はじめに：イベント設営の「困った」を解決します 🌟
こんにちは！ハル企画です。
企業の周年イベント、町内会の夏祭り、自治体のお祭りなど、イベントを企画することになったとき、「何から始めればいいの？」「費用はどれくらいかかるの？」と不安になりますよね。
特に初めてイベント設営を担当される方は、テントやテーブル、音響設備など、普段使わない機材のことで頭を悩ませることが多いんです。「購入するのはもったいないし、レンタルも高そう…」そんな声をよく聞きます。
私たちハル企画は、愛知、岐阜、三重の東海三県を中心に、年間150件以上のイベント設営をお手伝いしてきました。2022年の設立から、地域の皆様とともに成長してきた会社です。
今回は、お客様からよくいただく質問に答えながら、初めてのイベント設営でも安心していただけるポイントをご紹介します。この記事を読めば、イベント設営の不安がきっと解消されるはずです！
💰 費用のこと、正直に全部お話しします
予算が少なくても大丈夫？コスト削減の工夫
「予算があまりないんですが、依頼できますか？」
これは本当によくいただく質問です。結論から言うと、予算が限られていても大丈夫です！ ぜひ一度ご相談ください。
私たちは、お客様の予算に合わせた設営を実現するために、さまざまな工夫をしています。
まず、設営スタッフは必要最小限の人数で効率的に作業を行います。10人でできる作業を無駄に15人で行うようなことはしません。経験豊富なスタッフが効率よく動くことで、人件費を抑えているんです。
また、外部スタッフが必要な場合も、長年の信頼関係を築いてきた協力業者さんにお願いすることで、コストを抑えた設営を実現しています。質は落とさず、価格は抑える。これが私たちのモットーです。
さらに、必要な備品の一部は手作りすることもあります。例えば、装飾品や案内看板など、手作りできるものは自分たちで制作することで、費用を大幅に削減できるんです。
先日も、町内会の夏祭りで予算が限られているとご相談いただきました。装飾品を手作りし、設営スタッフを最小限にすることで、当初の予算内で立派なイベントを実現できました。参加者の皆さんからは「こんなに立派な会場になるとは思わなかった！」と大変喜んでいただけました。
見積もりは明朗会計！追加費用の心配はありません
「後から追加費用が発生しないか心配です…」
その不安、よくわかります。イベント当日になって「あれも必要、これも必要」と言われて、予算オーバーになってしまった…そんな話を聞いたことがある方もいるかもしれません。
ハル企画では、そんな心配は一切不要です。
まず、企画書や見積書の提出は完全無料です。何度でも修正や相談に応じますので、納得いくまでじっくり検討していただけます。
見積書には、部材代、設営費、撤収費、運送費など、必要な費用をすべて含めてご提出します。「これは含まれていません」という項目はありません。すべて透明性のある形で提示しますので、予算管理もしやすいんです。
ある企業様からは「他社の見積もりは項目が曖昧で不安だったけど、ハル企画さんの見積もりは一目で分かりやすかった」とお褒めの言葉をいただきました。
撤収作業もお任せください！後片付けの負担ゼロ
イベントが終わった後、最も大変なのが撤収作業です。
楽しいイベントの余韻に浸りたいのに、テントを畳んで、テーブルを運んで…考えただけで疲れてしまいますよね。しかも、かさばる部材をどこに保管するか、次のイベントまでどう管理するかも悩みの種です。
ハル企画にお任せいただければ、撤収作業から保管までしっかりサポートします。イベント終了後、私たちが責任を持って撤収作業を行い、部材もすべて引き上げます。
お客様は楽しいイベントの余韻を楽しんでいただくだけ。後片付けの心配は一切不要です！
🎯 どんなイベントでも対応できます！実績と対応力
150件以上の経験が作る安心感
「私たちのイベントにも対応してもらえますか？」
ハル企画は2022年設立とまだ歴史は浅いですが、すでに150件以上のイベント設営を手掛けてきました。短期間でこれだけの実績を積めたのは、地域の皆様に支えられてきたからこそです。
対応しているイベントの種類は本当に幅広いんです。
楽しいイベントとしては、夏祭り、盆踊り大会、忘年会、新年会、食事会など。地域の皆さんが笑顔で集まる場を作るお手伝いをしています。
フォーマルなイベントでは、企業の社員総会、展示会、周年記念イベント、上場記念パーティーなどを担当してきました。格式高い場にふさわしい設営も得意です。
ちょっと特殊なところでは、選挙の事務所設営も行っています。短期間で設営から撤収まで行う必要があるため、スピードと正確性が求められる現場です。
ご依頼いただく組織・団体も多岐にわたります。 老人ホームや病院などの施設、一般企業、町内会、自治体など、本当にさまざまなお客様とお付き合いさせていただいています。
先日は、ある老人ホームの創立記念イベントをお手伝いしました。お年寄りの方々が安全に移動できるよう、通路の幅や段差に特に気を配った設営を行いました。施設長さんからは「細かい配慮が素晴らしかった」とお言葉をいただき、私たちも嬉しかったです。
突発的なトラブルにも即座に対応します
「設営中にトラブルが起きたらどうしよう…」
イベントにトラブルはつきものです。天候が急変したり、予定していた場所が使えなくなったり、機材が故障したり…。予想外のことは必ず起こります。
でも、豊富な経験があるからこそ、どんなトラブルにも迅速に対応できるんです。
以前、野外イベントの当日、予報になかった雨が降り出したことがありました。お客様は青ざめていましたが、私たちはすぐに追加のテントを手配し、会場レイアウトを変更。雨の影響をほとんど受けることなく、イベントを成功させることができました。
また、別のイベントでは、会場の電源容量が想定より少ないことが直前に判明しました。そのときは、発電機を急遽手配し、電源プランを組み直すことで対応しました。
こうした対応力は、150件以上の現場経験があるからこそ身についたものです。初めてイベント設営を担当される方でも、私たちがしっかりサポートしますので、安心してお任せください。
🛠️ 資材の調達も楽々！充実の設備と柔軟な対応
テントもテーブルも、すべて揃っています
「テントやテーブルは自分で用意しないといけませんか？」
この質問もよくいただきます。答えは**「いいえ、ご用意いただく必要はありません！」**です。
テント、カラーコーン、デコラテーブル（装飾用テーブル）、椅子、音響機材など、イベントに必要な部材は日常生活ではほとんど使いませんよね。「買うのはもったいないし、レンタルも高そう…」と考えるのは当然です。
ハル企画では、イベントでよく使う部材を豊富に取り揃えています。 お客様がわざわざ購入やレンタルの手配をする必要はありません。
例えば、テントだけでも大小さまざまなサイズを用意していますし、テーブルや椅子も数十セット保有しています。イベントの規模や用途に合わせて、最適な組み合わせをご提案できるんです。
特殊な備品も手配できます
「ちょっと特殊な備品が必要なんですが…」
弊社の在庫にない特殊な資材が必要な場合も、個別に手配させていただくことが可能です。
例えば、特定のブランドカラーに合わせたテーブルクロス、特殊な形状のステージ、大型のプロジェクタースクリーンなど、どんなご要望にも対応します。
長年の業界経験で培ったネットワークがありますので、「これは無理かな…」と思うような資材でも、一度ご相談ください。できる限り全力でお応えします！
実際に、ある企業の展示会で、特殊な形状の展示ブースが必要になったことがありました。通常の資材では対応できなかったのですが、協力業者さんと連携してオーダーメイドで制作し、お客様のイメージ通りのブースを実現できました。
⏰ スケジュールも柔軟に対応！急なイベントもご相談を
基本は1か月前、でも急な依頼もOK
「いつまでに依頼すればいいですか？」
基本的には、イベント当日の1か月前までにご依頼いただけるとありがたいです。1か月あれば、じっくり打ち合わせをして、最高の設営プランを作ることができます。
でも、「来週急にイベントが決まった！」「2週間後に開催したい！」といった急なご依頼も、イベントの規模や内容によっては対応可能です。
先日も、ある企業様から「2週間後に急遽お客様向けイベントを開催することになった」とご相談いただきました。通常なら難しいスケジュールでしたが、スタッフ総動員で対応し、無事にイベントを成功させることができました。
年中無休で営業していますので、土日祝日でもご相談いただけます。 お問い合わせ時間は8:00～19:00まで対応しています。
急なイベントでお困りの方は、「無理かも…」と諦める前に、まず一度ご相談ください。フレキシブルな対応が私たちの強みです！
打ち合わせは対面でもオンラインでもOK
「打ち合わせに時間をかける余裕がないんです…」
お忙しい方のために、打ち合わせ方法も柔軟に対応しています。
対面での打ち合わせももちろん可能ですが、メールや電話でも詳細な打ち合わせができます。最近はビデオ通話を使った打ち合わせも増えています。
お客様にとって最適な方法で、密にコミュニケーションを取りながら準備を進めますので、お忙しい方でも安心です。
打ち合わせの回数も、お客様のご都合に合わせます。1回の打ち合わせですべて決めることもできますし、何回かに分けてじっくり相談しながら進めることもできます。
😊 明るい雰囲気が成功の秘訣！当日もサポート万全
楽しいイベントは楽しい雰囲気づくりから
「設営スタッフってどんな雰囲気の人たちですか？」
この質問、意外と大事なポイントなんです。
イベントって、本来は楽しくて、思い出に残るものですよね。そんな楽しいイベントを作るお手伝いをする私たちスタッフも、明るく楽しい雰囲気で作業すべきだと考えています。
ハル企画では「楽しい雰囲気を大切にした現場づくり」を重視しています。設営スタッフとは日頃から信頼関係を築き、設営から撤収まで明るい雰囲気で作業できるよう努めています。
暗い顔で黙々と作業するのではなく、笑顔でコミュニケーションを取りながら作業する。それがイベント全体の雰囲気を良くし、最終的には参加者の皆さんの満足度にもつながるんです。
実際に、あるお祭りの設営を行ったとき、近所の子どもたちが「お兄さんたち、何してるの？」と興味津々で見ていました。スタッフが笑顔で「お祭りの準備だよ！楽しみにしててね！」と答えると、子どもたちも嬉しそうに帰っていきました。そんな小さなコミュニケーションが、地域に愛されるイベントを作るんだと思っています。
イベント当日もサポートします
「当日も手伝ってもらえますか？」
もちろんです！イベント当日のサポートも可能です。
設営が終わったら終わり、ではありません。イベントの実施自体は主催者様が中心になりますが、必要に応じて当日も弊社スタッフが同席し、サポートさせていただきます。
例えば、音響トラブルが起きたとき、急に雨が降ってきたとき、レイアウトを変更したいとき…。イベント中にも予期せぬことは起こります。そんなとき、その場にスタッフがいれば、すぐに対応できるので安心です。
先日の企業イベントでは、予定になかったプレゼンテーションが急遽追加されることになりました。弊社スタッフが現場にいたため、すぐにプロジェクターとスクリーンを追加設置し、スムーズにイベントを進行できました。
お客様からは「当日いてくれて本当に助かった」と感謝の言葉をいただきました。こうした柔軟な対応ができるのも、私たちの強みです。
🌈 まとめ：愛知のイベントはハル企画にお任せください！
ここまで、イベント設営に関するよくある質問にお答えしてきました。
費用面では、明朗会計で追加費用の心配なし。予算が限られていても、工夫次第で素晴らしいイベントを実現できます。
対応力では、150件以上の実績に基づき、どんなイベントでも対応可能。突発的なトラブルにも迅速に対応します。
資材面では、テントやテーブルなど必要な部材は豊富に揃っています。特殊な備品も個別に手配できます。
スケジュール面では、基本は1か月前ですが、急なイベントにも柔軟に対応。年中無休で営業しています。
当日サポートでは、明るい雰囲気で設営を行い、イベント実施中もサポート可能です。
私たちハル企画は、愛知、岐阜、三重の東海三県を中心に活動しています。地域に根ざしたイベント設営を通じて、皆様の思い出づくりをお手伝いできることが、私たちの喜びです。
初めてイベント設営を担当される方、予算が限られている方、急なイベントでお困りの方…どんな方でも大歓迎です！
まずは一度、お気軽にご相談ください。 お問い合わせは8:00～19:00まで、年中無休で対応しています。
お客様のご要望には、できる限り全力でお応えします。一緒に、最高のイベントを作りましょう！ 🎉
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🌸 ハル企画 🌸
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