縮することが可能となるのです💪

ステップ1：ご要望のヒアリングと柔軟な打ち合わせ 📞

ハル企画では、お客様からのご相談に対し、まずイベントの規模、内容、目的、そして最も重要な「ご予算」について詳しくお話を伺います。

「初めてのイベント設営で何も分からない…」という方も多いでしょう。そんな時は遠慮なくお聞かせください。私たちがしっかりとサポートいたします🤝

打ち合わせ方法は自由自在！

打ち合わせ方法についても、お客様のご都合を最優先いたします。

対面での打ち合わせ：詳細な打ち合わせが可能
メールでの相談：忙しい方にも対応
お電話での相談：急ぎの場合にも即座に対応

多くの人が関わるイベント設営では、ご担当者様も多忙であるため、この柔軟なコミュニケーション手段が迅速な意思決定に役立ちます。

ステップ2：無料の企画書・見積書の作成と明朗会計 💰

ご要望に基づき、ハル企画は企画書や見積書の提出を無料で行います。この段階で、費用感を明確に把握していただくことが可能です。

安心の明朗会計システム

ハル企画は「安心できる明朗会計」を追求しており、見積書には以下の費用をすべて含めてご提出いたします：

部材代（テント、テーブル、椅子など）
設営費（スタッフの人件費）
撤収費（片付け作業費）
運送費（部材の運搬費）

「後から追加料金が発生するのでは？」という心配は一切不要です。初めてイベントを設営される方でも、安心してお任せいただけます😌

お客様の声：明朗会計の安心感

「他社では後から『追加料金が発生します』と言われてビックリしましたが、ハル企画さんは最初から全ての費用を明示してくれて安心でした」（製造業A社様）

ステップ3：設営準備と現場での実行サポート 🏗️

ご契約後、設営に必要な部材の手配や人員配置の準備に入ります。設営当日は、ご相談からイベント当日の設営・撤収までがスムーズに進むように、フローを明確にしております。

イベントの実施自体は依頼者様が主体となりますが、ご要望に応じて、当日に弊社のスタッフが同席し、サポートさせていただくこともできます。

「設営だけお願いして、当日は自分たちで運営したい」「設営から運営まで全てお任せしたい」

どちらのご要望にも対応いたします🎪

ステップ4：撤収作業まで完全におまかせ 🧹

イベント終了後の面倒な撤収作業もおまかせください。

「イベントが終わったら疲れ切ってしまって、片付けなんてとてもじゃないけど…」という声をよく聞きます。そんな心配も無用です！

設営から撤収まで一貫してハル企画が担当することで、お客様はイベントの余韻を楽しみつつ、次の業務に集中することが可能となります。

🔑 直前対応を可能にするハル企画の3つの秘密

なぜハル企画は、通常1か月前のご依頼を推奨しているにもかかわらず、「直前の対応も可能」と断言できるのでしょうか？

その秘密は、短期間で150件以上の実績を築き上げた**「機動力」と「備蓄力」、そして「現場力」**にあります💪

秘密1：フレキシブルな対応体制と年中無休の窓口 📱

急なイベント設営においては、時間との勝負となります。ハル企画は、お客様の「今すぐ相談したい」というニーズに対応できる体制を整えています。

年中無休・朝8時から夜7時まで対応

まず、ハル企画は年中無休で営業しており、お問い合わせ時間は8:00～19:00までとなっております。

「土曜日に急遽イベントが決まったけど、月曜日まで待つしかないのかな…」「祝日だから連絡できないよね…」

そんな心配は無用です！土日や祝日に急遽イベントが決まった場合でも、すぐにご連絡いただくことが可能です🎉

広範囲対応で柔軟性抜群

2023年4月10日にお知らせした通り、「フレキシブルな対応が可能」であることを常に心がけています。

主に愛知・岐阜・三重の東海三県のイベントをサポートしていますが、三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます。

「うちは静岡だから無理かな…」「奈良県だけど相談してみたい」

まずはお気軽にご相談ください！この柔軟性が、緊急時の迅速な対応を支えています。

秘密2：豊富な実績に基づく迅速なトラブル対応力 🛠️

直前設営は、通常の設営よりも予期せぬトラブルのリスクが高まります。しかし、ハル企画は2022年設立と歴史は浅いものの、これまでに150件以上のイベント設営を手掛けており、実績は十分です。

多様なイベント経験が強みに

私たちは、以下のような非常に多岐にわたる設営経験を持っています：

老人ホーム・病院などの施設イベント
一般企業の懇親会・創立記念パーティー
町内会のお祭り・盆踊り大会
自治体の公式イベント
選挙の事務所設営（特殊なイベント）

実際のトラブル対応事例

先日、ある企業様のイベントで、当日朝に突然強風が吹き、テントの設営方法を変更する必要が生じました。

通常なら「設営できません」となるところですが、ハル企画のスタッフは過去の経験を活かし、風に強い設営方法に即座に変更。イベントを無事に開催することができました🌪️

この豊富な実績があるからこそ、現場で起こる突発的なトラブルにも迅速に対応いたします。短期間での設営において、想定外の問題が発生した場合でも、経験豊富なスタッフが冷静に、そして迅速に解決に導くことが可能です。

秘密3：部材調達のスピード化と充実したラインナップ 📦

急なイベント設営で最もネックとなるのが、テントやテーブルなどの備品の手配です。これらの部材は日常生活ではあまり使わないものばかりであり、「購入・レンタルするのはもったいないし高い…」と考える方も少なくありません💸

豊富な在庫で即日対応

ハル企画では、イベントで必要になることが多い部材を豊富に取り揃えているため、直前のご依頼であっても、お客様に新たに購入していただく必要はございません。

具体的な在庫例：

テント各種（大型から小型まで）
デコラテーブル（会議・懇親会用）
折りたたみ椅子（軽量タイプ）
カラーコーン（交通整理用）
音響機器（マイク・スピーカー）

特殊備品も個別手配可能

もし弊社の在庫にない特別な備品が必要となった場合でも、ご安心ください。ないものについても個別に手配させていただくことが可能です。

「特殊な形のステージが必要なんですが…」「企業ロゴ入りのテントってできますか？」

このような特殊なご要望にも、可能な限り対応いたします🎯

⚡ 緊急時の具体的なご相談の流れ（直前対応フロー）

急なイベントでお困りの際は、以下のフローでご連絡ください。通常のご依頼よりもスピードを重視し、迅速な意思決定を目指します⏰

【最優先】ステップ1：まずはお電話で状況をお聞かせください 📞

「直前の対応」が必要な場合は、まずお電話（080-5128-0028）にてご連絡ください。お問い合わせ時間は8:00～19:00、年中無休で対応しております。

お電話で確認させていただく内容

お電話では、以下の重要な情報をできる限りお伝えください：

イベントの種類と目的
- 夏祭り、社員総会、展示会、創立記念パーティーなど
- 「どんなイベントなのか」を簡単に教えてください
イベント開催日時
- 設営が必要な期日を正確に
- 「○月○日の朝○時から」のように具体的に
設営場所
- 東海三県（愛知・岐阜・三重）を中心に対応
- 屋内・屋外の区別も重要です
必要な主要部材
- テント、テーブル、ステージなど
- 「とりあえず雨除けが欲しい」程度でもOKです
ご予算の目安
- 概算で構いません
- 予算が限られている場合も、ぜひ一度ご相談ください

初回電話での安心サポート

「何を伝えればいいか分からない…」という方も多いと思います。そんな時は、私たちが質問させていただきながら必要な情報を聞き取りますので、安心してお電話ください😊

ハル企画のスタッフは、お客様のご要望にはできる限り全力でお応えします。急なご依頼であっても、まずはお客様の不安を解消することを最優先いたします。

ステップ2：企画の迅速な調整と無料見積もりの提出 📋

お電話で大枠のニーズが確認できた後、すぐに企画の調整に入ります。直前のご依頼の場合、対面での打ち合わせの時間を省略し、メールや電話を中心に詳細を詰めていくことが多くなります。

スピード重視のコミュニケーション

通常は数日かかる調整も、緊急時は以下のように短縮します：

電話での詳細確認：30分程度
見積書作成：2-3時間以内
企画書提出：当日中（可能な限り）

この段階で、直前対応が可能かどうかの最終判断を行い、可能な限り迅速に企画書と見積書を無料で提出いたします。

明朗会計は緊急時も変わらず

直前対応の場合でも、費用は「安心できる明朗会計」を徹底し、部材代、設営費、撤収費、運送費をすべて明確にお伝えします💰

「急だから高くなるんでしょう？」と心配される方もいらっしゃいますが、ハル企画では緊急対応でも適正価格を維持しております。

ステップ3：部材の迅速手配と効率的な準備開始 🚚

お客様にプランと予算にご納得いただければ、すぐに設営準備を開始します。

部材手配のスピード化

豊富な在庫を持つ部材（テント、カラーコーン、デコラテーブルなど）を活用し、手配時間を大幅に短縮します。

通常の手配時間：

一般的な業者：3-7日
ハル企画（緊急時）：即日～1日

コスト効率も重視

直前であっても、必要最小限の人数で設営作業を行うことで人件費を押さえる努力は怠りません。効率的な作業計画を立て、無駄のない設営を実現します。

ステップ4：現場での迅速設営と撤収作業 🎪

設営当日は、フローを明確にした上で、迅速かつ安全に作業を進めます。

明るい雰囲気で設営作業

また、基本的にイベントとは楽しく、思い出に残るものであるべきです。直前設営であっても、設営に携わるスタッフは明るい雰囲気で設営に携わって、企画を盛り上げていくよう努めます。

「バタバタしていたけど、スタッフの皆さんが明るくて、こちらも安心できました」というお声をよくいただきます😊

撤収もお任せ

イベント終了後も、面倒な撤収作業もおまかせください。お客様は成功したイベントの余韻に浸りながら、お疲れさまでした！とお見送りいただけます🎉

💎 直前依頼でも変わらないハル企画の品質とコストメリット

急なイベント設営だからといって、品質を落としたり、法外な費用を請求したりすることは決してありません。ハル企画は、直前対応においても、お客様が最大限のメリットを享受できるよう努めます✨

コスト削減への徹底したこだわり 💰

予算が限られているイベントにつきましても、ハル企画は常にコスト削減を追求します。直前のご依頼であっても、以下の工夫により、費用を抑えることが可能です。

人件費の効率的な運用

必要最小限の人数で設営作業を行うことで人件費を極力抑えます。

例えば：

小規模イベント：スタッフ2名で対応
中規模イベント：スタッフ3-4名で効率設営
大規模イベント：必要最小限のスタッフ数で計画

外部スタッフ活用によるコスト削減

外部スタッフが必要な場合も、得意先に頼むことでよりコストを押さえた設営を実現します。長年の信頼関係により、適正価格でのサポートが可能です🤝

手作り備品でさらなる節約

必要に応じて備品を手作りすることでイベント設営費用を安価に抑える提案も可能です。

「看板を作ってもらったら、業者に頼むより半額で済みました！」（町内会B様）

現場の安心感を支える「楽しい雰囲気」作り 🌟

特に急なイベント設営は、依頼者様側にも焦りが生じやすいものです。ハル企画は、設営に携わるスタッフとは信頼関係を築き、設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めています。

ポジティブな現場づくり

このポジティブな現場の雰囲気が、お客様の安心感にも繋がります。私たちは、お客様のイベントを一緒に盛り上げていくパートナーでありたいと考えています。

「スタッフの皆さんが本当に楽しそうに作業してくれて、こちらまで楽しくなりました」「準備段階から既にイベントが始まっているような感覚でした」

このようなお声をいただけることが、私たちの何よりの喜びです😊

アフターフォローも充実

イベント終了後も、「どうでしたか？」「何か改善点はありましたか？」とお声がけさせていただき、次回のイベントがさらに良いものになるようサポートします。

🎯 まとめ：急なイベントでお困りの際は、まずハル企画へご相談を！

愛知・岐阜・三重の東海三県で、急なイベント設営にお困りの組織・団体様は、ぜひハル企画にご相談ください🎪

ハル企画の強み再確認

2022年設立から150件以上の豊富な実績と、「フレキシブルな対応が可能」という機動力をもって、お客様のご要望にはできる限り全力でお応えします。

私たちの強みをまとめると：

年中無休での迅速対応（8:00-19:00）
150件以上の豊富な実績による安心感
明朗会計で後から追加費用の心配なし
豊富な在庫で即日対応可能
明るいスタッフによるポジティブな現場づくり

緊急時の連絡先

直前のご相談であっても、年中無休で迅速に対応いたします。

📞 お電話：080-5128-0028 ⏰ 受付時間：8:00～19:00（年中無休）

まずは、お電話にて状況をお聞かせください。ハル企画が、お客様の急なイベントを成功に導くため、全力でサポートさせていただきます💪

最後に

「急だから無理だろう…」と諦める前に、まずは一度ご相談ください。私たちハル企画は、お客様の「困った！」を「良かった！」に変えるお手伝いをいたします。

皆様の素敵なイベントの成功を、心よりお祈りしております🎉✨

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🌸 ハル企画 🌸

代表：山田通崇

🏢 事務所：岐阜県多治見市中町

🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18

🚗 駐車場あり

⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00

📅 定休日：年中無休

📞 お問い合わせ：080-5128-0028

※営業のお電話はご遠慮ください

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