こんにちは！愛知・岐阜・三重を中心にイベント設営を手がけるハル企画です😊
選挙が近づくと「事務所の設営どうしよう…」と頭を抱える方も多いのではないでしょうか？実は選挙事務所の設営って、普通のイベントとは全く違う特殊なノウハウが必要なんです💡
今回は、そんな選挙事務所設営の「困った！」を解決する、ハル企画のサービスについて詳しくお話しします。2022年設立とまだ新しい会社ですが、すでに150件以上のイベント設営実績を積み上げ、その中で選挙事務所設営という特殊な分野にも対応してきました📈
「設営なんて誰がやっても同じでしょ？」と思われがちですが、実は選挙事務所には独特の要求があるんです。機密性、迅速性、そして厳格な予算管理…。これらすべてをクリアするためには、豊富な経験と専門知識が不可欠です🔧
この記事では、選挙事務所設営の裏側から、ハル企画がどのようにしてお客様の「困った」を解決しているのかまで、詳しくご紹介していきます！
なぜ選挙事務所の設営は「特殊」なのか？🤔 一般イベントとの決定的な違い
普通のイベントと選挙事務所、何が違うの？
まず「選挙事務所の設営って、普通の会議室やイベント会場の設営と何が違うの？」という疑問をお持ちの方も多いでしょう。
実は、選挙事務所設営には以下のような特殊な要求があります：
⏰ 時間的制約が異常に厳しい 選挙の告示日から投票日まで、活動期間は法律で厳格に決められています。「来月のイベントに向けてゆっくり準備しましょう」なんて悠長なことは言っていられません。
🔒 機密性への配慮が必要 選挙戦略や内部打ち合わせなど、外部に漏れてはいけない情報を扱う場所でもあります。普通のオープンなイベント会場とは全く違う配慮が必要です。
💰 予算管理が超厳格 選挙資金には法的な制限があり、1円単位での正確な管理が求められます。「だいたいこのくらいかかりました」では済まされないんです。
実際にあった「失敗事例」から学ぶ教訓
先日、他社で設営を依頼していた候補者の方からこんな相談を受けました：
「設営業者に頼んだのに、当日になって『その部材は追加料金です』と言われて…。予算オーバーしちゃって、急遽自分たちで何とかしなければならなくなったんです😱」
これ、実はよくあるトラブルなんです。一般的なイベント設営業者は、選挙特有の予算制約や機密性についてあまり理解していないことが多いんですね。
また、こんなケースも：
「設営は無事完了したんですが、撤収のことを考えていなくて…。選挙が終わったらすぐに撤収しなきゃいけないのに、業者と連絡が取れなくて大変でした💦」
選挙事務所は設営だけでなく、撤収まで含めたトータルな計画が必要です。ここを理解していない業者に依頼すると、最後の最後で困ることになってしまいます。
ハル企画が選ばれる理由
ハル企画では、夏祭りや忘年会といった「楽しいイベント」から、社員総会や展示会といった「フォーマルなイベント」まで、本当に幅広く手がけてきました🎪
この多様な経験が、選挙事務所設営という特殊な分野でも活かされています。老人ホーム・病院などの施設や一般企業、町内会、自治体など、様々な組織からご依頼をいただいてきた実績が、選挙事務所特有のニーズにも柔軟に対応できる力となっているんです💪
迅速性が命！⚡ 選挙事務所設営のタイムマネジメント術
「1か月前」が理想、でも現実は…
基本的に、ハル企画では「イベント当日の1か月前にはご依頼をいただけるように」お願いしています📅
でも、選挙の場合はそうもいきませんよね？
「突然出馬が決まった」 「他の候補者の動向を見てから決めたい」 「予定していた事務所が使えなくなった」
こんな状況、選挙では日常茶飯事です😅
「2日前の緊急依頼」実際の対応事例
つい先月、こんなご相談がありました：
「お疲れさまです。実は2日後に事務所開きをすることになったのですが、設営をお願いできますでしょうか？他の業者さんには『無理です』と断られてしまって…😰」
普通なら「2日前なんて無理！」と言いたくなりますよね。でも、ハル企画では「まず一度ご相談ください」のスタンスです。
この案件では：
- 即日現地調査：その日のうちに現地を確認
- 夜間での部材調達：倉庫にある部材を総動員
- 翌日早朝から設営：朝6時から作業開始
- 当日午後には完成：事務所開きに間に合わせました✨
「イベントの規模や内容によっては直前の対応も可能」とお伝えしているのは、こうした実績があるからなんです。
フレキシブル対応を可能にする「3つの秘訣」
🚛 豊富な部材ストック カラーコーン、テント、デコラテーブルなど、選挙事務所でよく使われる部材を常時ストックしています。「今から発注して…」なんて時間はないですからね。
📞 24時間体制の連絡網 2023年4月10日にも「フレキシブルな対応が可能」とお知らせしましたが、これを実現するために連絡網を整備しています。電話番号は080-5128-0028、お問い合わせ時間は8:00～19:00ですが、緊急時はこの限りではありません。
🤝 協力業者ネットワーク どうしても自社だけでは対応しきれない場合、得意先の協力業者にお願いすることもあります。でも、これも普段からの信頼関係があってこそ。「明日手伝って！」なんて急な依頼に応えてくれるパートナーがいるのは、ハル企画の大きな強みです。
緊急対応でも品質は妥協しない
「急いで作ったから適当」なんてことは絶対にありません🚫
緊急対応の場合でも：
- 安全性のチェックは必ず実施
- 機能性を確保した上でのスピード設営
- 見た目の美しさも妥協しない
これらを徹底しています。なぜなら、選挙事務所は候補者の「顔」でもあるから。手抜きの設営では、候補者のイメージにも影響してしまいますからね💼
機密性と戦略性を両立🔐 選挙事務所レイアウトの極意
選挙事務所は「戦略拠点」である
選挙事務所って、単なる「作業場所」じゃないんです。ここは候補者にとって：
- 戦略を練る場所：選挙戦術の打ち合わせ
- 情報収集の拠点：各地区の情勢分析
- 支援者との交流場所：激励や差し入れを受ける場
- 広報の最前線：メディア対応や記者会見
これだけ多機能な場所だからこそ、レイアウトには細心の注意が必要です🏢
外部からの視線を遮る「ゾーニング技術」
先日設営した事務所では、こんな工夫をしました：
入口から奥の打ち合わせスペースが見えない配置 パーテーションや背の高い家具を使って、来訪者から戦略会議の様子が見えないようにレイアウト。
音が漏れにくい構造 重要な打ち合わせをする場所は、できるだけ外部に音が漏れないような配置に。
緊急時の動線確保 万が一の場合を考えて、複数の退出ルートを確保。
これらの配慮は、一般的なオフィス設営では考えられないことばかりです。でも、選挙事務所では当たり前に必要なことなんです🛡️
実際のレイアウト事例：「A候補の事務所」
ある市議会議員選挙で設営した事務所の事例をご紹介します（もちろん、守秘義務の範囲内で😊）：
🏠 物件の特徴
- 1階が店舗、2階が事務所の建物
- 入口が道路に面していて人目につきやすい
- 内部は約30坪のワンフロア
📐 レイアウトのポイント
- エントランスゾーン：来訪者の受付と待機場所
- オープンワークスペース：一般的な事務作業
- セミクローズドエリア：電話応対や軽い打ち合わせ
- クローズドルーム：重要な戦略会議専用
この4つのゾーンを効果的に配置することで、オープンさと機密性を両立させました✨
🎯 具体的な工夫
- 入口正面にはポスターや看板を配置して「顔が見える事務所」をアピール
- 奥の戦略会議室には防音効果のあるパーテーションを設置
- 来客用の動線とスタッフ用の動線を分離
- 緊急時には裏口から素早く退避できるルートを確保
よくある「レイアウト失敗例」と対策
❌ 失敗例1：丸見えの打ち合わせスペース 入口から奥まで見通せてしまう配置にしてしまい、戦略会議の内容が筒抜けになってしまった。
✅ ハル企画の対策 パーテーションや家具の配置で視線を遮断。来訪者には開放感を与えつつ、重要エリアは見えないよう工夫します。
❌ 失敗例2：音が筒抜けの構造 電話での重要な会話が他のスタッフや来訪者に聞こえてしまう。
✅ ハル企画の対策 吸音性のある材料や配置の工夫で、音の漏れを最小限に抑制します。
❌ 失敗例3：動線が交錯する配置 来客とスタッフの動線が重なり、混雑時に機能しない。
✅ ハル企画の対策 事前に人の流れをシミュレーションして、効率的な動線を設計します。
予算管理の裏技公開💰 限られた選挙資金を最大活用する方法
選挙資金の「現実」を知る
選挙にかかる費用、皆さんどのくらいかかると思います？🤔
市議会議員選挙でも、トータルで数百万円かかることは珍しくありません。その中で事務所設営費は：
- 小規模な場合：30〜50万円
- 中規模な場合：50〜100万円
- 大規模な場合：100万円以上
でも実際は「そんなにかけられない😅」というのが本音ですよね。
ハル企画の「明朗会計」システム
「安心できる明朗会計」これがハル企画のモットーです📊
見積書に含まれるすべての項目
- 部材代（テント、テーブル、椅子など）
- 設営費（人件費込み）
- 撤収費（忘れがちですが重要！）
- 運送費（遠方の場合）
これらをすべて事前に明示します。「当日になって追加料金が…」なんて心配は無用です✨
実際の「コスト削減事例」
📝 事例1：手作り看板で大幅コスト削減 ある候補者から「看板業者の見積もりが高すぎて…」という相談が。
通常の看板業者：15万円 ↓ ハル企画の手作り看板：5万円
材料費と人件費だけで、同等の品質を10万円も安く実現しました💡
📝 事例2：部材の使い回しでコスト圧縮 選挙期間中にイベントが複数回ある場合、同じ部材を使い回すことでコストを削減。
各イベントごとに新調：総額40万円 ↓ 使い回し+一部新調：総額25万円
15万円のコストダウンに成功しました🎉
📝 事例3：人員配置の最適化 設営作業は「必要最小限の人数で設営作業を行う」ことを徹底しています。
無駄に人数をかけない分、その費用をより重要な部材や機能向上に振り向けることができます。
「予算が厳しい」お客様への特別プラン
「予算が限られているイベントにつきましても、ぜひ一度ご相談ください」とお伝えしているのには理由があります。
💪 できる限り全力でお応えする姿勢
- 中古部材の活用でコストダウン
- 手作りできる部分は手作りで対応
- 段階的な設営で初期費用を抑制
- 他のイベントとの相乗り配送で運送費削減
これらの工夫で、限られた予算でも満足いただける設営を実現しています。
予算オーバーを防ぐ「3段階チェック」
1. 初期見積もり段階 お客様の予算を必ず確認し、その範囲内での最適プランを提案。
2. 設営準備段階 追加で必要になった項目があれば、事前に必ずご相談。勝手に追加することはありません。
3. 完了後の最終確認 請求書発行前に、見積もりとの差異がないか最終チェック。
この3段階で、予算オーバーを徹底的に防いでいます🛡️
「企画書や見積書の提出は無料」なので、まずはお気軽にご相談ください。予算に合わせたプランを必ずご提案いたします😊
ハル企画の「現場力」が違う理由💪 150件の実績が語る対応力
トラブルは「日常茶飯事」だからこそ
イベント設営の現場では、本当にいろいろなことが起こります😅
「思うように進まないことも多々あります」とお伝えしているのは、隠すことなく現実をお話ししているから。でも、だからこそハル企画の真価が発揮されるんです✨
実際にあった「現場トラブル」対応事例
🚚 事例1：搬入トラックが入れない！ 設営当日の朝、現地に到着すると…道路工事で搬入予定ルートが通行止め😱
即座の対応
- 別ルートを緊急調査
- 手運び可能な範囲を計算
- 小型車両での分割搬入に変更
- 予定より1時間遅れで設営完了
「どんなに事前調査をしても、当日の突発的な事情は避けられません。でも、現場での判断力と対応力があれば何とかなります💪」
🏢 事例2：レイアウト変更の緊急要請 設営開始直後、「やっぱり入口の位置を変えたい」という要望が😓
柔軟な対応
- 新しいレイアウトを即座に設計
- 既に設置済みの部材を効率的に移動
- 追加費用なしで変更対応
- 当初予定とほぼ同じ時間で完了
「お客様の要望は最優先。現場でも『できません』ではなく『どうすればできるか』を考えます🤝」
⚡ 事例3：停電発生！でも設営は続行 夏の暑い日、エアコンの使いすぎで近隣一帯が停電に…😰
創意工夫での解決
- 手持ちの懐中電灯で照明確保
- 電動工具から手動工具に切り替え
- スタッフ全員で効率的な作業分担
- 復電まで作業を継続し、遅れを最小限に
「150件以上の豊富な実績」があるからこそ、こうした予期せぬトラブルにも冷静に対応できるんです。
なぜハル企画は「トラブルに強い」のか
🎯 多様なイベント経験 夏祭り、忘年会、社員総会、展示会…本当に様々なイベントを手がけてきました。それぞれに特有のトラブルがあり、その経験が選挙事務所でも活かされています。
🏥 特殊な環境での実績 老人ホーム・病院などの施設では、特に厳しい制約があります。「音を立てられない」「導線に制限がある」「衛生面への配慮が必要」など。こうした環境での経験が、選挙事務所の機密性要求にも対応できる力となっています。
🤝 チームワークの良さ 「設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めています」というのは、単なるスローガンではありません。実際に現場でのチームワークが良いからこそ、トラブル時でも連携して解決できるんです。
150件の実績が教えてくれたこと
この数年間で手がけた150件以上のイベントから学んだ最も大切なことは：
「想定外を想定する」
- 天候の急変
- 交通規制の急な実施
- 機材の故障
- 人員の急な欠員
- お客様の要望変更
これらすべてを「起こりうること」として準備しておく。それがハル企画の「現場力」の秘密です🔧
そして何より大切なのは：
「お客様の立場に立って考える」
選挙という特別な状況で、候補者やスタッフの皆さんがどれだけ緊張し、不安を感じているか。だからこそ、設営という「裏方」の部分では、絶対に心配をかけたくない。
「突発的なトラブルにも迅速に対応いたします」とお約束できるのは、この想いがあるからなんです❤️
安心のサポート体制🤝 設営から撤収まで一気通貫サービス
選挙事務所設営の「全体の流れ」
選挙事務所の設営って、実は設営だけでは終わらないんです。全体の流れを見てみましょう：
1. ご相談・打ち合わせ段階
- お客様のご要望ヒアリング
- 現地調査・測量
- レイアウト提案
- 見積書作成
2. 準備段階
- 部材の調達・準備
- 詳細スケジュール調整
- 搬入ルートの最終確認
3. 設営当日
- 部材搬入
- 設営作業
- 動作確認・点検
- お引き渡し
4. 選挙期間中
- 緊急時のサポート対応
- 追加要望への対応
5. 撤収作業
- 速やかな撤収作業
- 原状回復確認
- 部材の回収・整理
この一連の流れを「ワンストップ」で対応するのがハル企画の特徴です🌟
「打ち合わせ」の柔軟性
対面・メール・電話、お客様のご都合に合わせます
選挙準備期間中の候補者は本当に忙しい！だからこそ：
🏢 対面打ち合わせ
- じっくり相談したい方向け
- 図面や資料を見ながら詳細検討
- 候補者の事務所や現地での打ち合わせも可能
📧 メール打ち合わせ
- 移動中や深夜でも対応可能
- 文字で記録が残るので後で確認しやすい
- 図面や写真の添付も簡単
📞 電話打ち合わせ
- 最も迅速な対応が可能
- 緊急時には即座に相談できる
- 細かいニュアンスも伝わりやすい
緊急時は080-5128-0028へ！ 通常のお問い合わせ時間は8:00〜19:00、年中無休ですが、選挙期間中の緊急事態には時間外でも対応しています📱
設営当日の「現場サポート」
スタッフが同席してトータルサポート
「ご要望に応じて、当日に弊社のスタッフが同席し、サポートさせていただくこともできます」
これ、実はとても大切なサービスなんです。なぜなら：
🔧 技術的なトラブル即座対応 部材の不具合や設置上の問題が発生した際、その場で解決できます。
📐 レイアウト微調整
実際に使ってみると「ここをもう少し…」という要望が出ることも。現場で即座に調整します。
🤝 使い方のレクチャー 折りたたみテーブルの使い方や、パーテーションの移動方法など、後で困らないよう丁寧に説明します。
「明るい雰囲気」の現場作り
「設営に携わるスタッフも明るい雰囲気で設営に携わって、より企画を盛り上げていくべき」
これはハル企画の信念です✨
選挙は確かに緊張感のある戦いですが、だからこそ現場では：
😊 笑顔で気持ちよく作業
- ピリピリした空気を和らげる
- 候補者やスタッフの皆さんの不安を軽減
- 「一緒に頑張ろう」という連帯感を醸成
🗣️ コミュニケーションを大切に
- 作業の進捗を随時報告
- 気づいたことがあれば積極的に提案
- 「信頼関係を築く」ことを最優先
実際にお客様から： 「ハル企画さんに設営してもらった日は、事務所全体が明るい雰囲気になって、その後の選挙活動も気持ちよくスタートできました😊」 なんて嬉しいお言葉をいただくことも🎉
撤収作業も安心おまかせ
選挙が終わった後のことまで考えている業者、実は多くないんです😅
「面倒な撤収作業もおまかせください」
選挙終了後の撤収が重要な理由
- 法的に定められた期限内での撤収が必要
- 候補者は他の後処理で多忙
- 原状回復が不完全だと敷金に影響
- 近隣への迷惑を最小限に
ハル企画の撤収サービス
- 選挙結果に関わらず迅速対応
- 深夜・早朝でも対応可能（事前相談要）
- 原状回復まで完璧に実施
- 不要になった部材の処分も対応
「設営から撤収まで一貫してハル企画が担当する」からこそ、お客様は最後の最後まで選挙活動に集中できるんです💪
選挙期間中の「アフターサポート」
設営して「はい、お疲れさま」で終わりではありません。
期間中に困ったことがあれば即対応
- 部材の不具合や破損
- レイアウト変更の必要性
- 追加部材のニーズ
実際にこんなサポートをしたことも：
「台風で入口のテントが破損してしまって…」 → 翌日朝一番で新しいテントを設置
「思ったより来客が多くて椅子が足りない」
→ 当日夕方に追加の椅子を配送
こうした「小さな困った」も含めて、トータルでサポートするのがハル企画のスタイルです🌟
皆様の素敵なイベントの成功を、心よりお祈りしております🎉✨
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
🚗 駐車場あり
⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
📞 お問い合わせ：080-5128-0028
※営業のお電話はご遠慮ください
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