こんにちは!ハル企画です。
イベントを企画されている皆さん、「設営が終わったらあとは自分たちだけで何とかしないと…」と不安に思っていませんか?
実は、イベントの成功は設営後の「当日サポート」で決まるんです。
私たちハル企画では、愛知・岐阜・三重を中心に年間150件以上のイベント設営を手がけてきましたが、お客様から最も喜ばれているのが「イベント中にスタッフが現場に残ってサポートする」というサービスなんです✨
今回は、そんな当日サポートの具体的な内容について、現場のリアルな話を交えながらお伝えしていきますね!
イベント当日、こんなトラブルありませんか?😰
よくある現場の困りごと
企業イベント、町内会のお祭り、展示会…規模や内容は違っても、イベント当日には必ずと言っていいほど予期せぬことが起こります。
「テントが風で揺れてきた!」 「参加者が予想より多くて座る場所が足りない!」 「急に雨が降ってきた!」
こんな時、設営業者はもう帰ってしまっていて、自分たちだけで対処しなければならない…そんな経験、ありませんか?
主催者様の本当の悩み
私たちが150件以上のイベントを支援してきた中で気づいたことがあります。それは、イベント主催者様は当日、想像以上に多くのことを同時に考えているということです。
来賓への対応、タイムスケジュールの管理、参加者からの質問対応、スタッフへの指示出し…頭の中はフル回転。そんな中で設営物のトラブルまで対応するのは、本当に大変なことです。
だからこそ、私たちハル企画では「設営して終わり」ではなく、イベント中もスタッフが現場に残ってサポートさせていただく体制を整えています。
突発的なトラブルに即座に対応します!🚨
ケース1:天候の急変にプロが対応
去年の夏、ある企業様の創立記念イベントでのことです。
屋外で盛大にバーベキューパーティーを開催予定でしたが、イベント開始1時間後に突然の強風と雨が…。天気予報では「晴れ」だったんですけどね💦
このとき、私たちのスタッフは即座に動きました。
- テントの固定状況を緊急チェック
- 参加者を安全な屋内スペースへ誘導
- テーブル上の資料や貴重品を雨から守るため撤収
- 追加のタープを設置して雨除けスペースを確保
主催者様は参加者への説明とフォローに専念でき、イベントは大きな混乱なく続行できました。
「スタッフさんがいてくれて本当に助かりました。自分たちだけだったらパニックになっていたと思います」と後日お礼の言葉をいただきました😊
ケース2:設営物の不具合を現場で解決
展示会では、電源周りのトラブルが意外と多いんです。
ある展示会で、ブース内の照明が突然つかなくなったことがありました。出展者様は焦って「これじゃあ商品が暗くて見えない!」と。
私たちのスタッフがすぐに駆けつけて、電源系統をチェック。原因はコードの接触不良でした。すぐに対処して、5分後には照明が復旧。展示会は何事もなかったかのように続きました✨
設営のプロだからこそ、設備の構造を理解していて、どこに問題があるのか素早く特定できるんです。
ケース3:急な参加者増加にも柔軟対応
「予想より参加者が多い!」って、嬉しい悲鳴ですよね。
でも、座る場所が足りないと困ります。
先月の町内会イベントでは、開始30分で椅子とテーブルが満席に。予定では100名だったのが、実際には150名以上の方が来場されたんです。
私たちは倉庫に連絡して、追加のデコラテーブル(折りたたみテーブル)と椅子を緊急手配。1時間以内に現場に届けて設置完了しました。
愛知県内であれば倉庫から近いため、こうした迅速な対応が可能なんです。しかも、弊社にないものでも個別に手配できますので、どんなご要望にも対応いたします!
安全管理と動線維持をしっかりサポート🛡️
立入禁止エリアの監視
大規模なイベントでは、必ず「ここには入っちゃダメ」というエリアがありますよね。
機材置き場、スタッフ専用通路、準備中のステージ裏など。これらをカラーコーン(三角コーン)やバー、テープで区切るのですが、イベント中は参加者が多くなると、うっかり入ってしまう方もいらっしゃいます。
私たちのスタッフは、こうした区域を定期的に見回り、必要に応じて声かけをします。「すみません、こちらは関係者専用エリアになっていますので…」と優しくご案内。
安全管理って、見た目には地味な作業かもしれませんが、事故を未然に防ぐ最も重要な仕事なんです。
混雑時の誘導でパニックを防ぐ
夏祭りや食事会、周年記念イベントなど、一時的に人が集中する場面ってありますよね。
特に、食事の配膳時間や抽選会の前後は要注意!人の流れが滞ると、押し合いになったり、転倒の危険があったりします。
ある老人ホームのイベントでは、お弁当の配布時に長蛇の列ができてしまいました。高齢の方が多いため、立ちっぱなしは大変です。
私たちのスタッフが列を整理し、「こちらの列が今空いていますよ」「もう少しお待ちくださいね、すぐお席にご案内します」と声をかけながら誘導。スムーズに配膳が完了し、参加者の皆さんも笑顔で食事を楽しまれていました😊
導線(どうせん)というのは、人の流れのことです。これを事前に計画し、当日も維持することで、快適なイベントが実現するんです。
イベント運営をスムーズにする裏方サポート🎯
受付やインフォメーションでのお手伝い
社員総会や展示会では、受付が混雑することがよくあります。
特に開始時間直前は、一気に人が押し寄せます。受付スタッフだけでは手が回らず、入場まで時間がかかってしまうことも…。
こんな時、私たちのスタッフが横についてサポートします。
- 列の整理
- 資料の補充
- 次の受付ブースへのご案内
- デコラテーブル周りの整頓
「設営業者なのに、こんなことまでしてくれるの?」とよく驚かれます(笑)
でも、イベントが円滑に進むことが私たちの目標ですから、できることは何でもお手伝いしたいんです!
情報伝達のサポート役
イベント中、急に情報が変更になることってありますよね。
「抽選会の時間が30分遅れます」 「駐車場がいっぱいなので、第二駐車場をご利用ください」
こうした情報を参加者全員に伝えるのは意外と大変。主催者様は他の対応に追われていることが多いので、私たちが情報を受け取って、インフォメーションエリアや各ポイントで参加者に伝達するサポートをします。
小さなことですが、こういった細やかなフォローが、イベント全体の満足度を高めるんですよね✨
食事会や休憩スペースの環境維持
忘年会、新年会、食事会などでは、飲食スペースの環境維持も大切です。
デコラテーブルが並ぶ会場で、食べ終わった容器が山積みになっていたり、ゴミ箱があふれていたりすると、せっかくの楽しい雰囲気が台無しになってしまいます。
私たちは定期的に会場を見回り、以下のようなことをサポートします。
- 空き容器の回収
- テーブルの簡易清掃
- 追加の椅子やテーブルの配置
- ゴミ袋の交換
「気づいたら会場がいつもきれいになっていて助かった」とのお声をよくいただきます。
病院や施設でのイベントでは特に、清潔感が重要ですから、こうした環境維持は欠かせません。
明るい雰囲気でイベントを盛り上げます!🌟
プロの笑顔が現場の空気を変える
ここで正直にお話しします。
設営業者って、「黙々と作業して終わったら帰る」というイメージがあるかもしれません。でも、私たちハル企画は違います!
基本的にイベントとは楽しく、思い出に残るものですよね。
だからこそ、私たちスタッフも明るい雰囲気で設営に携わり、イベントを盛り上げていくべきだと考えています😊
実際、スタッフが明るく笑顔で動いていると、その雰囲気が参加者にも伝わるんです。「スタッフさんが楽しそうだから、こっちまで楽しくなってきた!」なんて言っていただけることもあります。
主催者様に心の余裕を
イベント当日、主催者様は本当に忙しいです。
でも、設営周りのことを私たちに任せていただければ、その分、主催者様は本来の仕事に集中できます。
- 来賓への対応
- プログラムの進行管理
- 参加者とのコミュニケーション
こうした「イベントの本質的な部分」に時間とエネルギーを使えるようになると、イベント全体の質が格段に上がります✨
「スタッフさんがいてくれたおかげで、久しぶりにお客様とゆっくり話せました」という感謝の言葉が、私たちの一番の励みです!
撤収まで見据えた一貫サポート🔧
イベント終了後もおまかせください
イベントが終わった後も、実は大変なんです。
疲れている中で、テーブルや椅子を片付けて、テントを畳んで、ゴミをまとめて…考えただけで大変ですよね💦
私たちがイベント中に現場にいれば、終了後すぐに撤収作業に入れます。設営の時から関わっているので、どこに何があるかも把握済み。スムーズに撤収できるんです。
設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めていますので、最後までお客様の負担を最小限にします!
翌日対応も可能です
「イベント終了が夜遅くになるから、撤収は翌日に…」というケースもありますよね。
そんな場合でも大丈夫!翌日の撤収作業にも対応していますので、お客様は安心してイベントに集中していただけます。
選挙事務所の設営などでも、開票作業が深夜まで続くため、撤収は翌日というパターンが多いんです。柔軟に対応させていただきますので、ご相談ください。
緊急対応も可能!年中無休の安心体制📞
直前の依頼にも対応します
「来週イベントなんだけど、今からでも間に合う?」
はい、規模や内容によっては直前の対応も可能です!
私たちは年中無休(お問い合わせ時間8:00〜19:00)で対応していますので、急なご相談でもまずはお電話ください。
過去には、イベント3日前にご連絡いただいて、無事に設営を完了させたケースもあります。もちろん、余裕を持ったスケジュールの方が良いのですが、困った時は遠慮なくご相談ください!
当日トラブルにも即座に対応
イベント当日に「テントが1張足りない!」なんてことが発覚することもあります。
年中無休体制だからこそ、当日でも倉庫に連絡して追加資材を手配できます。愛知県内であれば特にスピーディーに対応可能です。
お客様が困った時に頼れる存在でありたい。それが私たちの願いです😊
明朗会計で安心!追加費用の心配なし💰
見積もりに全部入っています
「イベント中のサポートって、追加料金がかかるんじゃ…?」
ご安心ください!必要なものをすべて含めて見積もりを提出いたします。
事前の打ち合わせで、イベント中のサポートが必要かどうかをお伺いし、必要な人員や時間を計算して、すべて見積書に明記します。
当日になって「これは追加料金です」なんてことは一切ありません。安心できる明朗会計が私たちのポリシーです!
必要最小限の人数で効率的に
コストを抑えるため、私たちは必要最小限の人数で作業します。
無駄に人員を増やして人件費を上げるようなことはしません。ただし、安全性やサービスの質は絶対に落としません。
長年の経験から、どの規模のイベントに何人のスタッフが最適か、熟知しています。効率的な体制でサポートさせていただきます!
愛知・岐阜・三重を中心に地域密着でサポート🏠
東海三県だからこその迅速対応
私たちハル企画は、主に愛知、岐阜、三重の東海三県でイベント設営を行っています。
地域に根ざして活動しているからこそ、急な依頼にも迅速に対応できるんです。倉庫からの移動時間が短いため、追加資材もすぐにお届けできます🚚
企業数が多い東海三県では、ありがたいことに多くの団体様からお声がけをいただいています。地域の皆様に支えられて、私たちも成長してきました!
遠方の方もご相談ください
「愛知・岐阜・三重以外だとダメですか?」
いいえ、そんなことはありません!
三県以外の府県にお住まいの方にも対応できるケースがございますので、まずはお気軽にご相談ください。
私たちの事務所・倉庫から離れた場所にお住まいの方も、まずは一度お問い合わせいただければと思います。できる限り全力でお応えします!
まとめ:イベント成功の鍵は「当日サポート」にあり!✨
ここまで、私たちハル企画のイベント中サポートについてお話ししてきました。
改めてまとめると、私たちがお手伝いできるのは以下のようなシーンです。
【突発的なトラブル対応】
- 天候急変時の避難誘導や資材保護
- 設営物の不具合の即座修理
- 急な参加者増加への追加資材手配
【安全管理と導線維持】
- 立入禁止区域の監視と誘導
- 混雑時の整理でパニック防止
【運営サポート】
- 受付やインフォメーションの補助
- 情報伝達のサポート
- 飲食スペースの環境維持
【雰囲気づくり】
- 明るいスタッフで現場を盛り上げる
- 主催者様に心の余裕を創出
【撤収まで一貫対応】
- イベント終了後の撤収作業
- 翌日対応も可能
そして何より、年中無休・明朗会計・地域密着という体制で、お客様に安心していただけるサービスを提供しています。
イベント設営が初めての方も安心してください!🌸
「初めてイベントを企画するから、何をどうすればいいかわからない…」
そんな方も大歓迎です!
私たちは設営のプロとして、必要な資材のご提案から当日のサポート、撤収まで、すべてお手伝いします。
カラーコーン、デコラテーブル、テント、椅子など、豊富な資材をご用意していますし、ないものは個別に手配も可能です!
選挙事務所、夏祭り、展示会、食事会、忘年会・新年会、周年記念、社員総会、病院・施設のイベント…どんな内容でもお任せください。
今すぐハル企画にご相談を!📞
イベントを成功させるには、「設営して終わり」ではなく、当日も安心してサポートを受けられる体制が必要です。
私たちハル企画は、150件以上のイベント実績と、明るく誠実なスタッフで、皆様のイベントを全力でサポートいたします!
お問い合わせは年中無休(8:00〜19:00)で受け付けています。
愛知・岐阜・三重でイベントをお考えの方、まずはお気軽にご相談ください。お見積もりは無料です!
皆様の「楽しく、思い出に残るイベント」づくりを、私たちと一緒に実現しましょう✨
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🌸 ハル企画 🌸
代表：山田 通崇
🏢 事務所：岐阜県多治見市中町
🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18
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⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00
📅 定休日：年中無休
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