はじめに：予算の壁を乗り越える
こんにちは！ハル企画です😊
地域の夏祭りや企業イベントを企画する際、多くの主催者様が直面するのが「予算の壁」です。「やりたいことはたくさんあるけど、予算が足りない…」「費用が高いから諦めようかな…」そんなお悩みをよくお聞きします。
でも、ちょっと待ってください！✋
実は、限られた予算でも工夫次第で素敵な夏祭りは実現できるんです。今回は、私たちハル企画が実際にサポートさせていただいた町内会様の事例をもとに、具体的なコスト削減の方法をご紹介します。
「購入・レンタルするのはもったいないし高い…」と感じている方こそ、ぜひ最後まで読んでいただきたい内容です🌟
📝事例紹介：F町内会様の夏祭りプロジェクト
抱えていた課題
今回ご紹介するのは、地域に根差した歴史あるF町内会様のケースです。
イベントの概要
- 参加予定人数：約500名
- イベント内容：伝統的な盆踊り、屋台、子供向けゲームコーナー
- 最大の課題：例年より寄付金が大幅に減少し、予算がカツカツ💦
F町内会様は毎年夏祭りを開催されていましたが、今年は特に厳しい状況でした。会長さんから最初にご相談をいただいた時のお言葉が印象的でした。
「予算は減ったけど、地域の伝統は守りたい。でも、どうやって費用を抑えればいいのか分からなくて…」
このお悩み、実は多くの主催者様が抱えている共通の悩みなんです😢
従来のコスト構造の問題点
F町内会様の場合、これまでのイベントでは以下のような費用がかかっていました。
大きな出費の内訳
- 資材費：テントやテーブル、提灯などのレンタル・購入費（予算の約50%）
- 人件費：設営・撤収作業を外部スタッフに依頼する費用（予算の約30%）
- 装飾費：看板や飾り付けの制作費（予算の約20%）
特に町内会メンバーの高齢化により、重労働を外部に頼らざるを得ず、人件費が年々高騰していたそうです。
「毎年同じようにやっているだけなのに、費用がどんどん高くなっていく…」という悪循環に陥っていました😓
💡解決策その1：人件費を賢く削減する方法
必要最小限の人数で最大の効果を
人件費って、実はイベント予算の中でかなり大きな割合を占めるんです。でも、だからといって人手を減らしすぎると作業が間に合わない…そんなジレンマがありますよね。
私たちハル企画では、150件以上のイベント設営経験を活かして、作業効率を徹底的に分析しています。その結果、本当に必要な人数を見極めて、必要最小限のスタッフで最大限の効果を出すことができるんです💪
具体的にどうするの？
例えば、F町内会様の夏祭りでは以下のような工夫をしました。
- 盆踊り用のやぐらとテント設営は熟練スタッフに集中させる
- 事前に明確な作業フローを確立し、無駄な動きを削減
- 作業時間を短縮することで、時間あたりのコストも削減
「普通なら10人必要な作業を、7人でこなせるようにする」というイメージです。これだけで人件費を30%削減できることも珍しくありません✨
信頼できる協力業者との連携
電気配線や音響調整など、専門技術が必要な作業もありますよね。こういった作業を新規の業者に頼むと、どうしても費用が高くなりがちです💸
私たちは長年お付き合いのある**信頼できる協力業者（得意先）**に依頼することで、コストを抑えつつ高品質な作業を実現しています。
得意先に頼むメリット
- 料金が明確で追加費用が発生しにくい
- 長年の信頼関係があるので、少ない指示でスムーズに作業が進む
- 緊急時にも柔軟に対応してもらえる
F町内会様の場合、この連携により外注費を従来の約70%に抑えることができました👏
撤収作業はプロにお任せ
イベントが終わった後の撤収作業って、本当に大変ですよね😅
参加者との交流や片付けで疲れている中、重たい機材を運んだり、元通りに片付けたり…。しかも慣れていないと時間がかかってしまい、結果的に人件費が膨らむことも。
私たちにお任せいただければ…
- 主催者様はイベント後の会計処理や参加者対応に専念できます
- プロのスタッフが迅速に撤収作業を完了
- 事前に見積もりに含まれているので、追加費用の心配なし
F町内会の会長さんからは「イベント後にゆっくり参加者と話せて、本当に助かった」と喜んでいただけました😊
🎨解決策その2：創造性を活かした「手作り」戦略
豊富な部材ストックで購入費ゼロ！
「テントやテーブルをレンタルすると高いんですよね…」
これ、本当によく聞くお悩みです。毎回レンタルしていると、年間でかなりの出費になりますよね💦
ハル企画の強みはここです！
私たちは豊富な部材を自社でストックしています。テント、デコラテーブル、カラーコーンなど、イベントに必要な基本的な資材は揃っているんです。
つまり、お客様は購入もレンタルも不要！📦
F町内会様の場合、この部材ストックを活用することで、従来なら20万円以上かかっていた資材費をほぼゼロにすることができました。
「購入・レンタルするのはもったいないし高い…」という問題が、根本から解決したわけです✨
雰囲気づくりは「手作り」で温かく
主要な機材のコストを削減できたら、次は装飾品です。
「でも、装飾にもお金がかかるんでしょ？」
ここで活躍するのが手作り戦略です🎨
F町内会様では、予算が特に限られていたため、装飾品を手作りすることを提案させていただきました。
実際に手作りしたもの
-
提灯の代替品
- 安価な紙袋や和紙にLEDライトを組み合わせる
- 町内会メンバーで楽しく制作
- コストは既製品の約1/5に！
-
ゲームコーナーの看板
- 再利用可能な段ボールに手書きのイラスト
- 子供たちも制作に参加して盛り上がる
- 印刷業者に頼むより10万円以上の節約
-
屋台の装飾
- 価格表示も手作りで温かみのある雰囲気に
- 地域の方々が協力して作ることで一体感が生まれる
手作りの意外な効果
実は、手作り品には単なるコスト削減以上の価値があるんです。
F町内会様の夏祭り当日、参加者の方々から「手作り感があって温かい」「昔の夏祭りみたいで懐かしい」という声がたくさん聞かれました。
つまり、予算削減のための手作りが、イベントの魅力を高める要素になったんです🎉
🛡️安心のサポート体制で品質も保証
明朗会計で追加費用の心配なし
「見積もりは安かったのに、後から追加費用を請求された…」
こんな経験、ありませんか？イベント設営では、こういったトラブルが意外と多いんです😰
ハル企画では絶対にそんなことはありません！
私たちはすべての費用を含めた明朗会計を徹底しています。
見積書に含まれる項目：
- 部材代
- 設営費
- 撤収費
- 運送費
- その他必要なすべての経費
最初にお見せする見積書の金額が、基本的に最終的な金額です。
F町内会様も「これだけ詳細な見積もりを出してくれて、本当に安心できた」とおっしゃっていました😊
トラブルにも迅速対応
イベント当日、予期せぬことが起こることもあります。
F町内会様の夏祭りでも、実は開始直前に夕立が降ってきたんです☔
でも、大丈夫！
私たちのスタッフが迅速に防水対策を実施。参加者の方々が濡れることなく、イベントを続行できました。
これができるのも、150件以上の豊富な実績があるからこそ。様々なトラブルを経験してきたからこそ、どんな状況でも落ち着いて対応できるんです💪
「イベント設営が初めてで不安…」という方でも、安心してお任せいただけます。
明るい雰囲気で作業します
イベントって、楽しい雰囲気が大切ですよね😊
私たちハル企画のスタッフは、設営作業中も明るい雰囲気を大切にしています。
なぜかというと…
暗い顔で黙々と作業していると、それだけでイベント全体の雰囲気が重くなってしまうからです。逆に、スタッフが笑顔で楽しそうに作業していると、主催者様も参加者様も自然と明るい気持ちになれるんです✨
F町内会の役員さんからは「ハル企画さんのスタッフが明るくて、こちらまで元気をもらいました」と嬉しいお言葉をいただきました。
📊実際のコスト削減効果まとめ
F町内会様の夏祭りで実現できたコスト削減を、具体的な数字で見てみましょう💰
削減前と削減後の比較
従来の予算配分
- 資材費（レンタル・購入）：約25万円
- 人件費（設営・撤収）：約15万円
- 装飾費：約10万円
- 合計：約50万円
コスト削減後の実際の費用
- 資材費：0円（ハル企画のストック活用）
- 人件費：約10万円（効率化により30%削減）
- 装飾費：約2万円（手作りにより80%削減）
- 合計：約12万円
なんと、38万円（76%）のコスト削減に成功しました🎊
費用対効果が最大化した理由
この大幅なコスト削減が実現できた理由を整理すると：
- 豊富な部材ストックで資材費ゼロ
- 効率的な作業体制で人件費を最小化
- 創造的な手作りで装飾費を大幅削減
- 明朗会計で追加費用ゼロ
- プロの対応でトラブルコストもゼロ
つまり、単に「安くする」だけでなく、「品質を保ちながら賢く削減する」ことができたんです👏
🌟予算が限られていても諦めないでください
まずは無料相談から
「うちのイベントも予算が厳しいんだけど…」
そんな方こそ、ぜひ一度ご相談ください！
ハル企画では、予算が限られているイベントにつきましても、ぜひ一度ご相談くださいというスタンスで、無料で企画書・見積書を作成しています📝
お電話やメールで、まずは気軽にお問い合わせいただければと思います。
東海三県を中心にサポート
私たちは主に愛知・岐阜・三重の東海三県でイベント設営をサポートしています。
地域に根差した活動をしているからこそ：
- 運送費を効率化できる
- 急な依頼にも迅速に対応可能
- 地域の特性を理解したサポートができる
「イベント当日の1か月前にはご依頼を」とお願いしていますが、イベントの規模や内容によっては直前の対応も可能です。
「来月イベントがあるんだけど、今から間に合う？」という場合も、まずはご相談くださいね😊
2022年設立でも150件以上の実績
「新しい会社だと不安…」と思われる方もいらっしゃるかもしれません。
確かにハル企画は2022年設立ですが、すでに150件以上のイベント設営実績があります。
これは、代表をはじめスタッフ一同が、それ以前から長年イベント業界で経験を積んできたからこそ実現できたこと。新しい会社だからこそ、フットワークが軽く、柔軟な対応ができるという強みもあります💪
まとめ：予算はアイデアで超えられる
F町内会様の事例が示すように、イベントの成功は「予算の多さ」ではなく、「どう工夫するか」で決まります✨
今回のポイントをおさらい
✅ 豊富な部材ストックで資材費ゼロ
✅ 効率的な作業体制で人件費削減
✅ 手作りで温かみのある雰囲気づくり
✅ 明朗会計で安心
✅ プロの迅速な対応でトラブルも解決
「費用が高いから諦めよう」と思う前に、まずは私たちハル企画にご相談ください。
限られた予算の中で、最大限に楽しく思い出に残るイベントを一緒に作り上げましょう！🎆
私たちにとって、お客様のイベントを成功させることが何よりの喜びです。予算のことで悩んでいる方、初めてイベントを企画される方、どんな些細なことでも構いません。
お気軽にお問い合わせくださいね😊
あなたの夢のイベント、ハル企画が全力でサポートします！
───────────────────
🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
🚗 駐車場あり
⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
📞 お問い合わせ：080-5128-0028
※営業のお電話はご遠慮ください
💻 公式HPはこちら
✉️ メールでのお問い合わせ
📸 Instagramはこちら
───────────────────
