はじめに：なぜイベントは「依頼者主体」が一番なのか？ 🤔

皆さん、こんにちは！愛知・岐阜・三重の東海三県でイベント設営を手がけているハル企画です！

突然ですが、皆さんは「完璧なイベント」ってどんなものだと思いますか？

実は、私たちが150件以上のイベント設営を通じて学んだことは、「依頼者様が主体となって運営するイベント」こそが最も成功するということなんです。

なぜなら、イベントの「心」は依頼者様の中にあるからです。社員総会なら会社の想い、周年記念イベントなら歴史への感謝、夏祭りなら地域への愛情…これらの熱意は、私たちプロがいくら頑張っても代わりに持つことはできません。

でも同時に、こんな不安もありませんか？

「当日、トラブルが起きたらどうしよう…」 「設営でミスしたら、せっかくのイベントが台無しに…」 「撤収作業まで気が回るかな…」

そこで私たちハル企画が提案するのが、**「当日のスタッフ同席サポート」**です！📞

これは、依頼者様が主体性を保ちながら、私たちプロが裏側からしっかりとサポートするサービス。「一緒にイベントを盛り上げていきましょう！」という想いで、2022年の設立以来、多くのお客様にご好評いただいています。

今日は、この「依頼者主体×プロサポート」がなぜ最強なのか、実際の事例を交えながらお話ししていきますね！

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🎯 「依頼者主体」だからこそ生まれる、本物のイベント価値

なぜハル企画は「依頼者主体」にこだわるのか？

私たちがイベント設営の現場で何度も目にしてきたのは、**「依頼者様が主体となって運営したイベントの方が、圧倒的に参加者の満足度が高い」**という事実です。

例えば、先日お手伝いした町内会の夏祭りでの出来事をお話ししますね。

町内会長さんは70歳を超えるベテランの方でしたが、「子どもたちに楽しんでもらいたい」という想いが人一倍強い方でした。最初は「プロにお任せした方が…」と遠慮されていたのですが、私たちが「会長さんの想いこそがこのお祭りの主役ですよ！」とお話しすると、目をキラキラと輝かせながら企画を練り直してくださったんです。

当日、会長さんが子どもたちに声をかけながら金魚すくいの説明をしている姿を見て、参加者の皆さんが本当に嬉しそうにしていたのが印象的でした。もし私たちがすべてを仕切っていたら、この温かい雰囲気は生まれなかったでしょう。

依頼者様が集中すべき「本質的な運営」とは？

では、依頼者様が集中すべき「本質的な運営」とは具体的に何でしょうか？

フォーマルなイベントの場合：

• 来賓の方々への心のこもった対応
• 講演の進行における絶妙なタイミング管理
• 商談相手との大切なコミュニケーション

カジュアルなイベントの場合：

• 参加者との楽しい交流
• アトラクションの盛り上げ
• 思い出に残る写真撮影のサポート

これらは、イベントの「魂」を作る部分です。しかし現実には、「テーブルの配置がずれてる！」「電源が足りない！」「急に雨が降ってきた！」といった設営上のトラブルに追われて、肝心の「魂」の部分に集中できないことが多いんです。

そこで私たちの出番というわけです！設営のプロが裏方として控えていることで、依頼者様は安心して本来の役割に専念できるようになります。

実際の成功事例：老人ホームでの敬老会

昨年、老人ホームの敬老会をお手伝いした時のことをお話しします。

施設長さんは「利用者さんたちに心から喜んでもらいたい」という想いで、手作りの装飾や地域の子どもたちとの交流プログラムを企画されていました。しかし、当日朝に音響設備の調子が悪くなってしまったんです。

もし私たちがいなければ、施設長さんは音響トラブルの対応に追われて、利用者さんとの大切な時間を失ってしまったかもしれません。でも、私たちが即座に代替音響を手配している間、施設長さんは利用者さんたちと「今日は楽しみにしてました！」なんて会話を楽しんでいらっしゃいました。

結果として、利用者さんたちの笑顔がたくさん見られる、心温まる敬老会になったんです。これこそが「依頼者主体」の真の価値だと実感した瞬間でした。

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✨ 当日のスタッフ同席サポートが生み出す3つの魔法

魔法その1：突発的なトラブルを「見えない手」で解決 🔧

イベント設営には「トラブルがつきもの」です。思うように進まないことも多々あります。特に、時間が厳守される周年・上場記念イベントや、多くの機材が関わる展示会では、小さなトラブルが大きな問題に発展することもあります。

具体的にはこんなトラブルが起こります：

• 急な雨でテントの調整が必要
• 参加者が予想より多く、デコレーブルの配置変更
• 案内用のカラーコーンが風で倒れる
• 電源コードが足りなくなる
• 音響機材の音量調整

私たちの同席サポートスタッフは、これらのトラブルを依頼者様が気づく前に解決することを目指しています。

実際のトラブル対応事例：企業の創立記念パーティー

ある企業の創立50周年記念パーティーでのことです。VIPの方々をお迎えする大切なイベントだったのですが、開始30分前に急に強風が吹いて、屋外に設置したテントが不安定になってしまいました。

社長さんは来賓の方々への挨拶の準備で忙しく、とてもテントの心配をしている余裕はありません。そこで私たちの同席スタッフが即座に行動！追加の重しを設置し、テントの固定を強化しました。

社長さんは最後まで気づかず、「今日は天気に恵まれて良かったですね」とおっしゃっていました（笑）。私たちにとって、これほど嬉しいことはありません！

魔法その2：「明るい雰囲気」で会場全体のエネルギーをアップ ⚡

イベントとは本来、「楽しく、思い出に残るもの」です。そのイベントをサポートさせていただく私たちスタッフも、明るい雰囲気で設営に携わって、より企画を盛り上げていくべきだと考えています。

私たちのスタッフは、設営から撤収作業まで明るい雰囲気で作業できるように努めています。このポジティブなエネルギーは、不思議なことに参加者の皆さんにも伝わるんです！

エネルギーアップの実例：地域の夏祭り

町内会の夏祭りで印象的だったのは、私たちのスタッフが焼きそばブースのテント設営をしている時のことです。子どもたちが「何してるの？」と興味深そうに近づいてきました。

スタッフは手を止めて、「みんなが美味しい焼きそばを食べられるように、お家を作ってるんだよ！」と説明。すると子どもたちは「頑張って！」と応援してくれるようになったんです。

この小さなやり取りが、お祭り全体の「みんなで作り上げる」雰囲気を演出することになりました。技術的なサポートだけでなく、こうした「雰囲気作り」も私たちの重要な役割だと考えています。

魔法その3：撤収作業で「最後まで安心」を実現 🏁

イベントの成功は、参加者が帰った後の撤収作業まで含めて判断されます。どんなに素晴らしいイベントでも、撤収でトラブルがあったら台無しですよね。

私たちの同席サポートでは、「撤収作業もおまかせください」をモットーに、イベント終了から原状回復まで完全サポートします。

撤収作業の成功事例：選挙事務所の設営

選挙事務所の設営では、開票後の迅速な撤収が求められます。ある候補者の事務所では、当選が決まった瞬間から大勢の支援者が集まり、お祝いムードに。

しかし翌日には会場を完全に原状回復する必要がありました。候補者ご本人は支援者への感謝の挨拶で忙しく、とても撤収作業に気を回せる状況ではありません。

そこで私たちが事前に立てた撤収プランに沿って、お祝いの雰囲気を壊さないよう配慮しながら、段階的に撤収作業を開始。翌朝には完璧に原状回復を完了し、候補者から「最後まで安心してお任せできました」とお言葉をいただきました。

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💪 なぜハル企画なら「安心の同席サポート」ができるのか？

150件以上の実績が生み出す「現場力」

私たちハル企画は、2022年設立とまだ歴史は浅いものの、これまでに150件以上のイベント設営を手掛けてきました。この豊富な実績が、当日の同席サポートの質を支えています。

これまでの設営実績（一部）：

• 企業の社員総会（参加者300名規模）
• 老人ホーム・病院などの施設イベント
• 町内会の季節イベント
• 選挙事務所の特殊設営
• 周年・上場記念イベント（VIP対応あり）
• 展示会・商談会（機材多数使用）

それぞれのイベントで培った経験とノウハウが、現在の「現場対応力」につながっています。

多様性への対応力：実際のケーススタディ

例えば、老人ホームでのイベントと企業の周年パーティーでは、求められる配慮が全く違います。

老人ホームのイベントでは：

• バリアフリーへの細心の注意
• 車椅子の方でも楽しめる動線設計
• 音量や照明への配慮
• 安全第一の設営

企業の周年パーティーでは：

• VIP対応のためのプレミアム感演出
• 企業ブランドイメージに合わせた装飾
• 商談につながる空間設計
• タイムスケジュールの厳格管理

私たちの同席スタッフは、こうした多様なイベントの特性を瞬時に理解し、その場に最適な対応ができるよう訓練されています。

コスト効率化による「安心できる明朗会計」💰

当日のスタッフ同席は追加コストが発生しますが、私たちは効率化により、お客様に安心していただける価格設定を実現しています。

コスト効率化の取り組み：

• 必要最小限の人数で設営作業を実行
• 得意先ネットワークを活用した外注コスト削減
• 部材の一括調達によるスケールメリット
• 明確な料金体系による見積もり透明化

企画書や見積書の提出は無料で、部材代、設営費、撤収費、運送費など、必要なものをすべて含めてご提出いたします。予算が限られているイベントについても、ぜひ一度ご相談ください！

地域密着だからこその「フットワークの軽さ」

私たちは愛知・岐阜・三重の東海三県を中心にサービスを展開しています。地域に密着しているからこそ、以下のメリットを提供できます：

地域密着のメリット：

• 緊急時の迅速な現場アクセス
• 地域特性を理解した提案
• 地元業者とのネットワーク活用
• アフターフォローの充実

実際、ありがたいことに多くの団体様からお声掛けをいただいているのが現状です。これも、地域に根ざした信頼関係があってこそだと感謝しています。

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🌟 こんな方に特におすすめ！同席サポートが威力を発揮するシーン

初めてイベントを企画される方へ

「イベントを企画するのは初めてで、何から始めたらいいかわからない…」

そんな方にこそ、私たちの同席サポートをおすすめします！

初回のお客様には、企画段階から丁寧にサポートいたします。「こんなことを実現したいのですが…」という漠然としたご要望からでも大丈夫。私たちが豊富な経験をもとに、実現可能な企画に落とし込んでいきます。

初心者サポートの実例：PTA主催のバザー

あるPTAのバザー企画では、担当になったお母さんが「何をどう準備したらいいのか全くわからない」とご相談にいらっしゃいました。

私たちは企画段階から参加し、以下のようなサポートを提供：

企画段階のサポート：

• 会場の規模に合わせたブース配置の提案
• 必要な備品リストの作成
• タイムスケジュールの作成
• 雨天時の代替プランの準備

当日のサポート：

• 朝の設営指導
• トラブル対応
• 参加者誘導のサポート
• 撤収作業の完全代行

結果的に、「初めてとは思えない素晴らしいバザーでした！」と参加者から大好評。担当のお母さんも「プロがついていてくれるという安心感が全然違いました」と喜んでくださいました。

予算に制限があるイベントでも諦めないで！

「予算が少ないから、プロのサポートは無理かも…」と諦める前に、ぜひご相談ください！

私たちは「予算が限られているイベントにつきましても」、できる限り全力でお応えしています。

予算を抑える工夫：

• 必要な部分にのみスタッフを配置
• 既存の備品を最大限活用
• 設営の一部をお客様と協力して実施
• 撤収作業の効率化

予算重視の成功事例：町内会の運動会

町内会の運動会では、「予算は最小限に抑えたいけれど、安全は確保したい」というご要望でした。

そこで私たちが提案したのは：

コスト削減案：

• テントやテーブルは町内会の既存品を活用
• 設営は住民の皆さんと一緒に実施
• 私たちのスタッフは安全管理と技術指導に専念
• 撤収は効率化により時間短縮

この結果、通常の半分以下の費用で、安全で楽しい運動会を実現できました！

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📞 まとめ：ハル企画と一緒に「主体的な成功」を目指しませんか？

いかがでしたでしょうか？私たちハル企画の「当日スタッフ同席サポート」について、詳しくお話しさせていただきました。

私たちの3つの約束

1. 不安の解消 豊富な実績に基づいて、現場で起こる突発的なトラブルにも迅速に対応いたします。依頼者様には安心して本来の役割に集中していただけます。

2. イベントの質の向上 明るい雰囲気で設営に携わり、「一緒にイベントを盛り上げていきましょう」という気持ちで、会場全体のエネルギーを高めます。

3. 効率的な完了 ご相談からイベント当日の設営・撤収までがスムーズに進むように、フローを明確にしております。最後まで安心してお任せください。

最後に：私たちが大切にしていること

私たちが何より大切にしているのは、「イベントの実施自体は依頼者様が主体となります」という考え方です。

なぜなら、イベントの「心」や「想い」は、主催される皆さんの中にあるからです。私たちは、その大切な「心」を最大限に活かせるよう、技術面・運営面からサポートするパートナーでありたいと考えています。

お気軽にご相談ください！

初めてイベントを設営される方も、予算が限られているイベントも、どんな小さなご相談でも大歓迎です。私たちができる限り全力でお応えします。

📞 お問い合わせ窓口（年中無休）

私たちハル企画は年中無休で皆様のお問い合わせに対応しております。

• 電話番号：080-5128-0028
• お問い合わせ時間：8:00～19:00
• メール：お問い合わせフォームもご利用いただけます

「こんなイベントはできるかな？」 「予算内で何ができるか知りたい」 「見積もりだけでもお願いしたい」

どんな些細なことでも構いません。皆さんの素晴らしいイベントを一緒に作り上げていきましょう！

東海三県（愛知・岐阜・三重）でイベント設営をお考えの際は、ぜひハル企画にお声掛けください。皆様とお会いできる日を楽しみにしております！✨

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この記事は愛知・岐阜・三重の東海三県でイベント設営を手掛けるハル企画が、2022年設立以来の150件以上の豊富な実績をもとに執筆しました。読者の皆様のイベント成功に少しでもお役に立てれば幸いです。

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🌸 ハル企画 🌸

代表：山田 通崇

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