はじめに：イベント準備、こんなお悩みありませんか?
企業の周年イベント、町内会の夏祭り、施設での季節行事など、様々なシーンでイベントを企画する機会があります。しかし、いざ準備を始めると「テントはどこで借りよう」「カラーコーンは買うべき?レンタル?」「イベント後の保管場所はどうしよう」といった備品調達の問題に直面します。
特に初めてイベントを企画される担当者様からは「何から手をつければいいのかわからない」「予算が限られているので失敗できない」というお声をよくいただきます。
私たちハル企画は、岐阜・愛知・三重の東海三県を中心に、150件以上のイベント設営をお手伝いしてきました。その経験から断言できるのは、イベント成功の鍵は「備品の心配から解放されること」です。
本記事では、当社が提供する充実した部材ラインナップが、どのようにお客様のイベント準備を楽にし、成功へと導くのかを詳しくご紹介します。
購入・レンタル不要のメリット：初期コストとストレスを大幅削減
備品調達の3つの悩みを解決
イベント設営で最も頭を悩ませるのが備品の調達です。当社にご依頼いただくことで、以下の悩みから完全に解放されます。
まず、費用負担の問題です。テント一式を購入すれば数十万円、レンタルでも数万円かかります。年に一度のイベントのために、これだけの出費は大きな負担です。当社ではテント、デコラテーブル、カラーコーン、照明器具など、イベントに必要な部材を豊富に取り揃えているため、お客様に新たに購入していただく必要は一切ありません。
次に、保管場所の問題です。ある町内会様からは「去年テントを購入したけど、保管場所がなくて困っている」というご相談をいただきました。倉庫を借りれば月々の費用がかかり、結局レンタルより高くついてしまうケースもあります。当社に設営から撤収までお任せいただければ、イベント後の保管に頭を悩ませる必要はありません。
そして、手配ミスのリスクです。「注文したテントのサイズが会場に合わなかった」「数量が足りなかった」といった失敗は、イベント当日に大きなトラブルを引き起こします。当社のプロスタッフが会場の広さや参加人数に応じて必要な部材を選定するため、こうした心配は無用です。
在庫にない部材も柔軟に対応
「特殊な形状のテーブルが必要」「珍しい装飾品を使いたい」といった特別なご要望にも対応できるのが、当社の強みです。
万が一、ご希望の部材が当社の在庫にない場合でも、個別に手配させていただきます。これは単なる在庫管理の問題ではなく、お客様のどんなご要望にも「できる限り全力でお応えする」という当社のポリシーに基づいています。
以前、ある企業様の展示会で「特定のブランドカラーに合わせた装飾がしたい」というご要望をいただきました。通常の装飾品では色味が合わないため、専門業者から取り寄せて対応した結果、統一感のある素晴らしい会場に仕上がりました。このような柔軟性こそが、お客様に安心してイベント企画に集中していただける理由です。
東海三県で培った豊富な経験：150件以上の実績が裏付ける対応力
多様なイベント実績が可能にする的確な提案
当社は2022年の設立以来、愛知・岐阜・三重を中心に150件以上のイベント設営を手掛けてきました。短期間でこれだけの実績を積めたのは、企業が多く、地域活動が活発な東海三県において、多くの団体様からご信頼をいただけたからです。
ご依頼内容は実に多岐にわたります。老人ホームでの季節イベント、病院での健康フェア、一般企業の周年記念パーティー、上場記念イベント、社員総会、展示会など企業関係のフォーマルなイベント。さらに町内会の夏祭り、自治体主催の地域イベント、選挙の事務所設営まで、様々なシーンでお手伝いさせていただいています。
この経験の多様性が、当社の部材ラインナップの充実につながっています。例えば夏祭りでは大型テントや提灯、屋台用の台が必要です。一方、企業の展示会では展示用パネルや照明、受付用のテーブルセットが求められます。それぞれのイベントで「これがあって良かった」という部材を蓄積してきた結果、現在の充実したラインナップが完成しました。
現場経験が生きる突発的トラブルへの対応
イベント設営は計画通りに進まないことの方が多いです。当日の天候変化、予想以上の参加者数、機材トラブルなど、予期せぬ事態は必ず起こります。
ある企業様の屋外イベントでは、当日朝に突然の強風予報が出ました。急遽テントの補強と配置変更が必要になりましたが、当社の在庫から追加の重しと補強材を準備し、安全にイベントを実施できました。この迅速な対応ができたのは、豊富な部材ストックと、過去の現場経験があったからです。
初めてイベントを設営される担当者様にとって、こうした突発的なトラブルは大きな不安材料です。しかし当社にお任せいただければ、150件以上の実績で培ったノウハウと、充実した部材在庫を活用して、どんな状況にも柔軟に対応いたします。
安心の明朗会計とコスト管理：予算内で最高のイベントを実現
透明性を重視した見積もりシステム
イベント設営を外部に委託する際、最も気になるのが費用です。「見積もりをもらったら予想以上に高額だった」「当日になって追加費用を請求された」といった経験をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
当社では明朗会計を徹底しています。企画書や見積書の提出は完全無料です。お客様にじっくりご検討いただき、納得された上でご依頼いただくスタイルを大切にしています。
見積書には部材代、設営費、撤収費、運送費など、必要な費用をすべて含めて提示します。「この金額以上はかからない」と明確にお伝えするため、予算管理がしやすいとご好評をいただいています。後から予期せぬ追加費用が発生する心配はありません。
ある町内会様からは「他社では基本料金は安いけど、オプションを追加したら結局高くなった。御社は最初から全部込みの金額を出してくれたので、安心して予算を組めた」というお声をいただきました。
効率化で実現する高いコストパフォーマンス
充実した部材ラインナップは、直接的なコスト削減につながります。しかし当社では、それ以外にも様々な工夫で費用を抑えています。
まず、設営作業は必要最小限の人数で効率的に行います。無駄な人件費をかけないことで、その分お客様の負担を軽減できます。また、外注スタッフが必要な場合は、長年信頼関係を築いてきた得意先に依頼することで、品質を保ちながらコストを抑えています。
さらに、装飾品の一部は当社で手作りすることもあります。既製品を購入するより安価で、しかもイベントのテーマに合わせたオリジナルの装飾が可能です。以前、ある施設の夏祭りでは、スタッフが手作りした提灯や飾りつけが大変好評で、参加者様から「温かみがあって素敵」とお褒めの言葉をいただきました。
予算が限られていても、工夫次第で質の高いイベントは実現できます。「このくらいの予算しかないけど、相談してもいいのかな」と躊躇される必要はありません。ぜひお気軽にご相談ください。
スムーズな設営を約束する明確なフロー
イベント設営がスムーズに進むかどうかは、事前のコミュニケーションにかかっています。当社では、ご相談から設営、撤収までの流れを明確にしています。
打ち合わせは対面だけでなく、メールや電話でも対応可能です。お忙しい担当者様でも、ご都合に合わせて柔軟にコミュニケーションを取れるよう配慮しています。
基本的な流れは、まずお問い合わせをいただき、イベント内容や規模、予算などをヒアリングします。その後、無料で企画書と見積書を作成し、ご提案します。内容にご納得いただければ正式にご契約となり、詳細な打ち合わせを重ねてイベント当日を迎えます。
この明確なフローがあることで、初めてイベントを企画される方でも安心して準備を進められます。「何をいつまでに決めればいいのか」が明確なので、無駄な時間をかけずに効率的に準備が進められると好評です。
人が作る現場の雰囲気：信頼関係が生む最高のイベント
明るいスタッフが作る楽しいイベント空間
どんなに優れた部材と計画があっても、最終的にイベントの質を決めるのは現場で働く人です。当社では設営スタッフとの信頼関係を何より大切にしています。
イベントの本来の目的は「楽しく、思い出に残るもの」を作ることです。それをサポートする私たちスタッフ自身が明るい雰囲気で設営に携わることが、イベント全体を盛り上げると考えています。
実際、ある企業様の社員総会では「設営スタッフの皆さんがとても明るく、おかげでこちらも前向きな気持ちで当日を迎えられた」というお言葉をいただきました。設営作業を黙々と進めるだけでなく、お客様とコミュニケーションを取りながら、一緒にイベントを作り上げていく姿勢を大切にしています。
当社では設営に携わるスタッフ一人ひとりと信頼関係を築いており、設営からイベント後の撤収作業まで、終始明るい雰囲気で作業できるよう努めています。この信頼関係があるからこそ、作業効率が上がり、結果としてお客様のイベント成功に貢献できるのです。
当日サポートと撤収作業で最後まで安心
イベント当日、主催者様は参加者対応や進行管理で大忙しです。そんな中、設営面でのトラブルが起きても、すぐに対応できる体制を整えています。
当社のスタッフが当日も同席し、イベント実施をサポートすることが可能です。「音響機器の調子が悪い」「急に参加者が増えて椅子が足りない」といった突発的な問題にも、その場で対応いたします。
そして最も負担が大きいのが、イベント後の撤収作業です。参加者をお見送りした後、疲れた状態で大量の備品を片付けるのは大変です。当社にお任せいただければ、部材の回収から撤収まで一貫してプロが担当します。
ある町内会様からは「以前は祭りの後片付けで夜遅くまでかかっていたが、御社に依頼してからはスムーズに終わり、役員の負担が大幅に減った」と喜びの声をいただいています。イベントの準備から片付けまで、すべてお任せいただけるのが当社の強みです。
緊急時にも対応できる柔軟性：年中無休のサポート体制
急なイベントにも可能な限り対応
イベント設営は計画的に進めるのが基本です。当社でも、できれば1か月前にはご依頼いただくことをお願いしています。しかし、急にイベントが決まることもあります。
「来週急遽、来客があるので展示会場を準備したい」「選挙が決まったので事務所を早急に設営したい」といった緊急のご相談も、イベントの規模や内容によっては対応可能です。
以前、ある企業様から「3日後に急遽、重要な取引先向けの展示会を開催することになった」というご連絡をいただきました。通常なら難しい状況でしたが、幸いにも必要な部材がすべて在庫にあり、スタッフの調整もつけられたため、無事に対応できました。
充実した部材ラインナップがあるからこそ、こうした緊急事態にも柔軟に対応できるのです。急なイベントでお困りの際は、まずは一度お気軽にご相談ください。
年中無休で対応する安心のサポート
当社は年中無休で営業しています。お問い合わせ時間も8時から19時まで対応しており、フレキシブルなサポート体制を整えています。
土日祝日でもご連絡いただけるため、平日お忙しい担当者様でも安心です。「平日は仕事で電話できない」「週末にゆっくり相談したい」というニーズにも対応しています。
ある自治体の担当者様からは「他社は平日のみの対応で、仕事の合間に連絡するのが大変だった。御社は土日も対応してくれるので、じっくり相談できて助かった」というお声をいただきました。
イベントの準備は、思わぬタイミングで疑問や不安が生まれるものです。いつでもご相談いただける体制を整えることで、お客様の不安を最小限に抑え、安心してイベント当日を迎えていただけるよう心がけています。
まとめ：備品の心配はすべて私たちにお任せください
ここまでお読みいただき、ありがとうございます。当社が提供する充実した部材ラインナップが、どのようにイベント成功に貢献するかをご理解いただけたでしょうか。
愛知・岐阜・三重の東海三県でイベントを企画される組織・団体様にとって、備品調達は大きな負担です。購入すれば高額、レンタルすれば手続きが煩雑、保管場所も必要と、悩みは尽きません。
当社にご依頼いただければ、これらのストレスから完全に解放されます。150件以上の実績に基づく専門性と、明朗会計による安心感。そして何より、お客様のイベントを成功させたいという情熱を持ったスタッフが、最初から最後までサポートいたします。
テントやデコラテーブルといった備品の心配は、すべて私たちにお任せください。お客様には、イベントの企画と参加者様との交流に集中していただきたいのです。私たちはその土台を確実に、そして明るい雰囲気で作り上げます。
イベント設営に関してご不明点やご要望がございましたら、部材調達から設営・撤収まで、フルサポート体制のハル企画にぜひ一度ご相談ください。お問い合わせは年中無休、8時から19時まで受け付けています。
あなたのイベントを最高の思い出にするお手伝いをさせてください。皆様からのご連絡を、心よりお待ちしております。
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
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🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
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