📝はじめに：イベント設営の不安、私たちが解消します
こんにちは！ハル企画です😊
企業様の周年記念パーティー、町内会の夏祭り、自治体のイベント…参加者の皆さんにとって、忘れられない素敵な思い出になるはずのイベント。でも、いざ企画を任されると「何から始めればいいの?」「予算内で本当にできる?」と不安になりますよね。
私たちハル企画は、三重、愛知、岐阜の東海三県を中心に、年間150件以上のイベント設営をお手伝いしてきました。企業様から町内会、自治体まで、本当に様々な現場を経験してきた私たちだからこそ、皆様の不安をしっかり受け止められます。
「初めてのイベント設営で右も左もわからない…」そんな方こそ、ぜひ最後まで読んでみてください。この記事では、お客様がイベント設営を私たちに依頼する際の具体的な流れを、ステップごとに詳しくご紹介します💡
私たちと一緒なら、イベント設営は決して難しくありません。むしろ、楽しく進められるプロジェクトになるはずです！
🤝ステップ0：まずはお気軽にご相談を！事前相談で不安を解消
正式なご依頼の前に、まずは「こんなイベントを考えているんだけど…」というお話から始めましょう。この段階では、堅苦しいことは一切不要です。
🏠地域密着だから、東海三県のイベントは私たちにお任せください
ハル企画は愛知・岐阜・三重の東海三県を中心に活動しています。地域に根ざしたサービスを提供しているからこそ、各地域の特性や会場の特徴もよく理解しているんです。
「うちは三県の中でも離れた場所なんだけど…」というご心配は無用です！東海三県全域をカバーしていますし、企業数が多いこのエリアでは、ありがたいことに本当に多くの団体様からお声がけいただいています。
実は、三県以外の府県からのご相談にも対応できるケースがあります。「ちょっと遠いかも?」と思っても、まずは一度ご相談ください😊
⚡急なイベントでも大丈夫！柔軟な対応が私たちの強みです
「来月急にイベントをすることになって…」「担当者が急に辞めてしまって、残された時間が少ない!」
こんな緊急事態、実は意外と多いんです。理想を言えば、イベント当日の1か月前にはご依頼いただきたいのですが、イベントの規模や内容によっては直前のご相談にも対応可能です。
私たちの営業時間は朝8:00から夜19:00まで、しかも年中無休で営業しています。土日祝日も関係なく、お客様のご都合に合わせてご相談を承ります。
「こんな急な相談、迷惑じゃないかな…」なんて心配は無用です。緊急事態だからこそ、経験豊富な私たちの出番なんです💪
💬ステップ1：じっくりお話を伺います！打ち合わせでイメージを共有
イベントを成功させる一番の秘訣は、お客様のイメージを私たちがしっかり理解すること。この打ち合わせの段階が、実はとても重要なんです。
📞お客様の都合に合わせた打ち合わせスタイル
「忙しくて、なかなか時間が取れない…」というお客様も多いですよね。
私たちは、お客様のご都合に合わせて対面・メール・電話、どの方法でも打ち合わせ可能です。対面でじっくり相談したい方には会場や事務所でお会いしますし、メールでやり取りしたい方にはメールで詳しくご説明します。
打ち合わせでは、こんなことをお聞きしています👇
- イベントの目的は何ですか?（お祭り、記念式典、展示会など）
- 参加者は何名くらいを予定していますか?
- 開催日時と会場はもう決まっていますか?
- 予算はどのくらいを考えていますか?
- 特に重視したいポイントはありますか?
「まだ何も決まっていなくて…」という段階でも全く問題ありません。むしろ、そういう段階からご相談いただく方が、より良い提案ができることも多いんですよ。
🎉どんなイベントでもお任せください！幅広い実績があります
私たちがこれまで手がけてきたイベントは、本当に多種多様です。
楽しいイベント🎊
- 夏祭りや盆踊り大会
- 企業の忘年会・新年会
- 食事会やバーベキュー大会
フォーマルなイベント📊
- 社員総会や株主総会
- 展示会やセミナー
- 周年記念式典や上場記念パーティー
特殊な設営🏢
- 選挙の事務所設営
- 病院や老人ホームでのイベント
- 屋外の大規模フェスティバル
老人ホーム、病院などの施設様、一般企業様、町内会、自治体様…本当に様々な組織・団体様からご依頼をいただいてきました。これまでに150件以上のイベント設営実績があるので、「こんなイベント、対応できるかな?」という心配はいりません。
「前例がないイベントだから不安…」という方も、ぜひ一度ご相談ください。新しいチャレンジこそ、私たちのやりがいでもあるんです✨
💰ステップ2：明朗会計で安心！企画書とお見積りをご提示
打ち合わせでお聞きした内容をもとに、私たちが最適なプランと費用を提案させていただきます。この段階で、費用の不安を完全に解消していただけるはずです。
📄無料でご提案！企画書と見積書でイメージを具体化
お客様に安心してご検討いただくために、企画書や見積書の提出は完全無料です。「相談したら、断りづらくなるんじゃ…」なんて心配は無用ですよ😊
見積書には、イベント設営に必要な費用を全て含めて明示します👇
- 部材代（テント、テーブル、椅子など）
- 設営費（当日の設営作業費）
- 撤収費（イベント後の片付け費用）
- 運送費（部材の運搬費用）
「最初は安かったのに、後から追加費用が次々と…」こんな不安を感じたことはありませんか?私たちは明朗会計をポリシーとしているので、後から追加費用が発生することはありません。
見積書に書かれている金額が全てです。安心してご検討いただけます。
💡予算が限られていても諦めないでください！コスト削減の工夫をご提案
「イベントはしたいけど、予算が…」「購入やレンタルって、けっこう高いんだよね…」
こんなお悩み、本当によく聞きます。でも、諦める前にぜひご相談ください！私たちには、予算を抑えながらも質の高いイベントを実現するノウハウがあります。
コスト削減の工夫その1：人件費の最適化 設営作業は必要最小限の人数で効率的に行うことで、人件費を極力抑えています。無駄な人員配置はしません。
コスト削減の工夫その2：協力業者との連携 外部スタッフが必要な場合も、長年お付き合いのある得意先に依頼することで、コストを抑えた設営を実現しています。
コスト削減の工夫その3：手作り対応 必要な備品の一部を手作りすることで、イベント設営費用を大幅に削減できることもあります。
「このくらいの予算でも、ちゃんとしたイベントができるんですね!」とお客様に驚かれることも多いんですよ。予算が限られているからこそ、私たちの腕の見せ所なんです💪
実際、地域の小さな町内会のお祭りから、大企業の周年記念イベントまで、様々な予算規模のイベントをお手伝いしてきました。「こんな予算じゃ無理かも…」と思っても、まずは相談してみてください。きっと良い方法が見つかります✨
📋ステップ3：ご契約後はお任せください！私たちが全て準備します
見積もり内容にご納得いただき、ご契約となりましたら、いよいよ本格的な準備開始です。ここからは、私たちプロの仕事を見ていただけます！
🎪部材の調達はすべて私たちにお任せ
「テントってどこで買えるの?」「デコラテーブルって何?どこで借りられる?」「カラーコーンって、イベント後どうすればいいの?」
イベントに必要な資材って、日常生活ではほとんど使わないものばかりですよね。調達するだけでも一苦労、イベント後の保管場所にも困ります。
でも、ご安心ください！私たちはテント、デコラテーブル、カラーコーンなど、イベントに必要な部材を豊富に取り揃えています。お客様が新たに購入したり、レンタル業者を探したりする必要は一切ありません。
これって、本当に大きなメリットなんです。「イベントは無事終わったけど、買ったテントの保管場所がない…」「次使うまで何年も倉庫に眠らせておくのはもったいない…」こんな悩みから完全に解放されます😊
🔧特殊な資材も手配可能！できる限りお応えします
「ちょっと変わった演出がしたいんだけど、こんな資材ありますか?」
私たちのストックにない特殊な資材が必要になることもあるでしょう。そんな時でもご安心ください。ないものについても個別に手配させていただくことが可能です。
お客様のご要望には、できる限り全力でお応えする。これが私たちのポリシーです。「こんな無茶なお願い、できないかな…」と思っても、まずは相談してみてください。意外と実現できることも多いんですよ💡
📝当日の流れを明確に！トラブルを未然に防ぎます
多くの人が関わるイベント設営。スムーズに進めるには、明確な計画が不可欠です。
私たちは、ご相談からイベント当日の設営・撤収まで、フローを明確にしています。準備段階で、以下のポイントを最終確認します👇
- 当日のタイムライン（何時に何をするか）
- 搬入・搬出のルート
- スタッフの配置と役割分担
- 悪天候時の対応プラン
「当日になって、誰が何をするかわからない…」「搬入口が塞がっていて、資材が運び込めない…」こんなトラブルを未然に防ぐのが、私たちの仕事です。
🎉ステップ4：イベント当日は私たちにお任せ！安心して本番に臨めます
いよいよイベント当日です！私たちスタッフが、事前に確認した計画に基づいて、迅速かつ安全に設営作業を行います。
😊明るい雰囲気づくりを大切にしています
イベントって、基本的には楽しく、思い出に残るものですよね。参加者の皆さんが楽しんでいるのに、設営スタッフが暗い顔をしていたら、雰囲気が台無しです。
だから私たちは、明るい雰囲気で設営に携わることをとても大切にしています。
設営に携わるスタッフとは信頼関係を築き、設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めています。「ハル企画のスタッフさん、いつも笑顔で感じがいいね」とお客様から言っていただけることも多いんですよ😊
この活気のある現場の雰囲気が、イベント全体の成功を後押しします。スタッフの明るさって、参加者の方々にも伝わるんです✨
⚡突発的なトラブルにも迅速対応！経験が生きます
「天気予報が外れて、急に雨が…」「音響機器が突然動かなくなった…」「予定より参加者が多くて、椅子が足りない…」
イベント当日には、どんなに綿密に計画しても、予期せぬトラブルが起こることがあります。でも、パニックになる必要はありません。
私たちは年間150件以上のイベント設営実績があるので、様々なトラブルを経験してきました。その経験を生かして、現場で起こる突発的なトラブルにも迅速に対応いたします。
「初めてのイベント設営で、トラブルが起きたらどうしよう…」という不安は、私たちにお任せください。落ち着いて、適切に対処します💪
🤝イベント実施中もサポート可能です
イベントの実施自体は、もちろんお客様が主体となります。でも、「設営スタッフに当日も残ってもらえたら安心なんだけど…」というご要望もよくいただきます。
ご希望があれば、イベント実施中も私たちスタッフが同席してサポートすることも可能です。会場の状況確認、追加の資材設置、参加者の誘導補助など、必要に応じてお手伝いします。
これにより、お客様は設営やトラブル対応の心配をすることなく、イベントの運営や参加者との交流に集中していただけます。「スタッフさんがいてくれて、本当に助かった!」というお声をいただくこともよくあります😊
🧹ステップ5：イベント後の撤収もお任せ！最後まで完全サポート
楽しいイベントが終わった後、実は一番大変なのが撤収作業です。でも、ご安心ください。最後まで私たちにお任せください！
🚛撤収作業も完全おまかせ！疲れた後の片付けは不要です
イベントが成功して、参加者の皆さんも満足して帰った後…「さあ、これから片付けだ…」と思うと、気が重くなりますよね。
特に、お祭りやパーティーなど、夕方から夜にかけて行われるイベントの後は、スタッフの皆さんもクタクタです。そんな状態で、重いテントを畳んだり、テーブルを運んだり…考えただけで大変です。
でも、ご安心ください。撤収作業も完全におまかせいただけます。
設営した部材の片付け、梱包、運送まで、一貫して私たちが行います。お客様は、イベントが終わったら、もう何もしなくて大丈夫です。「イベントは楽しかったけど、後片付けが大変だった…」なんて思い出にはさせません😊
📦部材の保管・メンテナンスの悩みからも解放
もし、テントやデコラテーブルを購入したりレンタルしたりする場合、イベント後の保管場所やメンテナンスも考えなければなりません。
「次のイベントまで、どこに保管しよう…」「テントにカビが生えないように、ちゃんと乾燥させないと…」「来年使う時、ちゃんと動くかな…」
こういった心配事から、完全に解放されるのも、私たちのサービスを利用する大きなメリットです。部材の保管もメンテナンスも、全て私たちが行います。
お客様は、イベントの思い出だけを大切にしていただければ、それで十分です✨
🌟まとめ：三重・東海三県のイベントは、ハル企画にお任せください！
ここまで、イベント設営をご依頼いただく際の流れを、ステップごとに詳しくご紹介してきました。
改めてポイントをまとめますね👇
私たちハル企画の強み
- ✅ 年間150件以上の豊富な実績：様々なイベントに対応してきた経験があります
- ✅ 三重・愛知・岐阜の東海三県を中心にサポート：地域密着だからこその安心感
- ✅ 年中無休で柔軟に対応：急なご相談にも対応可能です
- ✅ 明朗会計で後から追加費用なし：見積もり金額が全てです
- ✅ 予算に合わせた提案：限られた予算でも最大限のサポート
- ✅ 豊富な部材ストック：テント、デコラテーブルなど、必要な資材は揃っています
- ✅ 特殊な資材も個別手配可能：ないものも手配します
- ✅ 明るい雰囲気づくり：楽しいイベントをさらに盛り上げます
- ✅ 迅速なトラブル対応：突発的な事態にも落ち着いて対処
- ✅ 撤収作業まで完全サポート：最後までお任せください
こんな方におすすめです
- 初めてイベント設営を担当することになった方
- 予算が限られているけど、良いイベントにしたい方
- 急なイベントで時間がない方
- 部材の調達や保管が面倒だと感じている方
- プロに任せて、イベント運営に集中したい方
「イベント設営って、こんなに簡単に依頼できるんだ!」と感じていただけたら嬉しいです😊
私たちハル企画は、お客様のイベントが成功するよう、企画段階から撤収まで、全力でサポートいたします。
「こんなイベントを考えているんだけど…」「予算はこのくらいなんだけど、できるかな?」
そんなご相談、大歓迎です！まずはお気軽にお問い合わせください📞
三重、愛知、岐阜でのイベント設営なら、ハル企画にお任せください。一緒に、参加者の皆さんの心に残る素敵なイベントを作り上げましょう！✨
📞お問い合わせはこちら 営業時間：8:00〜19:00（年中無休） 対応エリア：三重・愛知・岐阜を中心とした東海三県（その他地域もご相談ください）
私たちは、お客様の「やりたい!」を「できる!」に変えるお手伝いをします。 まずは、お気軽にご相談ください😊
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
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