はじめに：イベント設営で一番気になるのは「費用」のこと
イベントを企画するとき、ワクワクする気持ちと同時に「予算内に収まるかな？」「後から追加料金を請求されたりしないかな？」という不安を感じたことはありませんか？😰
実は、イベント設営業界では「見積もりには含まれていませんでした」という形で、後から運送費や撤収費などの追加料金が発生するケースが少なくありません。これでは安心してイベントの準備に集中できませんよね。
私たちハル企画は、愛知・岐阜・三重の東海三県を中心に、これまで150件以上のイベント設営をお手伝いしてきました。その中で常に大切にしてきたのが「安心できる明朗会計」です。
この記事では、私たちがどのように見積もりを作成し、なぜ「隠れた追加費用が一切発生しない」と言い切れるのか、その秘密を詳しくご紹介します。✨
🤝 第1章：ハル企画が約束する「明朗会計」とは
すべての費用を含めた見積書をご提出します
「明朗会計」という言葉は、よく耳にするかもしれません。でも、具体的にどういうことなのでしょうか？
私たちハル企画の明朗会計とは、部材代、設営費、撤収費、運送費など、必要なものをすべて含めた見積書をご提出するということです。
例えば、ある企業様の周年記念イベントのご依頼をいただいた際、最初の見積書の段階で以下のすべてを明記しました。
- テントやテーブルなどの部材使用料
- 当日の設営スタッフの人件費
- イベント終了後の撤収作業費
- 資材の運搬にかかる運送費
この見積書を見たお客様からは「こんなに細かく書いてある見積もりは初めてです。安心して依頼できます」というお言葉をいただきました。😊
企画書・見積書の提出は無料です
「見積もりを取るだけでもお金がかかるのでは？」という心配も不要です。
私たちは企画書や見積書の提出を完全無料で行っています。まずはお気軽にご相談いただき、「この会社の見積もりは本当に分かりやすいな」と実感していただければ嬉しいです。
実際に、町内会の夏祭り担当者様から「3社に見積もりを依頼したけれど、ハル企画さんが一番内容が明確だった」とご評価いただいたこともあります。
明確なフローで進めるから安心
見積もりだけでなく、サービス全体を通して透明性を保っています。
イベント設営には多くの人が関わるため、トラブルが起きやすいものです。しかし、私たちはご相談からイベント当日の設営・撤収まで、明確なフローを設定しています。
具体的には以下のような流れです。
- お問い合わせ・ご相談（メール・電話・対面）
- イベント内容のヒアリング
- 企画書・見積書のご提出
- 打ち合わせ・調整
- イベント当日の設営
- イベント終了後の撤収
各段階で「今、何をしているのか」「次に何が必要なのか」が明確なので、お客様も私たちも迷うことがありません。この透明性の高さが、追加費用を発生させない仕組みの基盤になっています。💪
📦 第2章：見積もりの核となる「部材代」の内訳
豊富なストックで購入費ゼロから始まります
イベント設営に必要なテント、カラーコーン、テーブル、椅子などの部材。これらを一から購入したりレンタルしたりすると、かなりの費用がかかりますよね。
「購入やレンタルはもったいないし高い…」そう感じる方も多いと思います。😓
実は、私たちハル企画の大きな強みの一つが、イベントで必要になることが多い部材を豊富に取り揃えていることです。
具体的には以下のような部材をストックしています。
- 各サイズのテント（2m×2m、3m×3mなど）
- デコラテーブル（長机）
- 折りたたみ椅子
- カラーコーン・バリケード
- 延長コード・照明器具
- 音響機器の一部
これらをストックしているため、お客様に新たに購入していただく必要がありません。見積書の「部材代」は、新品購入費ではなく「使用料」として計上されるため、トータルコストを大幅に抑えることができるのです。
ある自治体様のイベントでは、テント10張、テーブル20台、椅子100脚が必要でした。もしこれらをすべてレンタルすると相当な費用になりますが、私たちのストックを活用することで、予算の半分以下に抑えることができました。✨
ストックにないものも個別手配できます
「うちのイベントには特殊な備品が必要なんだけど…」という場合もご安心ください。
私たちのストックにない部材については、個別に手配させていただくことが可能です。
例えば、ある企業様の社員総会で「赤いカーペット」が必要になったことがありました。これは通常のストックにはないものでしたが、信頼できる業者様から手配し、その費用も事前に見積もりに含めてご提示しました。
「後から『特殊備品の手配費用です』と請求される」ということは一切ありません。すべて事前に明確にお伝えします。
予算に合わせた「手作り提案」も可能です
予算が特に限られているイベントの場合、私たちはプロの知恵を活かして必要な備品を手作りすることも含めた提案を行います。
例えば、町内会の夏祭りで「可愛い装飾がほしいけど予算が…」というご相談をいただいたことがあります。その際、私たちは以下のような提案をしました。
- 高価な既製品の装飾品ではなく、画用紙や折り紙で手作りの飾りを作成
- 材料費は1万円以内に抑える
- 作成時間も見積もりに含める
この提案により、装飾費用を当初の見積もりから5万円以上削減できました。🎨
もちろん、この手作りにかかる材料費や作業費も、事前に見積もりの中で明確にご説明します。後から「手作り材料費が追加でかかります」なんてことはありません。
👷 第3章：「人件費（設営費・撤収費）」の透明性
設営費：必要最小限の人数で効率的に
イベント設営のコストで大きな割合を占めるのが人件費です。これは「設営費」として見積もりに計上されます。
私たちは設営費を抑えるために、徹底した効率化を図っています。具体的には、設営作業を行うスタッフの人数を必要最小限に抑えることです。
「人数を減らして大丈夫なの？」と思われるかもしれませんね。😊
実は、これは私たちの経験とノウハウがあるからこそできることなんです。
例えば、テント10張の設営に、経験の浅いスタッフなら5人×3時間=15時間かかるところを、私たちの熟練スタッフなら3人×2時間=6時間で完了できます。これにより、人件費を大幅に削減できるのです。
また、外部スタッフが必要な大規模イベントの場合も、長年の信頼関係がある得意先に依頼することで、よりコストを抑えた設営を実現しています。
ある企業様の大規模な周年記念イベントでは、通常なら外注スタッフ10名が必要なところを、得意先との協力体制により、質を落とさずに8名で対応できました。その結果、人件費を約20％削減できたんです。💪
撤収費：後片付けもすべておまかせください
イベントが終わった後の撤収作業。実はこれ、設営以上に大変なんです。😓
参加者が帰った後の会場は、ゴミが散らかっていたり、椅子やテーブルが乱雑に置かれていたり…。これをすべて片付けて原状回復するのは、かなりの労力がかかります。
私たちハル企画では、撤収作業もおまかせくださいという完全代行サービスを提供しています。
そして、この撤収費も必ず見積もりに含めてご提示します。「イベントが終わってから『撤収費用は別です』と言われた」なんてことは絶対にありません。
実際に、ある選挙事務所の設営をお手伝いした際、選挙が終わった深夜に撤収作業を行いました。疲れ切った事務所の方々に代わって、私たちがすべての資材を撤去し、翌朝には何もなかったかのような状態に。事務所の方からは「本当に助かりました」と感謝のお言葉をいただきました。
明るい雰囲気で最後までサポート
私たちが大切にしているのは、作業の効率だけではありません。
設営から撤収作業まで、明るい雰囲気で作業できるように努めています。✨
イベントの成功の余韻を、疲労やストレスで台無しにしたくないですよね。だからこそ、私たちスタッフは笑顔を絶やさず、チームワークよく作業を進めます。
ある病院様の創立記念イベントでは、設営から撤収まで約12時間の長丁場でしたが、スタッフ全員が明るく声を掛け合いながら作業を進めました。病院の職員の方々からも「こんなに楽しそうに作業してくれて、こちらまで元気になりました」とお褒めの言葉をいただきました。😊
突発的なトラブルにも迅速対応
イベント設営には、予期せぬトラブルがつきものです。
「急に雨が降ってきた」「予定より参加者が多くて椅子が足りない」「音響機器の調子が悪い」などなど…。
私たちは150件以上の実績を活かして、現場で起こる突発的なトラブルにも迅速に対応します。
そして重要なのは、この突発的な対応にかかる費用も、基本的には見積もりに含まれた設営費の範囲内で対応するということです。
例えば、ある夏祭りで急に強風が吹き、テントが飛ばされそうになったことがありました。私たちはすぐに追加の重しとロープで固定し、事なきを得ました。もちろん、この対応に追加料金は発生しませんでした。
予測できないトラブルにも追加費用なしで対応できるのは、豊富な経験と準備があるからこそです。💪
🚚 第4章：見落としがちな「運送費」も明確に
すべての運送費を見積もりに含めます
「見積もりには資材費と人件費しか書いてないけど、運送費は？」という疑問を持たれたことはありませんか？
実は、運送費が別料金として後から請求されるケースは意外と多いんです。😓
私たちハル企画では、運送費もすべて含めて見積もりをご提出します。
運送費は、部材の量や運搬距離によって変動しますが、事前に現地を確認したり、必要な部材の量を正確に把握したりすることで、適切な運送費を算出できます。
例えば、岐阜県の山間部で開催された町内会イベントでは、通常より運送距離が長く、また山道での運転時間も考慮する必要がありました。その分、運送費は通常より高めになりましたが、すべて見積もり段階でご説明し、ご納得いただいた上で進めました。
東海三県だからできる効率的な運送
私たちは愛知・岐阜・三重の東海三県を中心にイベントをサポートしています。
この地域に根ざした活動が、実は運送費の効率化につながっているんです。✨
東海三県は企業が多く、イベントも頻繁に開催されています。私たちは多くの団体様からお声がけをいただいており、例えば「今週は名古屋で2件、岐阜で1件」というように、地域内で効率的にスケジュールを組むことができます。
これにより、運送ルートを最適化し、無駄な移動を削減できるため、運送費を抑えることができるのです。
もちろん、事務所・倉庫から離れた場所や、三県以外の地域でも対応可能なケースがあります。その場合も、事前に運送費を正確に見積もりに組み込みますので、ご安心ください。
打ち合わせ費用も明確化
「打ち合わせに来てもらうのに、出張費とかかかるの？」という質問もよくいただきます。
私たちの答えは明確です。打ち合わせ費用は基本的に設営費に包含されます。
ご相談から設営・撤収までスムーズに進むよう、打ち合わせは対面だけでなく、メールや電話でも対応可能です。
実際に、遠方のお客様とはメールとビデオ通話で打ち合わせを行い、詳細を詰めた上で当日を迎えたこともあります。お客様の負担にならない方法で、最適なコミュニケーションを取るように心がけています。😊
💡 第5章：明朗会計がもたらすメリット
150件以上の実績が裏付ける価格の適正性
「安い見積もりだけど、品質は大丈夫？」という不安を感じる方もいるかもしれません。
私たちハル企画は2022年の設立と歴史は浅いですが、これまでに150件以上のイベント設営を手掛けてきた実績があります。
老人ホーム・病院などの施設、一般企業、町内会、自治体など、幅広い組織・団体様からご依頼をいただいてきました。
具体的には以下のようなイベントです。
- 地域の夏祭り
- 企業の社員総会
- 周年記念イベント
- 上場記念パーティー
- 選挙事務所の設営
これだけ多様なイベントを経験してきたからこそ、私たちが提示する見積もり価格は、市場価格に対して適正であり、かつプロの品質を保証するものだと自信を持って言えます。💪
予算が限られていても大丈夫
「予算があまりないんだけど、相談しても良いのかな…」と遠慮される方もいらっしゃいます。
でも、大丈夫です。予算が限られているイベントこそ、ぜひ一度ご相談ください。✨
私たちは単なる作業代行業者ではありません。お客様の予算制約の中で、最善の解決策を提供するパートナーです。
例えば、ある町内会様から「予算10万円で夏祭りをやりたい」というご相談をいただきました。正直、厳しい予算でしたが、以下のような工夫で実現しました。
- 必要最小限の部材に絞る
- 装飾は手作りを提案
- 設営スタッフを2名に抑える
- 撤収は町内会の方々と一緒に行う
結果として、予算内で素敵な夏祭りを開催でき、参加者の皆様にも喜んでいただけました。😊
お客様が予算を正直に伝えてくださることで、その制約内で最大限の効果を発揮できる見積もりを、隠れた費用なしにご提示することができるのです。
最後まで「楽しい」を大切に
私たちが提供するのは、単なる設営作業だけではありません。
イベント当日に私たちスタッフが同席し、サポートさせていただくこともできます。
設営から撤収まで明るい雰囲気で作業し、お客様がイベントを楽しく、思い出に残るものにできるようサポートします。
ある企業様の社員総会では、参加者の方々から「スタッフの皆さんが明るくて、こちらも楽しくなりました」というお言葉をいただきました。これこそが、私たちが目指す「価値ある設営サービス」なんです。✨
資材の心配や後片付けのストレスから解放され、イベントそのものに集中できる環境。これも、見積もりに含まれる費用の価値の一部だと考えています。
まとめ：透明な見積もりで安心のイベントを
イベント設営の見積もりで感じる不安は、「隠れた追加費用が一切ない」明朗会計によって完全に解消できます。
私たちハル企画がご提出する見積書には、以下のすべてが含まれています。
✅ 部材代（豊富なストック活用で大幅コスト削減）
✅ 設営費（必要最小限の人数で効率的に）
✅ 撤収費（後片付けまで完全サポート）
✅ 運送費（地域密着で効率化）
そして何より、企画書・見積書の提出は無料です。まずはお気軽にご相談ください。😊
透明性の高い見積もりは、単なる費用の通知ではありません。それは、主催者様と私たちが互いに信頼し、イベント成功という共通の目標に向かって協力するための約束です。
予算が限られたイベントでも、大規模なイベントでも、まずは無料見積もりをご依頼ください。プロの経験に裏打ちされた明朗会計を通じて、イベント成功への確かな一歩を踏み出しましょう。💪✨
私たちハル企画は、愛知・岐阜・三重の東海三県で、皆様の大切なイベントを全力でサポートいたします。
オールインクルーシブの旅行パッケージのように、必要なものがすべて含まれた安心の見積もり。それが、私たちハル企画の「明朗会計」です。
お問い合わせをお待ちしております！🎉
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