📊 はじめに:150件の実績が物語る東海エリアのイベント市場

こんにちは!ハル企画です。

愛知・岐阜・三重の東海三県で活動する私たちは、2022年の設立以来、すでに150件以上のイベント設営をお手伝いさせていただきました。まだまだ若い会社ではありますが、この短期間で積み重ねてきた実績は、私たちの誇りであり、同時に東海エリアのイベント市場の「リアルな姿」を映し出す貴重なデータでもあります。

東海三県は製造業を中心とした企業活動が盛んな一方で、地域の伝統行事やコミュニティイベントも大切にされている、とてもユニークなエリアです。この地域特性が、イベント設営の現場にどんな影響を与えているのか?どんなニーズが実際に存在しているのか?

今回は、私たちハル企画が実際に携わってきた150件以上の設営実績をもとに、東海三県のイベントトレンドと成功するイベントの共通点を、具体的な事例を交えながら詳しくご紹介します✨

この記事を読めば、「うちのイベントもお願いできるかな?」「予算が限られているけど大丈夫?」といった疑問がきっと解消されるはずです!

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🏢 第1章:東海エリアならではの多様なニーズとは?

企業イベントが圧倒的に多い理由

東海三県、特に愛知県は企業数が非常に多い地域として知られています。製造業の本社や工場が集中しているだけでなく、中小企業も数多く存在するこのエリアでは、必然的に企業関連のイベント需要が高まります。

ありがたいことに、私たちハル企画にも多くの企業様や団体様からお声がけをいただいているのが現状です。そして、企業イベントは大きく2つのタイプに分かれることが、実績を分析してわかってきました。

【タイプA】フォーマルなビジネスイベント 🎩

まず一つ目は、企業の「顔」となるフォーマルなイベントです。

具体的には:

• 社員総会: 全社員が集まる重要な場
• 展示会: 自社製品やサービスをアピールする商談の場
• 周年記念・上場記念イベント: 企業の歴史的な節目を祝う式典

これらのイベントでは、企業のブランドイメージが直接問われるため、設営の質が非常に重要になります。レイアウトの精密さ、使用する資材の品質、そして何より「予定通りにきっちり進行する」というスケジュール管理が求められます。

例えば、先日お手伝いした製造業A社様の創立50周年記念式典では、来賓として取引先の経営者様が多数いらっしゃいました。会場のレイアウトから装飾、照明まで、細部にわたって打ち合わせを重ね、当日は予定より30分早く設営を完了。お客様から「安心して式典に集中できました」とお言葉をいただきました。

【タイプB】社内交流・レクリエーションイベント 🎉

二つ目は、社員同士の絆を深めるためのカジュアルなイベントです。

具体的には:

• 忘年会・新年会: 年末年始の恒例行事
• 社内食事会: 部署間の交流促進
• 社員旅行の懇親会: チームビルディングの一環

これらのイベントの特徴は、**「予算が限られている中で、いかに楽しく思い出に残るものにできるか」**という点です。堅苦しさは不要ですが、参加者全員が楽しめる雰囲気作りが求められます。

ある中小企業B社様の忘年会では、予算の都合上、装飾を一部手作りすることをご提案しました。季節のモチーフを活かした飾り付けのアイデアを出し、必要な材料だけをご用意。結果として予算を30%削減しながらも、「今年一番盛り上がった!」と大好評をいただきました🎊

地域に根ざしたイベントも大切にしています

企業イベントだけではありません。私たちは老人ホーム・病院などの施設、町内会、自治体といった幅広い組織・団体様からもご依頼をいただいてきました。

夏祭りで見る地域のつながり 🏮

特に夏祭りは、東海エリアの地域イベントの象徴です。町内会や自治体が主催するこれらのイベントは、地域コミュニティを維持し、世代を超えた交流を生み出す大切な機会です。

先日お手伝いした岐阜県の某町内会様の夏祭りでは、テントやデコラテーブル、カラーコーンなど大規模な設営が必要でした。予算は限られていましたが、私たちの豊富な部材ストックを活用することで、新たに購入する必要がある資材を最小限に抑えることができました。

当日は500人以上の地域住民の方々が参加され、子どもたちの笑顔があふれる素晴らしい夏祭りになりました☀️

施設での食事会が持つ意味 🍱

老人ホームや病院での食事会も、私たちが大切にしているイベントの一つです。高齢者や患者様にとって、日常とは違う特別な時間を過ごしていただくことは、心身の健康にも良い影響を与えます。

三重県の老人ホームC様では、毎年恒例の敬老会の食事会をお手伝いしています。安全性を最優先にしながらも、温かくアットホームな雰囲気づくりを心がけています。設営から撤収まで、明るい雰囲気で作業できるように努めている私たちのスタッフの姿勢が、施設の皆様にも好評をいただいています😊

特殊なイベントにも対応できる技術力

実績の中には、選挙の事務所設営といった非常に特殊なイベントも含まれています。

選挙事務所の設営は、通常のイベントとは全く異なる要求があります:

• 極めて短い納期: 選挙期間は限られており、迅速な対応が必須
• 厳格な法令遵守: 公職選挙法などの規定を理解した設営
• 確実な完成: 予定通りに必ず完成させなければならない

このような高難度のイベントをお任せいただけるということは、私たちの技術力と信頼性が認められている証だと自負しています💪

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📐 第2章:イベント規模別に見る設営の課題と解決策

150件以上の実績を分析すると、イベントの規模によって求められる設営技術や課題が大きく異なることがわかります。ここでは、規模別に実際の課題とプロの解決策をご紹介します。

大規模イベント:安全とコストの両立が鍵 🔑

夏祭りや展示会のような大規模イベントでは、数百人規模の参加者に対応する必要があります。

大規模イベントの3大課題

1. 動線の複雑化 参加者が増えると、会場内の人の流れが複雑になります。入口から受付、各ブースや展示エリア、トイレ、出口まで、スムーズに移動できる動線設計が必要です。

2. 安全管理の厳格化 多くの人が集まる場所では、万が一の事故を防ぐための安全対策が不可欠です。避難経路の確保、転倒防止、天候への対応など、考慮すべき点は多岐にわたります。

3. コストの高騰 規模が大きくなればなるほど、必要な資材も増え、設営スタッフの人数も増えます。これが予算を圧迫する最大の要因です。

ハル企画の解決策

私たちは、これらの課題に対して具体的な解決策を持っています。

資材コストの削減術 💰 私たちには豊富な部材ストックがあります。テント、テーブル、椅子、照明器具など、イベントに必要な様々な資材を自社で保有しているため、お客様が新たに購入する必要がありません。これだけで、初期費用を大幅に削減できます。

ある愛知県の展示会では、100名規模のブース設営で、通常であれば資材購入だけで50万円以上かかるところを、私たちの在庫を活用することで実質ゼロに。その分の予算を装飾や来場者へのノベルティに回すことができました✨

人件費の最適化 👥 大規模設営というと、「たくさんのスタッフが必要で高額になる」と思われがちです。しかし私たちは、設営作業を行うスタッフの人数を必要最小限に抑えることで、極力人件費を押さえております。

これは単に人数を減らすのではなく、熟練したスタッフの効率的な配置と、信頼できる得意先への外注を組み合わせることで実現しています。無駄のない作業工程を組み立てることで、少人数でも大規模設営を可能にしているのです。

小~中規模イベント:費用対効果が重要 📊

食事会や忘年会・新年会などの小~中規模イベントは、年間を通じて多頻度で開催されるという特徴があります。参加者は数十人から百数十人程度で、毎回異なるテーマやレイアウトが求められます。

多頻度開催の悩み

「毎回同じ会場、同じ設営では飽きられてしまう」 「年に何回もあるから、1回あたりのコストを抑えたい」 「でも、チープに見えるのは避けたい」

これは多くのお客様から実際にお聞きする悩みです。

明朗会計で予算管理もラクラク 💡

私たちが提供する安心できる明朗会計は、こうした悩みを解決します。

見積書には:

• 部材代
• 設営費
• 撤収費
• 運送費

これら必要なものをすべて含めてご提出いたします。「後から追加費用が発生して予算オーバー…」という心配は一切ありません。

年に4回忘年会・新年会・納涼会・創立記念パーティーを開催するD社様では、初回に年間予算を確定し、それを4等分して各イベントの予算を設定。毎回、予算内でテーマを変えた設営を楽しんでいただいています🎨

手作り提案でオリジナリティアップ ✂️

手作りすることも含めた提案も、私たちの強みです。

すべてをプロに任せるのもいいですが、一部を手作りにすることで:

• 装飾費を抑えられる
• オリジナリティが出る
• 準備段階から参加者が楽しめる

といったメリットがあります。もちろん、材料選びや作り方のアドバイスもしっかりサポートいたします!

特殊イベント:スピードと正確性の勝負 ⚡

選挙事務所設営や周年記念式典のような特殊イベントでは、規模以上に**「迅速性」と「正確性」**が求められます。

タイムイズマネー、そしてタイムイズトラスト

特に選挙事務所では、公示日から投票日までの限られた期間内に、完璧な事務所を立ち上げる必要があります。1日の遅れが致命的になることもあります。

私たちは、ご相談からイベント当日の設営・撤収までがスムーズに進むように、フローを明確にしています。

具体的には:

1. 初回相談で要件を完全にヒアリング
2. 詳細な工程表を作成
3. 事前準備を徹底
4. 当日は予定より早めに完了
5. 撤収も迅速に対応

このフローにより、時間のロスを最小限に抑えています⏰

トラブル対応力が信頼の証

どんなに綿密な計画を立てても、現場では突発的なトラブルが起こることがあります。天候の急変、資材の破損、会場の問題など、予期せぬ事態は避けられません。

私たちは150件以上の経験から、様々なトラブルパターンを熟知しています。だからこそ、現場で起こる突発的なトラブルにも迅速に対応いたしますという言葉に自信を持っています。

実際、ある周年記念イベントでは、当日朝に会場の一部が使用できなくなるというトラブルが発生しました。しかし、即座に代替レイアウトを提案し、わずか30分で再設営を完了。お客様には「プロの対応力に感動しました」と言っていただけました💪

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💰 第3章:予算の壁を乗り越えるハル企画の戦略

「イベントをやりたいけど、予算が…」これは私たちが最もよく耳にする言葉です。しかし、予算が限られているイベントにつきましても、ぜひ一度ご相談ください。私たちには、予算の壁を乗り越える具体的な戦略があります。

三位一体のコスト削減システム 📉

1. 部材費を劇的に下げる「ストック活用術」

先ほども触れましたが、私たちの豊富な部材ストックは、コスト削減の最大の武器です。

通常、イベント設営業者に依頼すると:

• 業者が資材レンタル会社から借りる
• レンタル料が上乗せされる
• さらにマージンが加わる

という構造でコストが膨らみます。

しかし私たちは、自社で資材を保有しているため、この中間コストをすべてカット。お客様に直接、適正価格でご提供できるのです📦

2. 人件費を抑える「最小人数の法則」

必要最小限の人数で最大の効果を——これが私たちのモットーです。

これは以下の要素で実現しています:

• スタッフ一人ひとりのスキルが高い
• 事前準備を徹底して現場作業を効率化
• 動線や作業工程を計算し尽くす
• 信頼できる得意先との連携

無駄な人件費を削減しながら、品質は一切妥協しません✨

3. 創意工夫で生まれる「手作りの価値」

手作りという選択肢は、単なるコスト削減策ではありません。

例えば、あるNPO団体様の設立記念パーティーでは、予算が非常に限られていました。そこで、会場装飾の一部を手作りにすることを提案。テーマカラーに合わせた折り紙の装飾や、メッセージボードなど、参加者の思いが込もった温かい会場ができあがりました。

結果として装飾費は半分以下に抑えられ、しかも「市販品よりずっと素敵!」と大好評。コスト削減と価値創造を同時に実現した好例です🎨

「諦めていた」を「できる」に変える提案力

「予算が足りないから、イベントは無理かも…」

そう諦めかけていたお客様に、私たちは常に「できる方法」を一緒に考えます。

• 規模を少し調整してみる?
• 装飾のどこかを変えてみる?
• 時期をずらせば費用が下がるかも?

お客様のご要望を最大限尊重しながら、予算内で実現する方法を模索します。150件以上の経験があるからこそ、引き出しの多さには自信があります💡

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🤝 第4章:「初めて」のイベント設営を全力サポート

「イベント設営って、何から始めればいいの?」 「わからないことだらけで不安…」

ご安心ください。私たちは地域に根ざしたイベントを中心に実施しておりますので、初めてイベントを設営される方もお気軽にご相談ください。

初めての方が抱える「3つの不安」

不安1:何をどう準備すればいいかわからない 😰

イベントの企画は決まっても、実際に何が必要なのか、どんな順番で進めればいいのか、初めての方にはわかりません。

私たちの対応: 初回のヒアリングで、イベントの目的、規模、予算を丁寧にお聞きします。その上で、必要な資材リスト、スケジュール、当日の流れまで、わかりやすくご説明します。まるで「イベント設営の教科書」のような資料をお渡しすることも✍️

不安2:当日トラブルが起きたらどうしよう 😱

「設営中に何か問題が起きたら?」 「機材が壊れたら?」 「天気が崩れたら?」

こうした不安は、初めてのイベントでは特に大きいものです。

私たちの対応: 現場で起こる突発的なトラブルにも迅速に対応いたします。150件以上の経験から、あらゆるトラブルパターンを想定し、事前に対策を用意しています。当日も、経験豊富なスタッフが常に会場にいるので、何かあればすぐに対応可能です🚀

不安3:終わった後の片付けが大変そう 😓

イベント本番は無事終わっても、その後の撤収作業は意外と大変です。疲れた体で片付けをするのは、想像以上に負担です。

私たちの対応: 撤収作業もおまかせください。設営だけでなく、イベント終了後の片付け、資材の搬出まで、すべて私たちが行います。お客様は、イベントの成功を喜び、参加者の方々とゆっくり余韻を楽しんでいただけます🎊

実際の「初めて」成功事例

岐阜県のE町内会様は、新しく就任した会長が「初めて夏祭りを主催する」という状況でした。

会長さんは当初、とても不安そうでした: 「町内会の夏祭りは何十年も続く伝統行事。失敗できない」 「でも、設営会社に頼むのは初めてで、どうしたらいいか…」

私たちは、まず過去の写真を見せていただき、伝統を大切にしながらも、新しい要素を加える提案をしました。事前に3回の打ち合わせを行い、当日のタイムスケジュールを分単位で作成。

当日は予定通りスムーズに進行し、「今年の夏祭りは特に良かった!」と地域の方々から大好評。会長さんからは「ハル企画さんに頼んで本当に良かった。来年もお願いします!」という嬉しいお言葉をいただきました😊

スタッフとの「信頼関係」が生む安心感

私たちハル企画のもう一つの強みは、スタッフとの信頼関係を築いていることです。

イベント設営は、チームワークが命です。複数のスタッフが息を合わせて動くことで、初めてスムーズな設営が実現します。私たちは、社内スタッフだけでなく、外注する場合も得意先に頼むことで、質の高い連携を保っています。

この信頼のネットワークが、どんなイベントでも安定したサービスを提供できる基盤になっています💪

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⚡ 第5章:スピード対応も可能!緊急時のご相談も

「来月イベントがあるんだけど、今からでも間に合う?」 「急にイベントが決まって困っている…」

そんなご相談もお任せください。

基本は1ヶ月前、でも…

基本的にイベント当日の1か月前にはご依頼をお願いしておりますが、イベントの規模や内容によっては直前の対応も可能です。

直前対応が可能な理由

1. 豊富な在庫 自社で資材を保有しているため、外部からのレンタル手配が不要。これだけで数日の時間短縮になります。

2. 柔軟なスケジュール調整 150件の実績で培った効率的な作業工程により、通常より短期間での準備が可能です。

3. 信頼できるネットワーク 協力会社との強固な信頼関係があるため、急な依頼でもスタッフを確保できます。

実際の緊急対応事例

先月、愛知県のF社様から「2週間後に急遽、取引先との懇親会が決まった」というご相談がありました。

通常なら断られるケースですが、私たちは:

• 即日、現場視察と見積もり提出
• 3日以内に詳細プラン確定
• 1週間前に事前準備完了
• 当日はトラブルなく成功

という流れで対応。F社様からは「他社には断られたのに、ハル企画さんは快く引き受けてくれた」と感謝の言葉をいただきました✨

東海三県だから可能な効率的運送

私たちが東海三県を中心に活動していることも、スピード対応を可能にしている要因です。

地域に密着しているため:

• 移動時間が短い
• 運送費の予測が正確
• 見積もりに運送費をすべて含めて提示できる

愛知・岐阜・三重なら、ほとんどのエリアに当日中に対応可能です🚚

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🌟 まとめ:ハル企画が選ばれる理由

ここまで、私たちハル企画の150件以上の実績をもとに、東海三県のイベントトレンドと、私たちの設営戦略についてお話ししてきました。

私たちが大切にしている3つのこと

1. お客様の「想い」を形にする 💖

イベントには、必ず主催者様の「想い」があります。

• 社員に感謝を伝えたい
• 地域のつながりを深めたい
• 企業の成長を祝いたい

どんな想いでも、私たちは全力で形にします。できる限り全力でお応えしますという姿勢を、常に忘れません。

2. 「費用」の壁を一緒に乗り越える 💪

予算が限られているから諦める——そんな必要はありません。

私たちの複合的なコスト削減策:

• 豊富な部材ストック
• 必要最小限の人員配置
• 手作り提案
• 明朗会計

これらを組み合わせることで、予算内で満足度の高いイベントを実現します。

3. 「安心」をお届けする 🛡️

イベント設営は、準備から当日、撤収まで、やることがたくさんあります。

私たちにお任せいただければ:

• 明確なフローで迷わない
• トラブルも即座に対応
• 撤収作業もすべておまかせ

主催者様は、イベントの成功に集中していただけます。

最後に:まずはお気軽にご相談ください 📞

企業数が多い東海三県では、今日もどこかで新しいイベントが企画されています。

• 初めてイベントを設営される方
• 費用面で悩んでいる方
• 直前の急なイベントでお困りの方
• 過去に他社で失敗した経験がある方

どんな方でも大歓迎です!

ハル企画は、2022年設立とまだ若い会社ですが、150件以上の実績という確かな経験があります。愛知・岐阜・三重の東海三県で、これからも地域の皆様のイベントを支え続けていきます。

社員総会のような大規模なビジネスイベントから、町内会の夏祭りのような地域イベント、忘年会のような社内行事まで、どんなイベントでもご相談ください。

私たちは、東海エリアの皆様に「ハル企画に頼んで良かった」と言っていただけることが、何よりの喜びです✨

お問い合わせは、お電話またはメールで。まずは気軽にご相談から始めましょう!

あなたのイベントを、私たちと一緒に成功させませんか?🎉

 

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🌸 ハル企画 🌸

代表：山田 通崇

🏢 事務所：岐阜県多治見市中町

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⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00

📅 定休日：年中無休

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