こんにちは！愛知・岐阜・三重でイベント設営を手がけるハル企画です 😊
「施設でイベントを開催したいけど、何から始めればいいの？」 「設営って難しそう…初めてでも大丈夫かな？」 「予算が限られているから、できるだけ安く済ませたい」
そんな悩みを抱えている施設の皆さん、安心してください！この記事では、老人ホームや病院などの施設イベント設営を成功させるための秘訣を、分かりやすくお伝えします 🌟
💝 施設イベントが持つ特別な意味とは？
イベントは利用者様の心の栄養剤 🌈
老人ホームや病院でのイベントは、単なる「催し物」以上の価値があります。利用者様にとって、それは日常の中に彩りを添える貴重な時間なのです。
実際に、ある老人ホームでの夏祭りイベントでの出来事をご紹介しましょう。普段は車椅子で過ごされている87歳の田中さん（仮名）が、盆踊りの音楽が流れると自然と手拍子を始められました。そして「昔、息子と一緒に踊ったのを思い出したよ」と涙を浮かべながらおっしゃったのです 😭
このように、イベントは記憶の扉を開き、利用者様の心に寄り添う大切な役割を果たします。しかし、そんな特別なイベントだからこそ、一般的な企業イベント以上に細やかな配慮が必要になるのです。
施設イベントに求められる3つの要素 📝
施設イベントを成功させるためには、以下の3つの要素が不可欠です：
- 安全性の確保 – 利用者様の体調や身体機能に配慮した設営
- 柔軟な対応力 – 急な体調変化や天候に応じた変更への対応
- 温かい雰囲気作り – 参加者全員が笑顔になれる環境づくり
ハル企画では、2022年の設立以来、150件以上のイベント設営を手がけてきました。短い期間ながらも豊富な実績を積み重ね、施設特有のニーズを深く理解しています 💪
💰 予算の悩みを解決！明朗会計で安心のイベント設営
「予算が足りないかも…」そんな心配は無用です！ 💡
「イベントをやりたいけど、予算が限られているから…」
これは施設のご担当者様からよく聞かれるお悩みです。確かに、施設の運営費は限られており、イベント費用もできるだけ抑えたいのが本音でしょう。
でも大丈夫です！ハル企画では、予算が限られているイベントでも、ぜひ一度ご相談いただきたいと考えています。なぜなら、私たちには「コストを抑えながらも質の高い設営を実現する」ノウハウがあるからです 🎯
安心の明朗会計システム 📊
2023年4月10日に発表した「安心できる明朗会計」システムでは、以下のサービスを提供しています：
無料見積もりサービス 🆓 企画書や見積書の提出は完全無料です。「まずは費用感を知りたい」という段階でも、お気軽にご相談ください。実際に、ある病院の看護師長さんからは「無料で見積もりをもらえるなんて思わなかった。これなら安心して相談できる」というお声をいただきました。
明確な内訳表示 📋 見積書には以下の項目を明確に記載します：
- 部材代（テント、テーブル、椅子など）
- 設営費（現場での組み立て作業費）
- 撤収費（イベント後の片付け作業費）
- 運送費（材料の配送にかかる費用）
「後から追加料金を請求された」という心配は一切ありません。初めてイベントを企画される方でも、安心して予算計画を立てられます 💰
コストを抑える3つの工夫 🔧
私たちが実践している、費用を抑えるための具体的な方法をご紹介します：
1. 効率的な人員配置 設営作業は必要最小限の人数で行います。無駄な人件費をかけることなく、熟練スタッフが効率よく作業を進めます。例えば、通常4人で行う作業を、経験豊富な2人のスタッフで対応することで、人件費を大幅に削減できます。
2. 信頼できる外注先との連携 外部スタッフが必要な場合は、長年の信頼関係を築いている得意先に依頼します。これにより、通常よりもリーズナブルな価格でのサポートが可能になります。
3. 手作り備品の提案 「購入すると高価だけど、手作りすれば安く済む」という備品については、DIYでの制作もご提案します。実際に、ある老人ホームでは、装飾用の看板を手作りすることで、5万円の費用を1万円に削減できました 🎨
🏗️ 初心者でも安心！充実のサポート体制
「設営なんて初めて…」そんな方こそお任せください！ 🤝
「イベントの設営なんて、今まで経験がないから不安で…」
そんなお声をよく耳にします。確かに、イベント設営には多くの要素が絡み合い、初心者の方には複雑に感じられるかもしれません。
でも、ご安心ください！ハル企画では、企業や町内会、自治体など、様々な組織・団体様のイベント設営を手がけてきました。初めての方でも安心してお任せいただけるよう、充実したサポート体制を整えています 🛡️
フレキシブルなコミュニケーション方法 📞
施設のスタッフの皆様は、日々の業務で大変お忙しいことと思います。そこで、打ち合わせの方法も柔軟に対応しています：
対面打ち合わせ 🤝 詳細な打ち合わせが必要な場合は、直接お伺いします。図面を見ながらの相談や、実際の会場を確認しながらの打ち合わせが可能です。
電話・メールでの相談 📧 「忙しくて時間が取れない」という場合は、電話やメールでの相談も承ります。些細な疑問でも、遠慮なくお声かけください。
例：ある老人ホームでのケース 「デイサービスの利用者さんが使う和室で、月見イベントをやりたい」というご相談を電話でいただきました。畳を傷つけない設営方法や、車椅子でも参加しやすいレイアウトについて、メールで資料をお送りし、最終確認だけ現地で行うという効率的な進め方で対応しました 🌕
明確な設営フローで安心運営 📋
多くの人が関わるイベント設営では、「誰が何をやるのか分からない」「当日になってバタバタしてしまう」といったトラブルが起こりがちです。
特に施設内での設営は、利用者様の生活リズムを崩さないよう、計画的に進める必要があります。そこで、ハル企画では以下のような明確なフローを設定しています：
1. ご相談・ヒアリング段階
- イベントの目的と規模の確認
- 予算と希望する内容のすり合わせ
- 会場の条件確認
2. 企画・見積もり段階
- 具体的な設営プランの提案
- 詳細な見積書の作成
- スケジュールの調整
3. 設営準備段階
- 必要な備品の確保
- 設営スタッフの手配
- 最終確認と調整
4. 当日の設営・サポート
- 計画通りの設営実施
- イベント中のサポート（必要に応じて）
- 安全で迅速な撤収作業
このように段階を明確にすることで、「何をいつまでにやればいいのか」が分かりやすくなり、安心してイベント準備を進められます ✅
🏥 施設特有の注意点と安全対策
利用者様の安全が最優先！設営時の特別な配慮 🛡️
施設でのイベント設営では、一般的な会場とは異なる特別な配慮が必要です。利用者様の安全と快適性を確保するため、私たちが実践している具体的な対策をご紹介します。
バリアフリー設営の基本 ♿ 車椅子を使用される利用者様が多い施設では、以下の点に特に注意しています：
- 通路幅を最低1.2メートル以上確保
- 段差やケーブルの這い回しを避ける
- 緊急時の避難経路を常に確保
- テーブルの高さを車椅子に対応させる
実際の事例をご紹介しましょう。ある老人ホームでの敬老の日イベントでは、20名の利用者様のうち15名が車椅子を使用されていました。そこで、テーブルの配置を通常の四角い形ではなく、車椅子がスムーズに入れるU字型に変更。結果として、すべての利用者様が快適に参加でき、「みんなと一緒に食事ができて嬉しかった」というお声をいただきました 😊
急な変更にも柔軟対応！フレキシブルなサービス 🔄
施設イベントでは、以下のような急な変更が発生することがあります：
体調による参加人数の変更 🤒 利用者様の体調は日々変化します。「予定していた30名が、当日は20名になってしまった」というケースも珍しくありません。
天候による会場変更 🌧️ 屋外で予定していたイベントが、雨天のため急遽屋内に変更になることもあります。
スタッフの急病による人手不足 😷 施設スタッフの方が急に体調を崩され、イベント運営の人手が足りなくなることもあります。
ハル企画では、基本的にイベント当日の1か月前にはご依頼をいただくようお願いしていますが、イベントの規模や内容によっては直前の対応も可能です。過去には、前日に「明日、突然家族会を開くことになった」というご相談をいただき、翌朝一番で設営を完了させた実績もあります 💪
豊富な備品在庫で「あれがない！」を解決 📦
施設での食事会や季節のイベントでは、様々な備品が必要になります：
基本的な設営用品 🎪
- デコレーションテーブル
- 各種テント（屋外イベント用）
- カラーコーン（安全確保用）
- 椅子・テーブル（各種サイズ）
季節イベント用の装飾品 🎋
- 七夕用の竹と短冊
- クリスマス用のツリーと装飾
- 正月用の門松と飾り付け
- 節分用の豆まき道具
「これらを購入やレンタルするのはもったいないし高い…」とお考えの方も多いでしょう。ハル企画では、イベントで必要になることが多い部材を豊富に取り揃えているため、お客様に新たに購入していただく必要はありません 💡
特別な備品も個別手配可能 🎨 万が一、弊社の在庫にない特別な備品や、施設独自のニーズに合わせた部材が必要となった場合でも安心です。個別に手配させていただくことが可能です。
例えば、ある病院では「患者さんの病状に配慮した、特別な高さのテーブルが欲しい」というご要望をいただきました。通常の備品にはないサイズでしたが、専門業者と連携して特注品を準備。患者様が無理なく参加できる環境を整えることができました 🏥
🎉 心に残るイベント作りの秘訣
「楽しい雰囲気」を作るスタッフの心構え ✨
イベントの成功は、設備や備品だけでは決まりません。最も大切なのは、その場にいる人々が作り出す「雰囲気」です。
基本的にイベントとは楽しく、思い出に残るものでなければなりません。特に施設イベントでは、この「楽しさ」が利用者様の笑顔に直結します 😄
ハル企画では、設営に携わる私たちスタッフも明るい雰囲気で作業に携わり、企画をより盛り上げていくべきだと考えています。そのため、以下のような取り組みを行っています：
スタッフとの信頼関係構築 🤝 設営チームのメンバーとは日頃からコミュニケーションを大切にし、お互いの得意分野を理解し合っています。これにより、現場では息の合った連携プレーが可能になります。
明るい現場作り 🌞 設営から撤収作業まで、常に明るい雰囲気で作業できるよう心がけています。スタッフが楽しそうに働く姿は、利用者様やご家族にも良い印象を与えます。
実際のエピソード 📖 ある老人ホームでの夏祭りイベントでのことです。設営中に、車椅子の利用者様が「何をしているの？」と興味深そうに見ておられました。スタッフの一人が「今夜は楽しい夏祭りですよ！一緒に踊りましょうね」と声をかけると、その方の表情がパッと明るくなられました。設営作業をしながらも、利用者様との心の交流を大切にする。これが私たちの姿勢です ❤️
イベント当日の人的サポート 👥
イベント当日、施設のスタッフ様は利用者様へのケアや運営に集中したいものです。そこで、ハル企画では人的サポートも提供しています。
基本的なサポート内容 📝
- 設営の最終確認と微調整
- イベント中の備品管理
- 急なトラブルへの対応
- 撤収作業の完全代行
イベントの実施自体は依頼者様が主体となりますが、ご要望に応じて、当日に弊社のスタッフが同席し、サポートさせていただくことも可能です。
具体的なサポート例 💼 ある病院でのクリスマスイベントでは、予定していた患者様の人数が急に増え、テーブルのレイアウト変更が必要になりました。当日同席していたハル企画のスタッフが、わずか15分でレイアウトを変更。イベント開始時間に遅れることなく、すべての患者様に参加していただくことができました 🎄
「面倒な撤収作業もお任せ」の真の価値 🧹
イベントが終わった後の撤収作業は、意外に時間と労力がかかるものです。特に施設では、翌日から通常の業務が始まるため、迅速かつ完全な片付けが求められます。
撤収作業の重要性 🏃♂️
- 利用者様の安全確保（備品による怪我の防止）
- 施設の原状回復
- 翌日の業務への影響を最小限に
ハル企画では、設営から撤収まで一貫してサポートすることで、施設スタッフ様がスムーズに日常業務に戻れるよう配慮しています。実際に、ある老人ホームの施設長様からは「イベントの翌朝、何事もなかったかのように綺麗に片付いていて、本当に助かりました」というお言葉をいただいています 🙏
🗾 東海エリアを中心とした広域サポート
地域密着だからこそできる迅速対応 🚚
ハル企画は、愛知・岐阜・三重の東海三県を中心にイベント設営サービスを提供しています。企業数が多い東海三県では、ありがたいことに多くの団体様からお声かけをいただいているのが現状です 📍
地域に根ざした活動だからこそ実現できる、迅速かつきめ細やかなサービスの特徴をご紹介します：
距離的なメリット 🛣️
- 急なご依頼にも最短で対応可能
- 運送費を抑えてコストダウン
- 現地確認や打ち合わせが容易
地域ネットワークの活用 🌐 長年の地域活動により、地元の協力業者や専門家とのネットワークを構築しています。これにより、特殊な要望にも対応できる体制を整えています。
三県外への対応も可能！ 🚀
「うちの施設は東海三県外にあるから、対応してもらえないかな…」
そんな心配は不要です！東海三県外にグループ施設をお持ちの場合など、三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございます。
実際の対応例 🌟
- 愛知県内の本部施設と、静岡県の分院での連続イベント
- 岐阜県の老人ホームから、滋賀県の姉妹施設への設営ノウハウ提供
- 三重県の病院グループによる、大阪府での研修会サポート
広域でのイベント設営ニーズにもフレキシブルに対応いたしますので、まずは一度ご相談ください 📞
2022年設立ながらも豊富な実績 💪
「設立が新しい会社で大丈夫？」という不安を抱かれる方もいらっしゃるかもしれません。確かに、ハル企画は2022年設立とまだ歴史は浅い会社です。
しかし、この短期間で積み上げてきた豊富な設営実績があります：
数字で見る実績 📊
- 設営件数：150件以上
- リピート率：80%以上
- 顧客満足度：95%以上（アンケート調査結果）
多様な実績の蓄積 📚
- 老人ホーム・病院などの施設イベント
- 一般企業の会議・研修・パーティー
- 町内会・自治体のお祭りや集会
- 学校行事・PTA活動のサポート
「フレキシブルな対応が可能」であることを強みとして、お客様のご要望にはできる限り全力でお応えしています。新しい会社だからこそ、従来の「当たり前」にとらわれない柔軟な発想で、お客様のニーズにお応えします 🎯
📞 まずはお気軽にご相談を！
年中無休でご相談承ります 🌟
施設でのイベント設営でお悩みの皆様、どんな小さなことでもお気軽にご相談ください。ハル企画では、年中無休でご相談を承っております 📞
お問い合わせ方法 📧
- 電話番号：080-5128-0028
- 受付時間：8:00～19:00
- メールでのお問い合わせフォームもご利用いただけます
「こんなこと聞いても大丈夫かな？」 「うちの施設でもできるのかな？」 「予算がこのくらいなんだけど…」
どんなご質問でも歓迎です。無料の企画書・見積書のご依頼から、まずはお気軽にご連絡ください 😊
私たちと一緒にイベントを成功させましょう！ 🤝
老人ホーム・病院などの施設イベントの設営は、豊富な実績と安心できる明朗会計、そして楽しい雰囲気を大切にした現場づくりを提供するハル企画におまかせください。
初めてイベントを設営される方も、複雑な設営が必要な方も、私たちはご相談から撤収までがスムーズに進むように、最後まで全力でサポートいたします 💪
利用者様の笑顔あふれるイベントを、一緒に作り上げていきましょう！皆様からのご連絡を、心よりお待ちしております ✨
この記事についてのご質問やご相談も、お気軽にハル企画までお問い合わせください。あなたの施設のイベントが、利用者様にとって最高の思い出になるよう、全力でサポートさせていただきます！ 🎉
皆様の素敵なイベントの成功を、心よりお祈りしております🎉✨
───────────────────
🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
🚗 駐車場あり
⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
📞 お問い合わせ：080-5128-0028
※営業のお電話はご遠慮ください
💻 公式HPはこちら
✉️ メールでのお問い合わせ
📸 Instagramはこちら
───────────────────
