こんにちは！愛知・岐阜・三重でイベント設営を手がけるハル企画です 😊

「イベントを依頼したいけど、最終的にいくらかかるか分からなくて不安…」 「見積もりには書いてない追加料金が後から請求されるのでは？」

こんな心配をされたことはありませんか？

実は、これはイベント業界でよくあるお悩みなんです。でも、ハル企画なら大丈夫！今回は、私たちが2023年4月10日に公表した「安心できる明朗会計」について、具体的にどのような仕組みでお客様の費用不安を解消しているのか、詳しくご説明させていただきます ✨

🤔 なぜイベント設営で「費用の不安」が生まれるのか？

イベント業界の「見えないコスト」問題

イベント設営業界では、残念ながら「後から追加料金」というトラブルが珍しくありません。

例えば、こんなケースがあります：

• 「テント設営は見積もりに含まれていたけど、雨対策のシートは別料金でした」
• 「撤収作業の人件費が予想以上にかかって、予算オーバーになってしまった」
• 「運送費は片道分だけで、回収時の費用は含まれていなかった」

これらの問題は、初回の見積もり段階で 全ての必要費用が明確に提示されていない ことが原因です。

お客様の立場に立った時の不安要素

町内会の夏祭り担当になった田中さん（仮名）の例をご紹介しましょう。

田中さんは初めて夏祭りの設営を外部業者に依頼することになりました。しかし、複数の業者から受け取った見積書を見比べても、何が含まれていて何が含まれていないのかが分からず、とても困っていらっしゃいました。

「A社は安いけど、本当にこの金額で全部やってもらえるの？」 「B社は詳細だけど、専門用語が多くて理解できない…」

このような状況では、安心してイベントの準備を進められませんよね 😰

💡 ハル企画の「安心できる明朗会計」とは？

明朗会計の基本理念：「全込み価格」の実現

ハル企画が考える「安心できる明朗会計」の核心は、とてもシンプルです。

「イベント実施に必要な費用をすべて含めてご提出いたします」 📋

これは単なるスローガンではありません。私たちは2022年の設立以来、150件以上のイベント設営 を通じて蓄積したノウハウを活かし、「見積もり時点で全ての費用を洗い出す」システムを確立しました。

無料見積もりサービスの充実

多くのお客様にとって、イベント設営は日常的な業務ではありません。だからこそ、私たちは 企画書や見積書の提出を完全無料 で行っています。

この無料見積もりでは：

• 部材代（テント、机、椅子など全ての備品）
• 設営費（スタッフの人件費込み）
• 撤収費（後片付けまで完全対応）
• 運送費（往復の輸送費用）

これら 4つの主要費用を全て含めた総額 をお示しします。

「でも、無料って言われても、後から何か請求されるんじゃ…？」

そんな心配は無用です！私たちの見積もりは、文字通り「これ以上かかりません」という金額をお約束しています 🤝

実績に裏打ちされた信頼性

「まだ設立3年の会社で本当に大丈夫？」という疑問をお持ちかもしれませんね。

確かにハル企画は2022年設立の若い会社ですが、短期間で多様な実績を積み上げています：

• 老人ホーム・病院 での健康イベント設営
• 一般企業 の社員総会や周年記念パーティー
• 町内会 の夏祭りや盆踊り大会
• 自治体 の地域イベントや選挙事務所設営

これらの経験により、どんなタイプのイベントでも「何が必要で、どこにコストがかかるか」を正確に把握できるようになりました。

🏗️ 見積書の中身を大公開！4つの費用項目を徹底解説

【費用項目1】部材代：「買うともったいない」を解決！

イベントで使用する備品って、普段は使わないものばかりですよね。

テント、長机、パイプ椅子、音響機器、照明器具、カラーコーン…

これらを個別に購入したり、レンタルしたりすると、かなりの費用がかかってしまいます 💸

ハル企画の部材代システム

私たちは 豊富な在庫を自社で保有 しているため、お客様が新たに購入していただく必要はありません。

例えば、先ほどの田中さんの町内会夏祭りの場合：

• テント（5張）
• 長机（20台）
• パイプ椅子（80脚）
• 音響設備一式
• 照明器具
• 発電機
• 安全用品（カラーコーンなど）

これらを全て個別調達すると、購入なら数十万円、レンタルでも相当な金額になってしまいます。

しかし、ハル企画なら 自社在庫の活用により、大幅にコストを削減 できるんです！

特殊な備品への対応も万全

「うちのイベントでは特殊な装飾が必要なんですが…」

そんな場合もお任せください！弊社の在庫にない特別な備品については、個別に手配させていただくことが可能 です。もちろん、その費用も事前に見積もりに明記いたします。

去年対応させていただいた病院のクリスマスイベントでは、車椅子の方でも楽しめる特別な装飾品を手配させていただきました。お年寄りの皆さんの笑顔を見た時は、私たちも本当に嬉しかったです 😊

【費用項目2】設営費：効率化で実現する適正価格

設営費の大部分を占めるのは、作業スタッフの人件費 です。

ここで重要なのは、「安ければ良い」というわけではないということです。経験の浅いスタッフを大勢投入すれば、確かに単価は下がるかもしれません。しかし、作業効率が悪く、結果的に時間がかかってしまえば、トータルコストは高くなってしまいます。

ハル企画の設営費最適化戦略

私たちは 必要最小限の人数で設営作業を行う ことで、人件費を適正に抑えています。

この効率化を支えているのは：

1. 豊富な設営実績に基づくノウハウ 150件以上の経験から、「どの順番で作業すれば最も効率的か」を熟知しています。

2. 明確化されたフロー ご相談からイベント当日の設営・撤収まで、全ての工程を体系化。無駄な動きや重複作業を排除しています。

3. 信頼できる得意先との連携 外注が必要な場合も、長年の信頼関係がある得意先に依頼することで、品質を保ちながらコストを最適化しています。

実際の設営現場エピソード

先月、ある企業様の創業記念パーティーを設営させていただいた際のことです。

会場の構造が複雑で、通常なら8名のスタッフが必要なところでしたが、事前の現地調査で効率的な作業ルートを確認。結果として6名で予定時間内に完了することができました。

お客様からは「他社では10名必要と言われたのに、少ない人数でこんなにきれいに仕上げてくれるなんて！」と驚かれました ✨

【費用項目3】撤収費：「後片付けの不安」も解消

イベントが盛り上がって成功に終わった後、待っているのは撤収作業です。

参加者の皆さんが帰った後の会場は、正直なところ、かなり大変な状態になっていることが多いんです 😅

撤収作業の実態

• 大量のゴミの分別と処理
• 重い備品の解体と搬出
• 会場の清掃と原状回復
• 忘れ物のチェック

これらの作業を、イベント終了後の疲れた状態で行うのは本当に大変です。

ハル企画の撤収サービス

私たちは イベント後の面倒な撤収作業も全てお任せいただけます。

撤収費用も、設営費と同じく効率化された人件費に基づいて算出しています。事前に見積もりに含まれているため、イベント終了後に突然「撤収費用が追加でかかります」なんて心配はありません。

撤収作業のエピソード

昨年の夏祭りでの出来事です。

イベントは大成功に終わったものの、台風の影響で予定より早く撤収を開始する必要がありました。急な変更でしたが、私たちのチームは明るい雰囲気を保ちながら、迅速に作業を完了。

お客様からは「こんな状況でも笑顔で作業してくれて、本当に助かりました」とお言葉をいただきました。

これも、日頃から スタッフとの信頼関係を大切にしている からこそできることだと思います 🤝

【費用項目4】運送費：地域密着だから実現できる透明価格

イベント会場まで備品を運び、終了後に回収する。この運送費も、見積もりの段階では見落としがちな項目の一つです。

東海エリア特化のメリット

ハル企画は 愛知・岐阜・三重の東海三県を中心 にサービスを展開しています。

地域を限定することで：

• 効率的な配送ルートの確立
• ガソリン代・人件費の最適化
• 緊急時の迅速な対応

これらが可能になり、結果として お客様により良いサービスをより安価で 提供できるのです。

広域対応も柔軟に

「私たちは三重県の端っこなんですが、対応してもらえますか？」

もちろんです！弊社の事務所・倉庫から離れた場所でも、喜んで対応させていただきます。

また、三県以外の府県 にお住まいの方でも、イベントの規模や内容によっては対応可能なケースがございます。その場合の運送費についても、事前に明確にお見積もりいたします。

運送費の実例

静岡県の企業様から「愛知県に近い工場でイベントを開催したい」とご相談をいただいたことがあります。

通常の東海エリア外でしたが、ルートを検討した結果、合理的な費用で対応可能と判断。お客様にも喜んでいただけました 🚛

🤝 予算に寄り添う柔軟な対応力

「予算が少ないから諦めるしかない」は禁物！

「町内会の予算は限られているし、立派なイベントは無理かな…」

そんな風に諦める必要はありません！

ハル企画では 予算が限られているイベントについても、ぜひ一度ご相談ください とお伝えしています。

予算最適化のアイデア例

限られた予算でも素晴らしいイベントを実現するため、私たちは様々な工夫をご提案します：

1. 手作りできる装飾の提案 例：参加者の皆さんと一緒に作る手作り飾り付け

2. 段階的な設営プラン 例：今年は基本設備のみで、来年予算に余裕があれば追加要素を

3. 地域資源の活用 例：地元の学校や団体からの備品借用の橋渡し

実際の予算相談エピソード

ある町内会の会長さんから「予算10万円で夏祭りはできますか？」とご相談をいただきました。

正直、通常の設営では厳しい金額でしたが、会長さんの熱意に心を動かされ、以下の工夫をご提案：

• 基本的なテントと机・椅子の設営（必要最小限）
• 装飾は住民の皆さんとの手作りコーナー設置
• 音響は地元中学校からの借用をサポート

結果として、予算内で心温まる手作り感あふれる夏祭りが実現しました ❤️

コミュニケーション方法も多様に対応

お忙しい皆さんの負担を少しでも減らすため、打ち合わせ方法も柔軟に対応しています：

• 対面打ち合わせ：詳細な相談や現地確認が必要な場合
• 電話相談：お忙しい合間の短時間相談
• メール対応：資料の共有や詳細な質問

特にメールでの対応は、「会議の合間に確認できて助かります」というお声をよくいただきます 📧

緊急対応も「明朗会計」で

「来週急に地域のイベントが決まったんですが…」

そんな緊急のご相談も、できる限り対応させていただきます。

緊急対応の基本方針

• 基本は1ヶ月前までにご依頼をお願いしていますが…
• イベントの規模や内容によっては直前対応も可能です
• 緊急だからといって 不明瞭な費用請求は一切いたしません

先日も、「台風で延期になった運動会を3日後に開催したい」という小学校からの緊急依頼に対応させていただきました。

短期間でしたが、明確な見積もりをお出しし、無事に素晴らしい運動会を開催していただけました 🏃‍♂️

📞 ハル企画への相談方法とサポート体制

年中無休のサポート体制

私たちは 年中無休 で皆様のお問い合わせに対応しております。

なぜ年中無休なのか？それは、イベントに「都合の良いタイミング」なんてないからです。

急に思い立った時、週末に相談したい時、平日は忙しくて夕方以降じゃないと時間が取れない時…どんなタイミングでもお気軽にご連絡ください。

お問い合わせ方法

📞 電話番号：080-5128-0028 ⏰ 対応時間：8:00～19:00（年中無休）

朝8時から夜7時まで、土日祝日も含めて対応いたします。

📧 メールでのお問い合わせフォームもご利用いただけます

「電話は苦手…」「詳しい資料も一緒に送りたい」という方は、メールフォームをぜひご活用ください。

相談から実施までのスムーズなフロー

ハル企画では、ご相談からイベント当日の設営・撤収まで、全ての工程を明確にしています：

1. 初回相談（無料）

   • イベントの概要ヒアリング
   • 会場の確認（可能であれば現地調査）
   • 基本的な企画の方向性決定

2. 企画書・見積書作成（無料）

   • 詳細なイベントプラン作成
   • 4つの費用項目を含む明確な見積もり
   • 代替プランの提案（必要に応じて）

3. 詳細打ち合わせ

   • プランの微調整
   • スケジュールの最終確認
   • 緊急時連絡先の共有

4. イベント当日

   • 設営作業（責任者が現地で指揮）
   • イベント中のサポート（必要に応じて）
   • 撤収作業（完全原状回復まで）

5. アフターフォロー

   • イベント実施報告
   • 改善点のヒアリング
   • 次回イベントのご相談受付

このフローにより、多くの人が関わるイベント設営でも、トラブルなくスムーズに進行できるのです。

🎉 まとめ：「費用の不安」から「成功への確信」へ

イベント設営において、「最終的にいくらかかるか分からない」という不安は、企画者にとって大きなストレスとなります。

しかし、ハル企画の「安心できる明朗会計」があれば、そんな心配は無用です。

私たちがお約束すること

✅ 全ての費用を含めた無料見積もり
✅ 隠れたコストは一切なし
✅ 2022年設立以来150件以上の実績
✅ 効率化による適正価格の実現
✅ 予算相談から緊急対応まで柔軸対応
✅ 年中無休のサポート体制

最後にお伝えしたいこと

イベントの成功は、参加者の皆さんの笑顔で測られます。

私たちハル企画は、その笑顔を実現するパートナーとして、費用面での不安を取り除き、お客様が安心してイベント企画に集中できる環境を提供します。

老人ホーム・病院などの施設での温かいふれあいイベントから、企業の盛大な周年記念パーティー、町内会の手作り夏祭り、自治体の地域活性化イベントまで…

どんなイベントでも、私たちは お客様のご要望にできる限り全力でお応えします 💪

愛知・岐阜・三重の東海エリアでイベント設営をお考えの皆様、費用のことで悩む前に、まずは一度お気軽にご相談ください。

きっと、「こんなに分かりやすくて安心な見積もりは初めて！」と感じていただけるはずです 😊

📞 お問い合わせはこちら：080-5128-0028 ⏰ 年中無休 8:00～19:00

皆様のイベントが素晴らしい思い出となりますよう、ハル企画一同、心よりお待ちしております！ ✨

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🌸 ハル企画 🌸

代表：山田 通崇

🏢 事務所：岐阜県多治見市中町

🏢 倉庫：愛知県瀬戸市大坪町18

🚗 駐車場あり

⏰ お問い合わせ時間：8:00～19:00

📅 定休日：年中無休

📞 お問い合わせ：080-5128-0028

※営業のお電話はご遠慮ください

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